نظرة عامة: أي طريقة تناسبك؟
يعيش كل مستند في PaperOffice AI ضمن مساحة عمل. إذا لم تكن لديك واحدة بعد، فأنشئها أولاً: كيف أنشئ مساحات عمل في PaperOffice AI؟ ثم اختر الطريقة التي تناسب وضعك:
- بضع ملفات فردية: إضافة مستند داخل مساحة العمل.
- أرشيف موجود كملف ZIP أو من التخزين الخاص بك: معالج الاستيراد استيراد المستندات.
- صندوق بريد تصل إليه الفواتير: مرة واحدة باستخدام معالج الاستيراد، وبشكل مستمر باستخدام موصل (Connector).
- الورق في المكتب: ماسح ضوئي شبكي يرسل المسوحات مباشرة إلى PaperOffice AI.
- أثناء التنقل: الهاتف الذكي.
بغض النظر عن الطريقة التي تختارها، يتم معالجة كل مستند وفقاً لـ AI-DMS (نظام إدارة المستندات بالذكاء الاصطناعي) الخاص بمساحة عمله.
تحميل ملفات فردية
- افتح Document AI → Workspaces وافتح مساحة العمل، أو افتح مستنداتها مباشرة.
- في شريط الأدوات، انقر على إضافة مستند. يظهر هذا الزر عندما لا يكون أي مستند محدداً.
- في علامة التبويب ملف، اسحب الملفات إلى منطقة التحميل أو تصفح للعثور عليها. يُسمح بعدة ملفات، ويمكنك اللصق باستخدام Ctrl+V.
- انتظر حتى انتهاء فحص التكرار. ثم انقر على زر البدء، الذي يوضح عدد الملفات. فقط هذا النقر يبدأ النقل.
إذا كان ملف مفقوداً لاحقاً، فعادةً لم يتم النقر على زر البدء، أو لم تكن مساحة العمل مفتوحة، أو استُنفدت Credits.
استيراد أرشيف باستخدام معالج الاستيراد
المخازن الأكبر حجماً، مثل التصدير من PaperOffice Classic، أو أشجار المجلدات، أو ملفات ZIP الكبيرة، تمر عبر معالج الاستيراد:
- افتح Document AI → Workspaces وحدد مساحة العمل المستهدفة.
- اختر إجراءات → استيراد المستندات.
- اختر المصدر. الكمبيوتر والشبكة يأخذ ملف ZIP من جهازك، بحد أقصى 5 جيجابايت و2000 ملف. تخزين سحابي (Storage mount) يستورد من SFTP أو S3 أو WebDAV؛ ويجب إعداد القرص كمصدر استيراد. أرشيف البريد الإلكتروني يستورد من صندوق بريد محفوظ.
- بالنسبة لملف ZIP، انتظر حتى انتهاء النقل. بالنسبة لقرص التخزين، اختر القرص ومجلد المصدر.
- راجع الملخص: يعد المعالج عدد الملفات والحجم والمجلدات. تخطي التكرارات تلقائياً محدد افتراضياً، لذا لن يتم استيراد المحتوى الموجود بالفعل في مساحة العمل مرة أخرى.
- ابدأ الاستيراد واتبع التقدم.
لا تعد SMB ومشاركات Windows نوع مصدر. للمخازن الأكبر من التي يسمح بها ملف ZIP، استخدم قرص تخزين. قادم من النسخة الكلاسيكية؟ قم بتصدير المستندات كملفات أصلية هناك أولاً: من PaperOffice Classic إلى PaperOffice AI.
جلب المستندات من صندوق بريد
يتم توصيل صندوق البريد كقرص تخزين من نوع البريد (IMAP):
- افتح Document AI → Storage Mounts وانقر على إضافة Storage Mount.
- اختر استخدم كمصدر للاستيراد ونوع الاتصال البريد الإلكتروني (IMAP).
- أدخل خادم IMAP، المنفذ 993، اسم المستخدم أو عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور، واترك SSL/TLS مفعلاً، واختبر الاتصال ثم احفظ. إذا كان مزودك يتطلب كلمة مرور لتطبيق خاص، فأدخلها.
بالنسبة للرسائل الإلكترونية القديمة، قم بتشغيل معالج الاستيراد مرة واحدة باستخدام المصدر أرشيف البريد الإلكتروني. بالنسبة للرسائل الإلكترونية الجديدة، أنشئ موصلًا: افتح Document AI → Connectors، وانقر على إنشاء اتصال، واختر صندوق البريد ومساحة العمل المستهدفة، وحدد فترة الاستطلاع والإجراء المتبع بعد الاستيراد. يجلب الموصل الرسائل الإلكترونية الجديدة فقط، وبفاصل زمني أدنى 5 دقائق. لا يتم استيراد المحتوى المتطابق مرتين.
المسح الضوئي باستخدام ماسح ضوئي شبكي
يمكن لماسحك الضوئي الشبكي أو طابعته متعددة الوظائف إرسال المسوحات مباشرة إلى PaperOffice AI. يوفر لك PaperOffice صندوق بريد SFTP خاصًا لذلك:
- افتح Document AI → Storage Mounts وانقر على إضافة Storage Mount. اختر استخدام كمصدر استيراد ونوع الاتصال توفير كنقطة نهاية للماسح الضوئي.
