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PaperOffice AIにおける契約、期限、および取引先：完全ガイド

概要

以下の3つの機能が連携して、期限の見落としを防ぎ、取引先の管理を容易にします：

  • 契約の期限：PaperOfficeが契約書から重要な日付を読み取り、解約可能な最終日を計算します。
  • Relations AI：PaperOfficeが文書から組織や人物を作成し、それらの期限を一覧表示します。
  • Knowledge Graph：PaperOfficeが企業、人物、金額、共通番号を通じて文書を結びつけます。

これら3つの機能には、AI-DMSで処理された文書が必要です。契約フィールドとKnowledge Graphには、ティアPremiumまたはUltraが必要です。Basicはこれらの契約フィールドを読み取らず、接続も作成しません。

契約の期限：解約可能なのはいつですか？

契約書について、PaperOfficeは以下の重要日付を読み取ります：開始日、期間、終了日、通知期間、解約時点、自動更新、および契約タイプ。これらに基づき、解約可能な最終日を計算します。

  1. 契約書をPremiumまたはUltraティアのワークスペースに保管し、処理が完了するまで待ちます。
  2. 概要タブで契約書を開きます。
  3. 期限カードを確認します。ここには、例えば残り日数付きの解約最終日などが表示されます。
  4. ソース参照を使用して、契約書内の該当箇所を確認できます。
  • これらのフィールドは、契約書（増補協定、秘密保持契約（NDA）、データ処理契約、賃貸借契約、リース契約、融資契約、雇用契約、保険証券など）にのみ入力されます。
  • 日付は文書を開くたびに再計算されます。
  • 契約が自動更新される場合で期限を見逃した場合は、カードには次の解約機会が表示されます。自動更新がない場合は、契約の満了日が表示されます。
  • 通知期間など必要な値が欠けている場合、期限カードには解約リマインダーに必要な情報が不足していることが示されます。
  • 契約がいつでも解約可能な場合、固定的な解約最終日は存在しません。

解約最終日のリマインダー

契約の詳細から、Relations AIは解約最終日用の期日タスクを作成します。ワークスペース設定「自動作成された期日タスクのリマインダー」がオン（有料）になっている場合、PaperOfficeは解約最終日の30日前と7日前にリマインダーを送信します。契約終了に関するリマインダーは従来どおり続行されます。

  • 30日前のリマインダーはアプリ内通知およびプッシュ通知（許可されている場合）として届きます。7日前のリマインダーはメールでも送信されます。
  • リマインダーは期日タスクに割り当てられた人物宛てに送信され、該当者がいない場合は文書をアップロードした人物宛てに送信されます。夜間はリマインダーが送信されず、翌朝に送られます。
  • 契約が自動更新される場合、解約最終日が経過すると期日タスクは次の解約機会に進みます。
  • 必要な値が欠けている場合や、契約がいつでも解約可能な場合は、リマインダーは作成されません。
  • 以前に保管された契約書については、文書が再度処理された時点でリマインダーが作成されます。
  • 追加のリマインダーが必要な場合は、アクティビティタブで期日付きのタスクを作成してください。

リマインダーはワークスペースごとに有効化します：Document AI → Workspacesを開き、ワークスペースを編集して、一般タブで自動作成された期日タスクのリマインダーをオンにします。デフォルトではオフになっています。

Relations AI：企業、人物、および期限

Relations AIは、文書に基づいて取引先の企業や人物のディレクトリを構築します。氏名、VAT ID、メールアドレス、電話番号、銀行口座情報は文書から取得され、すべての文書が関連する組織にリンクされます。Relations AIはCRMではありません：リード、パイプライン、または営業機会は存在せず、人物は文書からのみ作成されます。

  1. AI-DMSで文書を処理します。組織や人物が自動的に表示されます。
  2. Relations AI → 組織または人物を開いて、リンクされた文書を確認してください。
  3. Relations AI → ネットワークの下には、支払期限、契約終了、再提出など、文書の期限が表示されます。

検出された期限ごとにタスクが作成されます。元の文書を開くか、タスクを完了としてマークできます。期限を大幅に過ぎた古い文書や、期限が検出されていない文書にはタスクは作成されません。

Knowledge Graph：どの文書が関連するか

Knowledge Graphは、会社、人物、金額、請求書番号や注文番号などの共通の番号を通じて文書をリンクします。どの文書が1つの取引に属するかを確認できます。

  1. Analytics AI → ドキュメントネットワークを開きます。オブジェクトとその接続が表示され、オブジェクトをクリックすると関連する文書を確認できます。オプションでオブジェクトの種類でフィルタリングし、表示されるオブジェクトの数を選択できます。Analytics AIはCorporateプランから利用できます。
  2. ドキュメントでトランザクションビューを選択すると、文書とその接続をネットワークとして確認できます。タイムラインビューでは日付順に文書が表示されます。
  3. Analytics AI → 送信者マップの下には、送信者の所在地が表示されます。
  • オブジェクトが表示されない場合は、まずAI-DMS PremiumまたはUltraで文書を処理してください。Ultraは必要ありません。
  • 税務、消費税、銀行識別子は文書をリンクせず、非常に頻度の高い値もリンクしません。
  • APIまたはMCPサーバーを通じて、Claudeなどから自然言語でグラフに質問できます。これは有料機能です。
  • 外部共有ユーザーはアクセスできません。チームメンバーは自分の共有ワークスペースのみを表示します。

よくある質問

  • 契約期限にはどのティアが必要ですか？PremiumまたはUltraが必要です。Basicは契約フィールドを読み取りません。
  • 自動的にリマインダーが届きますか？ワークスペースのリマインダースイッチがオンの場合のみです。これは有料で、デフォルトではオフになっています。
  • リマインダーはいつ届きますか？解約最終日の30日前と7日前に届きます。契約終了のリマインダーも継続して通知されます。
  • Relations AIはCRMですか？いいえ、それは文書から構築されたディレクトリであり、リードやパイプライン機能はありません。
  • なぜKnowledge Graphが空なのですか？文書がBasicで処理されたか、まだ処理されていないためです。