ماذا يحدث عند وصول مستند جديد
عند وصول مستند إلى مساحة عمل، يعالج PaperOffice AI المستند عبر ثلاث خطوات:
- القراءة: تلتقط تقنية التعرف على النص بالذكاء الاصطناعي (AI) النص وتنسيق الصفحة، سواء كانت ملفات PDF رقمية أو مسوحات ضوئية أو صورًا. وفي المستوى المناسب، يتم أيضًا التعرف على الكتابة بخط اليد، والأختام، والتوقيعات، والمربعات المحددة.
- التصنيف: يتعرف PaperOffice على نوع المستند (مثل فاتورة، عقد، أو إشعار تسليم) ويقترح المكان المناسب لأرشفته.
- الاستخراج: يعيد PaperOffice بيانات الرأس (Header data)، والحقول الفردية، والجداول، وبنود الفاتورة (Line items)، حتى عبر صفحات متعددة. يعود كل حقل بقيمته، ومستوى الثقة، وموقعه على الصفحة.
تعمل عملية المعالجة في الخلفية بعد الرفع أو الاستيراد وتستغرق بعض الوقت. بشكل افتراضي، تتم معالجة أول 20 صفحة من المستند، بحد أقصى 40 صفحة.
مستويات AI-DMS: Basic و Premium و Ultra
يعتمد مدى عمق معالجة المستند على مستوى AI-DMS. ينتمي المستوى إلى مساحة العمل وليس إلى حسابك. تبدأ مساحات العمل الجديدة بـ Premium. يمكن لمساحات عمل متعددة استخدام مستويات مختلفة، على سبيل المثال أرشيف في Basic والأعمال الجارية في Premium.
- التخزين فقط: يتم تخزين المستندات دون معالجة بالذكاء الاصطناعي. لا يوجد تعرف على النص ولا بحث في المحتوى.
- Basic (IDP Light): التعرف على النص بالذكاء الاصطناعي، وأرشيف البحث الكامل، ونوع المستند والبيانات الوصفية. مناسب للأرشيفات الكبيرة التي يتم البحث فيها بشكل أساسي عبر النص الكامل.
- Premium (IDP Full): كل ما في Basic بالإضافة إلى حقول الأعمال، والبحث الدلالي (Semantic search)، والعلاقات بين المستندات، واستخراج الكيانات (Entity extraction)، و Knowledge Graph. وهو الخيار النموذجي للفواتير والعقود والقضايا.
- Ultra (MEGA Vision): كل ما في Premium بالإضافة إلى فهم الصور وتدقيق الأمان مع درجة خطر الاحتيال. يُستخدم فقط عند الحاجة إليه، وليس كإعداد افتراضي لكل مساحة عمل.
تستهلك المستويات الأعلى Credits أكثر. التفاصيل: مستويات AI-DMS: Basic و Premium و Ultra.
أنواع المستندات ووكلاء IDP
تخبر أنواع المستندات PaperOffice بنوع المستند الذي يتعامل معه. يمكنك إدارتها تحت Document AI. مساعدة: ما هي أنواع المستندات؟
إذا كنت تحتاج إلى حقول محددة، مثل مركز التكلفة أو رقم العقد، يمكنك حفظها كوكيل IDP. يحدد وكيل IDP الحقول التي سيتم استخراجها وأي منها مطلوب. مساعدة: كيف أنشئ وكيل IDP؟ تساعدك القوالب الجاهزة على البدء: إنشاء وكلاء IDP من القوالب.
الفواتير الواردة: مسار واحد لكل نوع استقبال
تصل الفواتير الواردة بصيغ PDF، أو مسح ضوئي، أو صورة، أو فاتورة إلكترونية. يقرأ PaperOffice AI جميعها عبر نفس التدفق. تصل إلى مساحة العمل عبر الرفع، أو الاستيراد، أو صندوق بريد متصل، أو الهاتف الذكي.
