أين يتم تخزين بياناتك
يتم تخزين مستنداتك ونسخها الاحتياطية في إسبانيا، في مركز البيانات الخاص بـ PaperOffice في نافارا. تشغل PaperOffice خوادمها الخاصة هناك ولا تستخدم أي سحابة عامة لهذا الغرض. لا يمكنك اختيار منطقة مختلفة. طرف العقد الخاص بك هو PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U.، ومقرها في بامبلونا، نافارا؛ وينطبق القانون الإسباني.
يمكنك ربط تخزينك الخاص تحت Storage Mounts (BYOS). تبقى الملفات مشفرة على تخزينك. تحتفظ PaperOffice بالفهرس والبيانات الوصفية ونتائج الذكاء الاصطناعي في مركز بياناتها الخاص. الأرشفة الموثوقة (WORM) غير متاحة على تخزينك الخاص، لأن الملف يظل قابلاً للحذف هناك.
بصفتك مالكاً أو مسؤولاً، افتح مركز الثقة في التطبيق لإنشاء حزمة الامتثال التي تتضمن اتفاقية معالجة البيانات والإجراءات التقنية والتنظيمية. تفاصيل كيفية معالجة البيانات الشخصية موجودة في سياسة الخصوصية.
فحص الفيروسات عند الرفع واستقبال البريد الإلكتروني
تقوم PaperOffice AI بفحص كل ملف بحثاً عن الفيروسات والتهديدات قبل تخزينه. لا تحتاج إلى إعداد أي شيء.
- أثناء الرفع، ترى أن الملف يتم فحصه. يتم تخزين الملف النظيف كالمعتاد.
- يتم رفض الملف المصاب وعدم تخزينه. لا يوجد عزل للفيروسات يمكنك استعادة الملف منه. افحص الملف باستخدام برنامج مكافحة الفيروسات الخاص بك واطلب من المرسل نسخة نظيفة.
- إذا كان الفحص غير متاح لفترة وجيزة، فلا يتم تخزين الملف أيضاً لأسباب أمنية. حاول مرة أخرى بعد فترة قصيرة.
- يتم فحص ملف PDF المحمي بكلمة مرور مرة أخرى بعد فك قفله أثناء الرفع.
- يتم فحص مرفقات البريد الإلكتروني والملفات التي ترفعها إلى قاعدة المعرفة بنفس الطريقة.
فحص الفيروسات ليس هو العزل الأمني في AI-DMS Ultra، والذي ينطبق على المستندات المخزنة ذات المخاطر العالية للاحتيال.
هل البريد الوارد أصيل؟
لا تقوم PaperOffice AI تلقائياً بفحص البريد الوارد للتحقق من أصالته، على سبيل المثال عبر SPF أو DKIM أو DMARC، ولا تصدر حكماً بـ "أصيل" أو "مزيف". ومع ذلك، لديك أدوات للتحقق بنفسك:
- حدد مستنداً من استقبال البريد الوارد واختر الإجراءات → البريد الإلكتروني → عرض تفاصيل البريد الإلكتروني لرؤية الرأس والمرسل والمستلمين.
- استخدم الإجراءات → البريد الإلكتروني → فتح البريد الإلكتروني الأصلي لرؤية الرسالة الأصلية.
- إذا كان البريد موجوداً كملف PDF، فافحصه باستخدام وكيل الثقة الذي يستخدم ملف التحقق لعمليات تصدير البريد. يبحث عن محتوى مخفي، وتلاعب بالرأس، وملفات PDF معدلة تحتوي على صور فقط. وكيل الثقة مدفوع.
في حالة الشك، اتصل بالمرسل على رقم تعرفه بالفعل، خاصة إذا كانت تفاصيل البنك قد تغيرت.
الأرشفة الموثوقة: WORM والاحتفاظ القانوني
يجعل WORM المستند موثوقاً للمراجعة. يتم بعد ذلك قفل نوع المستند وتفاصيل الاحتفاظ به، ولا تحدث التغييرات إلا كنسخة جديدة مع تعليق مطلوب. ينطبق WORM على كل مستند على حدة ولا يمكن التراجع عنه.
- افتح المستند. يعرض علامة التبويب نظرة عامة ما إذا كان آمناً ضد التعديلات.
- انقر فوق تفعيل الاحتفاظ WORM. ستفتح علامة التبويب المراجعات.
- اختر متى تبدأ الفترة: فوراً أو في نهاية العام.
- أكد التفعيل غير القابل للتراجع.
الاحتفاظ القانوني هو قفل حذف، على سبيل المثال أثناء قضية قانونية. انقر فوق وضع الاحتفاظ القانوني في المستند، أدخل سبباً وأكد؛ استخدم تحرير لرفعه. يمنع الاحتفاظ القانوني الحذف والنقل وإعادة التسمية، بما في ذلك جميع النسخ، بغض النظر عن فترة الاحتفاظ، ويعمل أيضاً بدون WORM. يمكن فقط للمالكين والمسؤولين في المؤسسة وضع أو إلغاء الاحتفاظ القانوني.
