ما هو PaperOffice AI
PaperOffice AI هو منتج PaperOffice الحالي. يجمع بين إدارة المستندات، وDocument AI، وسير العمل والوكلاء في منظمة واحدة. يمكنك استخدامه عبر المتصفح، كتطبيق سطح مكتب وعلى الهاتف الذكي. PaperOffice AI ليس PaperOffice Classic DMS: Classic منتج مختلف له دليل مساعدة خاص به.
كل شيء في PaperOffice AI ينتمي إلى منظمة. للمنظمة حساب جذري واحد (المالك) وأي عدد من المستخدمين. تعيش المستندات في مساحات العمل. كل إجراء يستخدم الذكاء الاصطناعي، أو معالجة المستندات أو واجهة برمجة التطبيقات (API) يستهلك Credits من المجمع المشترك للمنظمة.
التطبيق متاح بـ 21 لغة. لغة الواجهة جزء من العنوان، على سبيل المثال /en/ أو /de/.
الخطوة 1: التسجيل أو تسجيل الدخول
افتح app.paperoffice.ai في المتصفح أو ابدأ تطبيق سطح المكتب.
- لديك حساب بالفعل: اختر تسجيل الدخول، وأدخل اسم المستخدم ثم كلمة المرور.
- نسيت كلمة المرور: في صفحة تسجيل الدخول، يظهر هل نسيت كلمة المرور؟ بعد اسم المستخدم. يذهب رابط إعادة التعيين إلى عنوان البريد الإلكتروني المخزن.
- أنت جديد: اختر إنشاء حساب مجاني. ينشئ التسجيل منظمة جديدة، ويصبح حسابك هو حسابها الجذري.
- دعاك شخص ما: استخدم رابط الدعوة من البريد الإلكتروني، وليس التسجيل العام. ثم تنضم إلى المنظمة الموجودة.
بعد تسجيل الدخول الأول، يساعدك الإعداد الموجه في /ar/paperoffice-account/getting-started في الخطوات الأولى.
الخطوة 2: قرر أين يتم تخزين النسخ الأصلية
بشكل افتراضي، يخزن PaperOffice AI مستنداتك في مركز البيانات PaperOffice في الاتحاد الأوروبي. لا تحتاج إلى إعداد أي شيء لهذا الغرض.
إذا كان يجب أن تبقى نسخك الأصلية على تخزينك الخاص، مثل NAS، استخدم تخزينك الخاص (BYOS). في هذه الحالة، قم بإنشاء نقطة ربط التخزين قبل مساحة العمل، لأنه لا يمكن تغيير وضع التخزين لمساحة العمل بعد الحفظ. المساعدة: كيف أربط NAS كنقطة ربط تخزين؟
الخطوة 3: إنشاء مساحة عملك الأولى
مساحة العمل هي الحاوية للمستندات والمجلدات والمعالجة. يمكن أن يكون للمنظمة عدة مساحات عمل، على سبيل المثال واحدة للمحاسبة وأخرى للعقود.
- افتح Document AI ثم Workspaces.
- انقر على Workspace جديدة.
- أدخل اسماً واحتفظ بالإعدادات الافتراضية إذا كنت غير متأكد: نوع مساحة العمل Business، وAI-DMS Premium، والتخزين في مركز البيانات PaperOffice في الاتحاد الأوروبي.
- أكّد بالنقر على إنشاء Workspace.
يحدد مستوى AI-DMS مدى عمق معالجة المستندات في هذه المساحة. Premium هو الاختيار النموذجي للفواتير والعقود والقضايا. يكفي Basic لأرشيف تبحث فيه بالنص الكامل. التفاصيل: مستويات AI-DMS: Basic وPremium وUltra.
الخطوة 4: إضافة المستندات
هناك عدة طرق لإدخال المستندات إلى مساحة عمل. اختر ما يناسب وضعك:
- ملفات فردية: قم برفعها في مساحة العمل. المساعدة: إضافة مستند.
- أرشيف موجود كملف ZIP أو من نقطة ربط تخزين: استخدم الاستيراد. المساعدة: كيف أستورد البيانات إلى مساحات العمل؟
- المستندات التي تصل عبر البريد الإلكتروني: اربط صندوق بريد. المساعدة: كيف أربط صندوق بريد؟
- مستندات ورقية في الموقع: امسحه بماسح ضوئي شبكي أو بهاتفك الذكي (انظر قسم التطبيق المحمول أدناه).
قادم من PaperOffice Classic؟ للانتقال، يوجد دليل خاص به: من PaperOffice Classic إلى PaperOffice AI.