تغطي النتائج بيانات الرأس مثل المورد، ورقم الضريبة (VAT ID)، ورقم IBAN، ورقم الفاتورة والتاريخ، بالإضافة إلى بنود الفاتورة والمجموع. تختبر عملية التحقق من الحساب ما إذا كانت البنود ومعدلات الضريبة والمجموع متطابقة. يتم تخزين كل حقل مع موقعه ومستوى الثقة. تتم الموافقة على الإجراءات اللاحقة وتنفيذها عبر وكيل سير العمل (Workflow agent). مساعدة: كيف أنشئ وكيل سير العمل؟
الفواتير الإلكترونية: القراءة والاعتماد
عند أرشفة فاتورة إلكترونية، سواء بصيغة XML أو PDF يحتوي على XML مضمن، يتعرف PaperOffice على التنسيق ويأخذ البيانات مباشرة من ملف XML. بالنسبة لفواتير XRechnung و ZUGFeRD و Factur-X و EN 16931 والفواتير الإسبانية Facturae، يتحقق PaperOffice أيضًا من صحة الفاتورة.
- ارفع الفاتورة الإلكترونية إلى مساحة عمل وانتظر حتى انتهاء المعالجة.
- في المستندات، يظهر الاسم: فاتورة إلكترونية صالحة، فاتورة إلكترونية غير صالحة، أو فاتورة إلكترونية غير قابلة للتحقق.
- افتح الفاتورة وانتقل إلى علامة التبويب تدقيق. يعرض كتلة بروتوكول الفاتورة الإلكترونية وحدة التحقق، ووقت الفحص، وأي قواعد فشلت. استخدم تحميل البروتوكول لحفظه.
يغطي الفحص القواعد الأساسية لـ EN 16931، مثل الحقول المطلوبة، والمجموع، وتفصيل الضريبة، ورقم الضريبة (VAT ID)، ورقم IBAN. لا يحل محل الفحص الرسمي مع مدقق KoSIT. يتم قراءة فواتير FatturaPA الإيطالية ولكن لا يتم التحقق منها. بالنسبة لـ Facturae، يُكتشف التوقيع الإلكتروني ويُعرض على أنه موجود، لكن دون التحقق منه. تعمل عملية التعرف والاعتماد في جميع مستويات AI-DMS، بما في ذلك Basic.
المطابقة الثلاثية (3-way match): الفاتورة، إشعار التسليم، وأمر الشراء
تتحقق المطابقة الثلاثية مما إذا كانت الفاتورة تتوافق مع أمر الشراء وإشعار التسليم. يشغل PaperOffice هذه العملية تلقائيًا بمجرد انتهاء معالجة المستند. تنتمي المستندات إلى بعضها البعض عندما تكون في نفس مساحة العمل وتحمل مرجعًا مشتركًا لأمر الشراء. يتحقق من المبالغ، والكميات، والأسعار لكل بند.
- قم بأرشفة أمر الشراء، وإشعار التسليم، والفاتورة في نفس مساحة العمل.
- افتح الفاتورة، انتقل إلى علامة التبويب تدقيق واقرأ كتلة مطابقة ثلاثية الأطراف: المطابقة صحيحة، التباين أو المطابقة الجزئية.
- استخدم فتح أمر الشراء أو فتح إشعار التسليم للانتقال إلى المستند المطابق.
للحصول على نظرة عامة، افتح المستندات، وجمّع حسب مرجع أمر الشراء وانقر على تفاصيل المطابقة. بدون مرجع أمر الشراء، لا توجد مطابقة. إذا كان إشعار التسليم مفقوداً، تقارن PaperOffice فقط بين أمر الشراء والفاتورة. تكون المطابقة مدفوعة بمجرد العثور على أمر شراء.
مراجعة بشرية عند فقدان حقل مطلوب
يتوقف PaperOffice AI ويسأل شخصاً عندما لا يتمكن وكيل IDP من تسليم حقل مطلوب بثقة، أو عندما يطلب سير العمل موافقة. تظهر المهمة تحت Workflow AI → مهام Human In The Loop. افتح المهمة، وأكمل الحقل المفقود أو الموافقة، وأنهِ المهمة. يستمر سير العمل بعد ذلك بخطواته التالية. يبقى المستند في مساحة العمل الخاصة به أثناء المراجعة.
Split Agent: فصل مجموعة مسح ضوئي إلى مستندات فردية
هل قمت بمسح مجموعة من الإيصالات في ملف PDF واحد؟ يقوم Split Agent بفصلها إلى مستندات فردية وحفظ كل جزء في مساحة العمل المستهدفة.
