البحث في نظرة عامة على المستندات
- فتح مساحة عمل.
- استخدم حقل البحث الموجود في أعلى التطبيق. لا تُعد وظيفة "البحث في الصفحة" الخاصة بالمتصفح بحثًا عن المستندات.
- افتح النتيجة بالنقر على اسمها.
ينطبق البحث على مساحة العمل المفتوحة فقط، وليس على المنظمة بأكملها. توجد الفلاتر والعروض تحت خيارات في نفس نظرة عامة المستندات. تبحث تطبيقات الويب، وتطبيق سطح المكتب، وتطبيق الهاتف المحمول عن نفس المستندات؛ يختلف فقط التنقل بينها.
عندما لا يُرجع البحث أي نتائج
عادةً ما يكون لعمليات البحث الفارغة سبب بسيط. تحقق بالترتيب التالي:
- مساحة العمل: انتقل إلى مساحة العمل التي تم فيها تحميل أو استيراد المستند.
- المعالجة: لا يمكن العثور على المحتوى إلا بعد اكتمال المعالجة. تستغرق عمليات الاستيراد الكبيرة وقتاً أطول.
- الفلاتر: قد يخفي فلتر أو تجميع تحت خيارات النتائج. أعد تعيين الفلتر وأعد البحث.
- مستوى AI-DMS: لا تقوم مساحة العمل ذات التخزين فقط بإجراء التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، لذا لا يمكن البحث في محتواها.
- الأذونات: في مساحة العمل المشتركة، ترى فقط ما يسمح حسابك برؤيته.
المساعدة: بعد الاستيراد و مستويات AI-DMS: Basic وPremium وUltra.
طرح أسئلة حول مستنداتك
في وكيل PaperOffice، يمكنك طرح أسئلة حول مستنداتك بصياغتك الخاصة، على سبيل المثال: "ما هي فترات الإشعار في عقودي؟" يجيب الوكيل ويذكر المستندات التي استخدمها كمصادر. ينقلك النقر على أي مصدر إلى المستند.
- افتح المستندات وحدد مستنداً واحداً أو أكثر.
- اختر الإجراءات → الوكلاء وسير العمل → اسأل الوكيل، أو افتح الوكيل باستخدام Alt+A.
- في منطقة المصادر، تحقق مما سيبحث فيه الوكيل. استخدم إضافة مستند أو إضافة مساحة عمل لتوسيع نطاق الاختيار.
- اطرح سؤالك وانقر على مصدر في الإجابة للانتقال إلى المستند.
داخل مجلد المستندات، يتيح زر الدردشة مع المجلد طرح أسئلة حول المستندات الموجودة في ذلك المجلد.
- يجيب الوكيل فقط من المستندات المعالجة في مساحات العمل التي يمكنك الوصول إليها. لا يمكن تحديد مساحات العمل غير المفهرسة.
- إذا لم يتم تثبيت أي مساحة عمل، يبحث الوكيل في جميع مساحات العمل التي يمكنك الوصول إليها.
- يمكنك تثبيت ما يصل إلى 20 مستنداً و20 مساحة عمل كمصادر.
- تُعد الأسئلة الموجهة إلى الوكيل مدفوعة الأجر.
- يمكنك أيضاً طرح أسئلة حول مستنداتك من خلال Claude أو ChatGPT عبر خادم MCP الخاص بـ PaperOffice.
العمل بشكل تعاوني: الملاحظات والمهام والإشارات
تسجل مباشرة على المستند ما يجب القيام به. الملاحظة هي تعليق، بينما المهمة لها مُعيَّن، وموعد نهائي وأولوية.
- افتح المستند وانتقل إلى علامة التبويب الأنشطة.
- انقر فوق جديد واختر ملاحظة أو مهمة.
- بالنسبة للمهمة، حدد من يجب أن يكمل هذا؟: نفسك، أو مستخدم، أو مجموعة، أو لا أحد بعد. حدد الموعد النهائي والأولوية، ثم احفظ.
- لطرح سؤال، اكتب في المهمة تحت الأسئلة والتعليقات. استخدم @ للإشارة إلى شخص أو مجموعة.
- عند اكتمال المهمة، انقر فوق إكمال المهمة. يمكنك إضافة تعليق إتمام.
يتم إشعار الأشخاص الذين تذكرهم. بدون ذكر، يتم إبلاغ المسؤولين والمشاركين. استخدم عوامل التصفية الكل، والملاحظات، والمهام، والإجراء المطلوب للمتابعة. تتوفر سلاسل التعليقات التي يمكن وضع علامة عليها كمحلولة عبر API وخادم MCP.
تابع: النشاط، وموجز مساحة العمل، وحل المشكلات
- تحت Analytics AI → النشاط والمعالجة، يعرض مخطط النشاط الحراري عمليات الرفع يوميًا، ويعرض نشاط المستخدم من رفع أي مستند خلال فترة مختارة. باستخدام تصدير، يمكنك حفظ كليهما بصيغة CSV. يتوفر Analytics AI بدءًا من خطة Corporate، ولن تراه إلا إذا كان دورك يسمح بذلك.
- يقدم موجز مساحة العمل: عدد المستندات، والموضوعات، والكيانات المتكررة، والشركاء، والمستندات الحديثة. وهو متاح عبر API وخادم MCP، وليس كصفحة في التطبيق. الطلبات مدفوعة.
- يقترح حل المشكلات الوظائف التي تناسب احتياجك. افتحه في قائمة الحساب تحت المساعدة والتعلم ← حلال المشكلات ووصف احتياجك بكلماتك الخاصة. وهو متاح أيضًا على paperoffice.ai دون تسجيل الدخول.
الأسئلة الشائعة
- هل يغطي البحث جميع مساحات العمل؟ لا. ينطبق البحث في شريط الأدوات على مساحة العمل المفتوحة. يمكن لوكيل PaperOffice البحث في عدة مساحات عمل أو جميعها التي يمكنك الوصول إليها.
- لماذا لا أجد مستندًا رفعته للتو؟ من المحتمل أن المعالجة ما تزال قيد التشغيل. انتظر حتى تنتهي.
- هل يخترع الوكيل الإجابات؟ يجيب من مستنداتك المعالجة ويعرض المستندات التي استخدمها، حتى تتمكن من التحقق من كل إجابة.
- هل يمكن للزملاء رؤية مهامي؟ تنتمي المهام إلى المستند. يتم إبلاغ المسؤولين والمشاركين والأشخاص المذكورين.