نظرة عامة
تعمل ثلاث وظائف معاً لضمان عدم تفويت المواعيد النهائية ومتابعة شركائك التجاريين:
- مواعيد العقود: يقوم PaperOffice بقراءة التواريخ الرئيسية من العقود ويحسب آخر يوم يمكن فيه الإلغاء.
- Relations AI: يقوم PaperOffice بإنشاء كيانات للشركات والأشخاص بناءً على مستنداتك ويعرض مواعيدها النهائية.
- Knowledge Graph: يربط PaperOffice المستندات من خلال الشركات والأشخاص والمبالغ والأرقام المشتركة.
تتطلب جميع الوظائف الثلاثة معالجة المستندات باستخدام نظام إدارة المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي (AI-DMS). تحتاج حقول العقود وKnowledge Graph إلى الطبقة Premium أو Ultra؛ بينما لا يقوم Basic بقراءة حقول العقود هذه ولا ينشئ أي روابط.
مواعيد العقود: متى يمكن الإلغاء؟
بالنسبة للعقود، يقوم PaperOffice بقراءة التواريخ الرئيسية: تاريخ البدء، المدة، تاريخ الانتهاء، فترة الإشعار، نقطة الإنهاء، التجديد التلقائي ونوع العقد. ومن هذه البيانات يحسب آخر يوم يمكن فيه الإلغاء.
- قم بأرشفة العقد في مساحة عمل تحتوي على الطبقة Premium أو Ultra وانتظر حتى اكتمال المعالجة.
- افتح العقد في علامة التبويب نظرة عامة.
- اقرأ بطاقة المواعيد النهائية. تعرض على سبيل المثال آخر يوم للإلغاء مع عدد الأيام المتبقية.
- استخدم مرجع المصدر للتحقق من الفقرة في العقد.
- تتم تعبئة الحقول فقط للعقود، مثل التعديلات، واتفاقيات عدم الإفصاح (NDAs)، واتفاقيات معالجة البيانات، وعقود الإيجار والتأجير والقروض وعقود العمل، وبوالص التأمين.
- يتم إعادة حساب التاريخ في كل مرة تفتح فيها المستند.
- إذا كان العقد يتجدد تلقائياً وفاتك الموعد النهائي، تعرض البطاقة الفرصة التالية للإلغاء. وفي حال عدم وجود تجديد، تعرض البطاقة تاريخ انتهاء العقد.
- إذا كانت هناك قيمة مطلوبة مفقودة، مثل فترة الإشعار، تعرض بطاقة المواعيد النهائية ما الذي ينقص لتذكير الإلغاء.
- إذا كان العقد قابلاً للإلغاء في أي وقت، فلا يوجد موعد نهائي محدد للإلغاء.
تذكيرات بيوم الإلغاء النهائي
من تفاصيل العقد، ينشئ Relations AI مهمة موعد نهائي ليوم الإلغاء الأخير. إذا كان إعداد مساحة العمل "تذكيرات بالمواعيد النهائية للمهام المنشأة تلقائيًا" مفعلاً (مدفوع)، يرسل لك PaperOffice تذكيراً قبل 30 يوماً و7 أيام من آخر يوم للإلغاء. ويستمر تذكير انتهاء العقد كما هو سابقاً.
- يصل التذكير قبل 30 يوماً كإشعار داخل التطبيق وإشعار دفع (إذا كان مسموحاً به)؛ ويصل التذكير قبل 7 أيام أيضاً عبر البريد الإلكتروني.
- يتم إرسالها إلى الشخص المعين للمهمة النهائية، أو إلى الشخص الذي قام برفع المستند. لا يتم إرسال تذكيرات في الليل؛ بل تصل في الصباح.
- إذا كان العقد يتجدد تلقائياً، تنتقل مهمة الموعد النهائي إلى الفرصة التالية للإلغاء بمجرد مرور آخر يوم للإلغاء.
- إذا كانت هناك قيمة مطلوبة مفقودة أو كان العقد قابلاً للإلغاء في أي وقت، لا يتم إنشاء تذكير.
- بالنسبة للعقود المرفوعة سابقاً، يتم إنشاء التذكير بمجرد معالجة المستند مرة أخرى.
- لإضافة تذكيرات أخرى، أنشئ مهمة بتاريخ استحقاق في علامة التبويب الأنشطة.