الخطوة 5: انتظر حتى اكتمال المعالجة، ثم ابحث
بعد التحميل أو الاستيراد، يعالج PaperOffice AI كل مستند في الخلفية: يقرأ النص، يتعرف على نوع المستند ويستخرج الحقول، اعتماداً على مستوى AI-DMS. يستغرق هذا بعض الوقت، خاصةً بالنسبة للاستيرادات الكبيرة. بشكل افتراضي، تعالج خط الأنابيب أول 20 صفحة من المستند، بحد أقصى 40 صفحة.
بمجرد انتهاء المعالجة، ابحث عن المستندات عبر البحث. إذا لم يعيد البحث أي نتائج، فعادةً ما يكون المستند لا يزال قيد المعالجة أو موجوداً في مساحة عمل لا يمكنك رؤيتها. مساعدة: بعد الاستيراد والبحث لا يعيد أي نتائج.
تطبيق الويب، وتطبيق سطح المكتب، وتطبيق الهاتف المحمول
يشارك تطبيق الويب وتطبيق سطح المكتب نفس الواجهة. كل ما يمكنك فعله في المتصفح يعمل أيضاً في تطبيق سطح المكتب، بما في ذلك إعدادات المنظمة والفواتير وإدارة المستخدمين. يمكن أيضاً تثبيت تطبيق سطح المكتب من المتصفح كتطبيق (PWA)؛ إنه نفس PaperOffice AI، وليس منتجاً ثانياً.
تطبيق الهاتف المحمول هو النسخة المخصصة للهواتف الذكية. يعمل كتطبيق ويب تقدمي (PWA) على أنظمة iOS وAndroid ويستخدم نفس المنظمة ونفس مساحات العمل. يمكنك توصيل هاتفك بطريقتين:
- من سطح المكتب: افتح مركز الأمان، واختر إضافة هاتف ذكي وامسح رمز QR بهاتفك.
- على الهاتف: افتح app.paperoffice.ai في المتصفح، وقم بتسجيل الدخول وأضف الصفحة إلى شاشتك الرئيسية إذا رغبت في ذلك.
على الهاتف الذكي، يمكنك مسح المستندات بالكاميرا، وتحميل الملفات الموجودة، وإدراج المستندات في قائمة الانتظار عند عدم وجود شبكة. اختر مساحة العمل قبل المسح؛ سيذهب الملف إليها. إعدادات المنظمة والفواتير وإدارة المستخدمين وحذف الحساب ليست جزءاً من تطبيق الهاتف المحمول. استخدم تطبيق الويب أو سطح المكتب لهذه الأغراض.
إعدادات المنظمة
توجد إعدادات المنظمة في تطبيق الويب وتطبيق سطح المكتب: افتح منطقة حساب ثم الإعدادات. ستجد هناك ملف تعريف المنظمة، والإعدادات الإقليمية، وسلة المهملات والمزيد. فقط الحساب الجذر يرى حذف الحساب.
من هو الجذر وماذا يمكن للمستخدمين فعله: الحساب الجذر والمستخدمون. ادعُ الزملاء: دعوة مستخدم.
Credits والفواتير بإيجاز
تقوم PaperOffice AI بالفوترة بناءً على الاستخدام بدلاً من الفوترة لكل مستخدم. المعالجة وميزات الذكاء الاصطناعي وAPI تستهلك Credits من المجمع المشترك للمنظمة. تتضمن خطتك Credits شهرية للخطة؛ والاستخدام الذي يتجاوز ذلك يتم عبر المحفظة. تتضمن الخطة المجانية أرصدة أولية لمرة واحدة. التفاصيل موجودة في دليل الفواتير وCredits: ما هي Credits؟
المساعدة والدعم
- مقالات المساعدة متاحة دون الحاجة إلى تسجيل الدخول في بوابة PaperOffice.
- تُنشأ تذاكر الدعم في تطبيق PaperOffice AI. مساعدة: تذاكر الدعم في PaperOffice AI.
- احذف حسابك: كيف أحذف حساب PaperOffice الخاص بي؟
الأسئلة المتكررة
- هل أحتاج إلى خادم خاص بي؟ لا. بشكل افتراضي، يتم تخزين مستنداتك في مركز البيانات التابع لـ PaperOffice في الاتحاد الأوروبي. التخزين الخاص بك اختياري.
- أي مستوى AI-DMS يجب أن أختار؟ ابدأ بـ Premium. يمكنك استخدام مستويات مختلفة في مساحات عمل مختلفة.
- هل يمكنني تغيير وضع التخزين لاحقاً؟ لا. مركز البيانات أو التخزين الخاص ثابت عند حفظ مساحة العمل.
- هل تطبيق سطح المكتب منتج مختلف؟ لا. إنه نفس PaperOffice AI الموجود في المتصفح.
- هل PaperOffice AI هو نفسه PaperOffice Classic؟ لا. الكلاسيكي منتج مختلف له مساعدة خاصة به.