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PaperOffice AI へのドキュメントの追加とインポート：完全ガイド

概要：どの方法が適しているか

PaperOffice AI のすべてのドキュメントはワークスペースに保存されます。まだワークスペースがない場合は、まず作成してください：PaperOffice AI でワークスペースを作成する方法。次に、あなたの状況に適した方法を選択してください。

  • 数枚の単一ファイル：ワークスペースでドキュメントを追加します。
  • 既存のアーカイブ（ZIP ファイルまたは独自のストレージから）：インポートウィザードのドキュメントのインポートを使用します。
  • 請求書が届くメールボックス：インポートウィザードで一度に、またはコネクタを使用して継続的に取得します。
  • オフィスの紙文書：スキャンを直接 PaperOffice AI に送信するネットワークスキャナー。
  • 外出先から：スマートフォン。

どの方法を選択しても、すべてのドキュメントはワークスペースの AI-DMSの階層に従って処理されます。

単一ファイルをアップロード

  1. Document AI → Workspaces を開き、ワークスペースを開くか、そのドキュメントを直接開きます。
  2. ツールバーでドキュメントを追加をクリックします。このボタンは、ドキュメントが選択されていないときに表示されます。
  3. ファイルタブで、ファイルをアップロード領域にドラッグするか、参照して選択します。複数のファイルの追加が可能で、Ctrl+V で貼り付けることもできます。
  4. 重複チェックを待機します。その後、ファイル数を示すスタートボタンをクリックします。このクリックのみで転送が開始されます。

後でファイルが見つからない場合は、通常、スタートボタンがクリックされていない、ワークスペースが開かれていない、または Credits が使い果たされたことが原因です。

インポートウィザードでアーカイブをインポート

大きなストレージ（例：PaperOffice Classic からのエクスポート、フォルダツリー、または大きな ZIP ファイル）は、インポートウィザードを通じて処理します。

  1. Document AI → Workspaces を開き、対象のワークスペースを選択します。
  2. アクション → ドキュメントのインポートを選択します。
  3. ソースを選択します。コンピュータ＆ネットワークは、コンピュータから最大 5 GB、2000 ファイルまでの ZIP ファイルを取得します。ストレージマウントは SFTP、S3、または WebDAV からインポートします（マウントはインポートソースとして設定されている必要があります）。メールアーカイブは保存されたメールボックスからインポートします。
  4. ZIP ファイルの場合、転送が完了するまで待機します。ストレージマウントの場合、マウントとソースフォルダを選択します。
  5. 要約を確認します：ウィザードはファイル数、サイズ、フォルダをカウントします。重複を自動的にスキップがデフォルトで選択されているため、すでにワークスペースに存在するコンテンツは再度インポートされません。
  6. インポートを開始し、進行状況を確認します。

SMB および Windows シェアはソースタイプではありません。ZIP ファイルで許可されるサイズを超える大きなストレージには、ストレージマウントを使用してください。Classic から移行する場合：まずそこでドキュメントを元のファイルとしてエクスポートしてください：PaperOffice Classic から PaperOffice AI へ。

メールボックスからドキュメントを取得

メールボックスは、Email (IMAP) タイプのストレージマウントとして接続されます。

  1. Document AI → Storage Mounts を開き、Storage Mountを追加をクリックします。
  2. インポートソースとして使用と接続タイプ メール (IMAP) を選択します。
  3. IMAP サーバー、ポート 993、ユーザー名またはメールアドレス、パスワードを入力し、SSL/TLS を有効にしたまま接続をテストして保存します。プロバイダーがアプリパスワードを必要とする場合は、それを入力してください。

古いメールの場合は、ソースとしてメールアーカイブを選択してインポートウィザードを1回実行してください。新しいメールの場合は、コネクタを作成します：Document AI → Connectorsを開き、コネクタを作成をクリックして、メールボックスと対象のワークスペースを選択し、ポーリング間隔とインポート後のフォローアップアクションを設定してください。コネクタは新しいメールのみを取得し、最短5分間隔で確認します。同じ内容は二度とインポートされません。

ネットワークスキャナでのスキャン

ネットワークスキャナまたは複合機から、スキャンしたデータを直接 PaperOffice AI に送信できます。PaperOffice は専用の SFTP インボックスを提供します：