- WORM متاح من نوع مساحة العمل Business وليس على تخزينك الخاص (BYOS).
- تفعيل WORM مدفوع.
- سجلات التدقيق موجودة تحت Analytics AI → مركز التدقيق.
- توفر PaperOffice إصدارات الملفات، والتحقق من الصحة (checksums)، وسجل الوصول، وشروط الاحتفاظ بالبيانات وفقاً لقواعد مثل اللائحة الألمانية GoBD. أما ما إذا كانت عملياتك ككل كافية أم لا، فهو أمر يتعين على مستشارك الضريبي تقييمه بناءً على توثيق عملياتك.
إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني بشكل آمن
ترسل الملفات الأصلية عبر البريد الإلكتروني مع إثبات التسليم. يحصل المستلم على رابط آمن، وتكون ملفات PDF محمية بكلمة مرور، ويتم تسجيل كل عملية فتح وتنزيل.
- افتح المستندات، وحدد ما يصل إلى 10 مستندات واختر الإجراءات → المشاركة والتصدير → إرسال عبر البريد الإلكتروني.
- أدخل اسم المستلم، والموضوع، ورسالة شخصية.
- تحت الوصول الآمن، اختر ما إذا كانت كلمة مرور ملف PDF تُرسل عبر البريد الإلكتروني أو عبر رسالة نصية (SMS)، ثم انقر على إرسال الآن.
- تحقق من الحالة تحت الإجراءات → المشاركة والتصدير → حالة التسليم. هناك يمكنك فتح البروتوكول، وإلغاء الرابط، أو إعادة إرسال البريد الإلكتروني.
الرابط صالح لمدة 7 أيام، ولا يمكن استرداد كل ملف إلا لعدد محدود من المرات. بعد إلغاء الرابط، لم يعد يعمل. الإرسال ورسالة SMS وإثبات PDF للتسليم مدفوعان. لا يمكن إرسال المستندات الموجودة في عزل أمني.
الأجهزة، مفاتيح المرور (passkeys)، والمصادقة الثنائية
يظهر مركز الأمان الأجهزة والجلسات الخاصة بحسابك. افتحه في الشريط الجانبي تحت الفريق والأمان → مركز الأمان.
- اقترن بهاتف ذكي باستخدام إضافة هاتف ذكي.
- أقفل هاتفك الذكي المفقود أو المباع فوراً: ابحث عنه ضمن الأجهزة المسجلة، افتح قائمة الخيارات الخاصة به واختر قفل الجهاز لجميع الحسابات. تنتهي جميع الجلسات على الجهاز. هذا القفل متاح فقط للهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، ولا يمكن تفعيله إلا بواسطة الحساب المالك للجهاز.
- إبطال يفصل الجهاز عن حسابك فقط؛ بينما إزالة تحذف سجل الجهاز بشكل دائم.
- على الأجهزة المزودة بمصادق مدمج مثل Windows Hello، يمكنك إعداد مفتاح مرور في نفس الصفحة تحت Windows Hello / مفتاح المرور (Passkey). لا تظهر البطاقة إلا إذا كان الجهاز يدعمها.
- عند تسجيل الدخول، قد يطلب PaperOffice تأكيدًا عبر رمز، على سبيل المثال عند استخدام جهاز جديد أو الاتصال من شبكة غير معتادة. يتم إرسال الرمز عبر البريد الإلكتروني، أو عبر رسالة نصية قصيرة (SMS) إذا كان قد تم إعداد رقم هاتف لتسجيل الدخول الثنائي للمستخدم. يمكنك تفعيل تسجيل الدخول الثنائي لكل مستخدم في قسم إدارة المستخدمين؛ ويتطلب ذلك تفعيل التعبئة التلقائية النشطة، لأن إرسال الرموز يكون مدفوعًا. ولم يتوفر بعد تطبيق مصادقة.
- يوجد قائمة بيضاء لعناوين IP لمفاتيح API. ولا يؤثر تقييد عناوين IP للمستخدمين أو المجموعات حالياً بأي شكل.
الأسئلة المتكررة
- هل يمكنني اختيار مكان تخزين بياناتي؟ لا. يتم تخزين المستندات في مركز البيانات الخاص بـ PaperOffice في نافارا، إسبانيا. أما مع التخزين الخاص بك، تبقى الملفات معك.
- هل يمكن استعادة ملف رفضه فحص الفيروسات؟ لا. لا يتم تخزين الملفات المصابة بالفيروسات.
- هل يخبرك PaperOffice ما إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني مزيفة؟ لا. يوفر لك أدوات للتحقق من رأس الرسالة (header)، والمرسل، وملفات PDF الخاصة برسائل البريد الإلكتروني.
- هل يمكن التراجع عن تقنية WORM؟ لا. استخدم الاحتفاظ القانوني (legal hold) إذا كنت بحاجة إلى قفل مؤقت فقط.
- كم من الوقت يعمل رابط البريد الإلكتروني الآمن؟ لمدة 7 أيام، ما لم تقم بإلغائه قبل ذلك.