تفعّل التذكيرات لكل مساحة عمل على حدة: افتح Document AI → Workspaces، وقم بتحرير مساحة العمل، وفي علامة التبويب عام فعّل "تذكيرات بالمواعيد النهائية للمهام المنشأة تلقائيًا". يكون هذا الخيار غير مفعّل بشكل افتراضي.
Relations AI: الشركات والأشخاص والمواعيد النهائية
يقوم Relations AI ببناء دليل للشركات والأشخاص الذين تتعامل معهم، بناءً على مستنداتك. تأتي الأسماء، ورمز ضريبة القيمة المضافة، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف وتفاصيل البنك من المستندات، وترتبط كل مستند بالكيان الخاص به. ولا يُعد Relations AI نظام إدارة علاقات عملاء (CRM): فلا توجد فرص مبيعات أو خطوط أنابيب مبيعات، ولا يتم إنشاء الأشخاص إلا من المستندات.
- عالج مستنداتك باستخدام نظام إدارة المستندات بالذكاء الاصطناعي (AI-DMS). تظهر المنظمات والأشخاص تلقائيًا بعد ذلك.
- افتح Relations AI → المنظمات أو الأشخاص لعرض المستندات المرتبطة.
- تحت Relations AI → الشبكة، يمكنك رؤية مواعيد انتهاء المستندات مثل تواريخ استحقاق الدفع، وانتهاء العقود، وإعادة التقديم، وغيرها من المواعيد النهائية.
يؤدي كل موعد نهائي تم اكتشافه إلى إنشاء مهمة. يمكنك فتح المستند المصدر أو تحديد المهمة كمكتملة. لا يتم إنشاء مهام للمستندات القديمة التي انقضت مواعيدها منذ فترة طويلة، وكذلك للمستندات التي لم يتم اكتشاف أي موعد نهائي لها.
Knowledge Graph: تحديد المستندات التي تنتمي إلى بعضها البعض
يربط Knowledge Graph مستنداتك من خلال الشركات، والأشخاص، والمبالغ، والأرقام المشتركة مثل أرقام الفواتير، والطلبات، أو القضايا. يمكنك رؤية المستندات التي تنتمي إلى معاملة واحدة.
- افتح Analytics AI → شبكة المستندات. سترى الكائنات وروابطها؛ انقر على أي كائن لعرض مستنداته. تحت خيارات، يمكنك التصفية حسب نوع الكائن واختيار عدد الكائنات المعروضة. يتوفر Analytics AI بدءًا من خطة Corporate.
- في المستندات، اختر العرض المعاملات لرؤية المستندات وروابطها كشبكة. يعرض العرض الجدول الزمني المستندات حسب التاريخ.
- تحت Analytics AI → خريطة المرسلين، يمكنك رؤية مواقع مرسليك.
- إذا لم تظهر أي كائنات، فقم بمعالجة المستندات أولاً باستخدام AI-DMS Premium أو Ultra. لا تحتاج إلى Ultra.
- لا تربط المعرفات الضريبية، وضريبة القيمة المضافة، والمعرفات المصرفية المستندات ببعضها البعض، وكذلك القيم شديدة التكرار.
- يمكنك طرح أسئلة على الرسم البياني (Graph) بأسلوبك الخاص عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو خادم بروتوكول سياق النموذج (MCP)، على سبيل المثال من Claude. هذه الخدمة مدفوعة.
- لا يمتلك مستخدمو المشاركة الخارجية أي وصول. يرى أعضاء الفريق فقط مساحات العمل المشتركة الخاصة بهم.
الأسئلة المتكررة
- أي طبقة أحتاجها لمواعيد انتهاء العقود؟ Premium أو Ultra. لا يقوم Basic بقراءة حقول العقود.
- هل سيتم تذكيري تلقائيًا؟ فقط إذا كان مفتاح التذكير مفعلاً في مساحة العمل. هذه الخدمة مدفوعة وتكون غير مفعّلة افتراضيًا.
- متى تصل التذكيرات؟ قبل 30 يومًا و7 أيام من آخر يوم للإلغاء؛ يستمر تذكير انتهاء العقد أيضًا.
- هل Relations AI هو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)؟ لا. إنه دليل تم بناؤه من مستنداتك، دون وجود عملاء محتملين أو خطوط أنابيب مبيعات.
- لماذا يبدو Knowledge Graph فارغًا؟ تمت معالجة المستندات باستخدام Basic أو لم تتم معالجتها بعد.