ما هو وما الغرض منه
يجعل WORM المستند مقاوماً للتلاعب. ثم يُقفل نوع المستند وتفاصيل الاحتفاظ به. لا تحدث التغييرات إلا كنسخة جديدة مع تعليق إلزامي. Legal Hold هو قفل للحذف، على سبيل المثال أثناء قضية قانونية.
كيفية القيام بذلك
- يُفتح المستند. تعرض علامة التبويب Overview الرسالة "غير آمن للمراجعة".
- يُنقَر على Activate WORM retention. تُفتح علامة التبويب Revisions.
- يُختار Period start: فوراً أو في نهاية السنة.
- يُنقَر على Activate WORM retention now (irreversible).
لـ Legal Hold يُنقَر في المستند على Place legal hold، ويُدخل السبب ويُؤكَّد. يُستخدم Release لرفعه.
معلومات مفيدة
- يُطبَّق WORM على كل مستند على حدة ولا يمكن التراجع عنه.
- WORM متاح ابتداءً من نوع مساحة العمل Business. يُغيَّر النوع في إعدادات مساحة العمل.
- WORM غير متاح على تخزينك الخاص (BYOS).
- يمنع Legal Hold الحذف والنقل وإعادة التسمية، بما في ذلك كل النسخ، بغض النظر عن مدة الاحتفاظ. ويعمل أيضاً بدون WORM.
- في التطبيق يضع مالكو المؤسسة ومسؤولوها Legal Holds.
- تفعيل WORM مدفوع.
- سجلات التدقيق موجودة تحت Analytics AI → Audit Center.
- يوفر PaperOffice النسخ والمجاميع الاختبارية وسجل الوصول وشروط الاحتفاظ لقواعد مثل GoBD الألمانية. ويقرر المستشار الضريبي ما إذا كانت عمليتك ككل كافية، بالاستناد إلى توثيق العملية.