- افتح Document AI → Split Agent وانقر على إنشاء Split Agent.
- اختر قاعدة التقسيم: تلقائي (الذكاء الاصطناعي)، عدد ثابت من الصفحات لكل مستند، فاصل الكيانات أو تعليمات مخصصة. اختر مساحة العمل المستهدفة واحفظ.
- في المستندات، حدد ملف PDF، واختر الإجراءات → الوكلاء وسير العمل → Split وابدأ الوكيل.
يتم تقسيم ملفات PDF فقط. إذا كان الحد غير مؤكد، تظهر المهمة تحت مهام الإنسان في الحلقة، حيث يمكنك تصحيح الحد برقم الصفحة. يتم دفع رسوم Split Agent. إنه ليس أداة الويب المجانية "تقسيم PDF"، وليس أوراق الفاصل الخاصة بـ PaperOffice Classic.
وكيل الثقة: التحقق من التلاعب بملفات PDF
يتحقق وكيل الثقة من ملفات PDF بحثاً عن شذوذ تقني: نص مخفي، نص تحت منطقة غير شفافة، ملفات مضمنة، جافا سكريبت والاختلافات بين المحتوى المرئي وطبقة النص. يتم تخزين النتيجة كشهادة ثقة على المستند.
- افتح Document AI → Trust Agent وانقر على إنشاء Trust Agent. اختر ملف تعريف التحقق، على سبيل المثال فاتورة أو عقد، والمستوى.
- في المستندات، حدد ملفات PDF واختر الإجراءات → الوكلاء وسير العمل → Trust → التحقق باستخدام Trust Agent.
- افتح النتيجة باستخدام عرض الشهادة.
يبقى الأصلي دون تغيير؛ يتم وضع علامة فقط على نسخة. إذا تغير الملف بعد التحقق، لم تعد النتيجة سارية. النتيجة هي تقييم مع أدلة، وليس دليلاً على الاحتيال. يتم دفع رسوم التحقق.
تدقيق أمني في نظام إدارة المستندات بالذكاء الاصطناعي Ultra
مع Ultra، يتحقق PaperOffice AI من كل مستند جديد في تدقيق أمني: درجة خطر الاحتيال من 1 إلى 10 مع التبرير والنتائج. بالنسبة للإيصالات والفواتير، يتم التحقق من رقم ضريبة القيمة المضافة للمورد عبر VIES. لا يتضمن Basic و Premium هذا.
- تعرض علامة التبويب تدقيق للمستند الدرجة، والتبرير والنتائج. جميع النتائج المفتوحة تحت Analytics AI → مركز التدقيق.
- تحت PaperOffice الحساب → المنظمة → حجر مستندات التدقيق الأمني، يقوم الحساب الجذر بتشغيل الحجر أو إيقافه وتحديد العتبة.
- من العتبة، يدخل مستند Ultra جديد إلى الحجر الأمني ويحصل على الوسم «Quarantäne»: يتم حظر التعديل والنقل والتنزيل والحذف حتى يفرج عنه شخص لديه صلاحية الكتابة في مساحة العمل. تبقى الملاحظات والتعليقات والاحتفاظ القانوني (legal hold) ممكنة.
- نتيجة VIES هي تلميح ولا تسبب أبداً حجراً أمنياً. الدرجة هي تقييم، وليست دليلاً.
الأسئلة المتكررة
- أي مستوى يجب أن أختار؟ Premium للفواتير والعقود والقضايا. Basic للأرشيفات البحتة. Ultra فقط عندما تحتاج إلى فهم الصور أو التدقيق الأمني.
- هل يمكنني استخدام مستويات مختلفة؟ نعم. ينتمي المستوى إلى مساحة العمل.
- هل يستبدل فحص الفاتورة الإلكترونية التحقق الرسمي؟ لا. فهو يغطي القواعد الأساسية، وليس التحقق الكامل من KoSIT.
- هل يتغير الأصل بواسطة وكيل الثقة؟ لا. يتم وضع علامة فقط على نسخة.
- أين توجد المراجعات المفتوحة؟ تحت Workflow AI → مهام الإنسان في الحلقة.