- انقر على تفعيل نقطة النهاية وانسخ تفاصيل الوصول والمجلد المستهدف /inbox.
- أنشئ موصلًا لهذا المجلد المخزن ومساحة العمل المستهدفة.
- على الماسح الضوئي، أضف وجهة SFTP مع المضيف sftp.paperoffice.ai، والمنفذ 2022، والمجلد /inbox وتفاصيل الوصول التي نسختها.
لا يمكن استخدام المسح إلى البريد الإلكتروني، أو المسح إلى مجلد SMB، أو FTPS أو WebDAV في المجلد /inbox. لا يمكن تغيير تفاصيل الوصول لاحقًا؛ للحصول على تفاصيل جديدة، احذف نقطة النهاية وأنشئ واحدة جديدة. المساعدة: المسح مباشرة إلى PaperOffice AI باستخدام ماسح ضوئي شبكي.
المسح الضوئي باستخدام الهاتف الذكي
في التطبيق المحمول، اختر مساحة العمل، ثم امسح ضوئيًا باستخدام الكاميرا أو ارفع ملفًا موجودًا. بدون شبكة، ينتظر المستند في قائمة الانتظار ويتم نقله لاحقًا. المساعدة: التقاط مستند على هاتف ذكي.
بعد الاستيراد: المعالجة وحدود الصفحات
التخزين والمعالجتان خطوتان منفصلتان. ينسخ الاستيراد الملفات إلى مساحة العمل؛ بعد ذلك، تقوم مستوى AI-DMS لمساحة العمل بمعالجتها. أثناء تشغيل المعالجة، لا يمكن للبحث العثور على المستند من خلال محتواه بعد. تخزن مساحة العمل ذات التخزين فقط الملفات دون بدء أي معالجة.
تحتوي مساحة العمل على حد لعدد الصفحات للمعالجة. الافتراضي هو 20 صفحة لكل مستند، والحد الأقصى هو 40. لا تقوم AI-DMS بمعالجة الصفحات التي تتجاوز الحد. تحدد الحد عند إنشاء مساحة العمل أو تعديلها.
يستهلك الاستيراد والمعالجة Credits من المنظمة. إذا استُهلكت، ينتظر الاستيراد حتى تصبح Credits متاحة مرة أخرى.
المجلدات
في PaperOffice AI، يعرض شجرة المجلدات مسار التخزين لكل مستند. يتم الاحتفاظ بالمجلدات الفرعية من ملف ZIP أو مجلد التخزين في ذلك المسار. عرض المجلدات مخصص للتصفية والتنقل؛ وهو ليس مستكشف ملفات لإنشاء مجلدات فارغة.
باستخدام الإجراءات → مجلد جديد، يمكنك تجميع المستندات المحددة في مجلد مستند. تحتاج إلى ما لا يقل عن مستندين لهذا الغرض.
أنواع المستندات
يحدد نوع المستند نوعه والقواعد المرتبطة به: التصنيف، والاحتفاظ، ووكيل IDP الافتراضي (اختياري). تتعرف المعالجة على النوع وتقترح مكان تخزين المستند.
- افتح Document AI → أنواع المستندات وانقر على نوع مستند جديد.
- املأ الحوار، بما في ذلك المنطقة القانونية، ووكيل IDP الافتراضي، والاحتفاظ، والقوالب، ثم احفظ.
سلة المهملات
حدد المستندات في مساحة العمل واختر الإجراءات → نقل إلى سلة المهملات. في مساحات العمل ذات مستوى الأمان Business أو Compliance، يغادر المستند القائمة العادية ولكن لا يتم حذفه نهائيًا في تلك اللحظة. مساحات العمل ذات مستوى الأمان Standard لا تحتوي على سلة مهملات: يتم فيها حذف المستندات نهائيًا على الفور، ويحذرك التطبيق مسبقًا.
يجد الحساب الجذر والمسؤولون سلة المهملات في نهاية قائمة مساحات العمل. هناك يمكنهم استعادة المستندات أو إفراغ سلة المهملات. يؤدي إفراغ سلة المهملات إلى إزالة المستندات فورًا وبشكل دائم. يعد حذف مساحة عمل كاملة إجراءً مختلفًا ودائمًا.
الأسئلة المتكررة
- ما هو الحجم الأقصى لملف ZIP؟ حتى 5 جيجابايت و2000 ملف. للمخازن الأكبر، استخدم مجلد تخزين.
- هل يمكنني الاستيراد من مشاركة Windows؟ لا. SMB ومشاركات Windows ليست نوع مصدر. استخدم SFTP أو S3 أو WebDAV.
- لماذا لا يمكن للبحث العثور على مستنداتي الجديدة؟ المعالجة لا تزال قيد التشغيل، أو المستند موجود في مساحة عمل لا يمكنك رؤيتها.
- هل يتم استيراد النسخ المكررة مرتين؟ لا. يتم تخطي المحتوى المتطابق.
- هل يتم حذف المستند فورًا عند نقله إلى سلة المهملات؟ في مساحات العمل Business وCompliance، لا: يُزال بشكل دائم فقط عند إفراغ سلة المهملات أو بعد فترة الاحتفاظ. مساحات العمل Standard لا تحتوي على سلة مهملات؛ وفيها يكون الحذف نهائيًا على الفور.