  1. Document AI → Storage Mounts を開き、Storage Mountを追加 をクリックします。インポートソースとして使用 と接続タイプ スキャナエンドポイントとして提供 を選択してください。
  2. エンドポイントを有効化 をクリックし、アクセス情報と対象フォルダ /inbox をコピーしてください。
  3. このストレージマウントと対象のワークスペース用のコネクタを作成します。
  4. スキャナで、ホスト sftp.paperoffice.ai、ポート 2022、フォルダ /inbox、およびコピーしたアクセス情報を持つ SFTP 宛先を追加してください。

メールへのスキャン、SMB フォルダへのスキャン、およびインボックスでの FTPS または WebDAV は利用できません。アクセス情報は後から変更できません；新しい情報が必要な場合は、エンドポイントを削除して再作成してください。ヘルプ：ネットワークスキャナで PaperOffice AI へ直接スキャン。

スマートフォンでのスキャン

モバイルアプリでワークスペースを選択し、カメラでスキャンするか既存のファイルをアップロードしてください。ネットワークがない場合、文書はキューに待機され、後で転送されます。ヘルプ：スマートフォンで文書をキャプチャ。

インポート後：処理とページ制限

保存と処理は別のステップです。インポートはファイルをワークスペースにコピーし、その後、ワークスペースの AI-DMSの階層がそれらを処理します。処理中は、検索では文書の内容でまだ見つけられません。保存のみ のワークスペースは、処理を開始せずにファイルを保存します。

ワークスペースには処理用のページ制限があります。デフォルトは文書あたり20ページで、最大は40ページです。制限を超えるページは AI-DMS によって処理されません。この制限はワークスペースの作成または編集時に設定します。

インポートと処理には組織から Credits が消費されます。これらが使い果たされると、Credits が再び利用可能になるまでインポートは待機します。

フォルダ

PaperOffice AI で、フォルダツリーは各文書のストレージパスを表示します。ZIP ファイルやストレージマウントからのサブフォルダはそのパスに保持されます。フォルダビューはフィルタリングとナビゲーション用であり、空のフォルダを作成するためのファイルエクスプローラではありません。

アクション → 新しいフォルダ で、選択した文書を文書フォルダにグループ化できます。これには少なくとも2つの文書が必要です。

文書タイプ

文書タイプは、その文書の種類と関連するルール（分類、保持期間、およびオプションでデフォルトの IDP エージェント）を示します。処理はタイプを認識し、文書を保管する場所を提案します。

  1. Document AI → ドキュメントタイプ を開き、新しい文書タイプ をクリックしてください。
  2. ダイアログに、法域、デフォルトの IDP エージェント、保持期間、およびテンプレートを入力して保存してください。

ゴミ箱

ワークスペースで文書を選択し、アクション → ゴミ箱へ移動 を選択します。セキュリティレベルが Business または Compliance のワークスペースでは、文書は通常のリストから削除されますが、この時点では完全に削除されません。セキュリティレベルが Standard のワークスペースにはゴミ箱がありません。そこでは文書は直ちに完全に削除され、事前にアプリから警告が表示されます。

ルートアカウントと管理者はワークスペースリストの末尾に ゴミ箱 を見つけます。そこで文書を復元するか、ゴミ箱を空にします。ゴミ箱を空にすると、文書は直ちに完全に削除されます。ワークスペース全体を削除するのは、別の永久的な操作です。

よくある質問

  • ZIP ファイルのサイズ制限は？最大 5 GB および 2000 ファイルまでです。より大きなストレージにはストレージマウントを使用してください。
  • Windows シェアからインポートできますか？いいえ。SMB と Windows シェアはソースタイプではありません。SFTP、S3、または WebDAV を使用してください。
  • なぜ検索で新しい文書が見つからないのですか？処理がまだ実行中であるか、文書が見えないワークスペースに保存されているためです。
  • 重複は二度とインポートされますか？いいえ。同じ内容はスキップされます。
  • 文書をゴミ箱に移動すると直ちに削除されますか？Business および Compliance のワークスペースでは、いいえ。ゴミ箱を空にするか、保持期間が経過した後にのみ完全に削除されます。Standard のワークスペースにはゴミ箱がなく、そこでは削除は直ちに完全に行われます。