AI-DMS 1 分で読めます

Document AIとAI-DMSティア：完全ガイド

文書が届いたときに行われること

文書がワークスペースに到着すると、PaperOffice AIは3つのステップで処理します：

  1. 読み取り：AIテキスト認識により、デジタルPDFだけでなくスキャンや写真からもテキストとレイアウトが取得されます。対応するティアでは、手書き文字、印鑑、署名、チェックボックスも認識されます。
  2. 分類：PaperOfficeは請求書、契約書、納品書などの文書タイプを認識し、保存先を提案します。
  3. 抽出：PaperOfficeはヘッダーデータ、個別フィールド、テーブルおよび明細行を返します。これらはページをまたいでいても抽出されます。各フィールドには値、信頼度、およびページ上の位置が含まれます。

処理はアップロードまたはインポート後にバックグラウンドで実行され、少し時間がかかります。デフォルトでは文書の最初の20ページが処理され、最大40ページまで対応しています。

AI-DMSティア：Basic、Premium、およびUltra

文書の処理の深さはAI-DMSティアによって異なります。ティアはアカウントではなくワークスペースに属します。新しいワークスペースはPremiumから開始されます。複数のワークスペースが異なるティアを使用することも可能です（例：BasicのアーカイブとPremiumの現在の作業）。

  • ストレージのみ：文書はAI処理なしで保存されます。テキスト認識やコンテンツ内検索は行われません。
  • Basic（IDP Light）：AIテキスト認識、フルテキストアーカイブ、文書タイプおよびメタデータ。主にフルテキスト検索を行う大規模なアーカイブに適しています。
  • Premium（IDP Full）：Basicのすべてに加え、ビジネスフィールド、セマンティック検索、文書間の関係、エンティティ抽出、およびKnowledge Graphが含まれます。請求書、契約書、ケースに最適な選択です。
  • Ultra（MEGA Vision）：Premiumのすべてに加え、画像理解と不正リスクスコア付きのセキュリティ監査が含まれます。すべてのワークスペースのデフォルトではなく、必要な場合にのみ使用します。

上位ティアはより多くのCreditsを消費します。詳細：AI-DMSティア：Basic、Premium、およびUltra。

文書タイプとIDPエージェント

文書タイプは、PaperOfficeが扱っている文書の種類を知らせます。これらはDocument AIで管理します。ヘルプ：文書タイプとは？

コストセンターや契約番号など特定のフィールドが必要な場合は、それらをIDPエージェントとして保存します。IDPエージェントは抽出されるフィールドと必須フィールドを定義します。ヘルプ：IDPエージェントの作成方法。テンプレートを使用してすぐに開始できます：テンプレートからIDPエージェントを作成。

受信請求書：すべての取り込みに対応する単一のパス

受信請求書はPDF、スキャン、写真、または電子請求書として到着します。PaperOffice AIはこれらすべてを同じフローで読み取ります。アップロード、インポート、接続されたメールボックス、またはスマートフォンを通じてワークスペースに到達します。

結果には、仕入先、 VAT ID（事業者識別番号）、IBAN、請求書番号および日付などのヘッダーデータ、明細行および合計が含まれます。計算チェックにより、明細、税率および合計が一致しているかテストされます。各フィールドは位置と信頼度とともに保存されます。承認および後続アクションはワークフローエージェントを通じて実行されます。ヘルプ：ワークフローエージェントの作成方法

電子請求書：読み取りと検証

XMLまたは埋め込まれたXML付きPDFとして電子請求書を保存すると、PaperOfficeがフォーマットを認識し、データをXMLから直接取得します。XRechnung、ZUGFeRD、Factur-X、EN 16931請求書、およびスペインのFacturaeについて、PaperOfficeは請求書が有効かどうかを確認します。

  1. 電子請求書をワークスペースにアップロードし、処理が完了するまで待ちます。
  2. ドキュメントでは、名前に「電子請求書有効」、「電子請求書無効」、または「電子請求書検証不可」と表示されます。
  3. 請求書を開き、監査タブに移動してください。電子請求書プロトコルブロックには、検証モジュール、チェック時刻、および失敗したルールが表示されます。プロトコルを保存するにはプロトコルをダウンロードを使用してください。

チェックは、必須フィールド、合計額、税内訳、VAT IDおよびIBANなど、EN 16931の主要なルールを対象としています。これはKoSITバリデーターによる公式チェックに代わるものではありません。イタリアのFatturaPA請求書は読み取られますが検証されません。Facturaeの場合、電子署名が検出され存在としてマークされますが、検証は行われません。認識と検証は、Basicを含むすべてのAI-DMSティアで機能します。

3-wayマッチ：請求書、納品書および発注書

3-wayマッチでは、請求書が発注書および納品書と一致するかどうかを確認します。PaperOfficeは、ドキュメントの処理が完了すると自動的にこれを実行します。同じワークスペースにあり、同じ発注書参照番号を持つドキュメントは関連付けられます。金額、数量および項目ごとの価格がチェックされます。

  1. 発注書、納品書および請求書を同じワークスペースに格納してください。
  2. 請求書を開き、監査タブに移動して3者照合ブロックをお読みください：一致OK、差異あり、または部分一致。
  3. 発注書を開くまたは納品書を開くを使用して、照合対象の文書にジャンプします。

概要を表示するには、ドキュメントを開き、発注書参照でグループ化して照合の詳細をクリックします。発注書参照がない場合、照合は行われません。納品書がない場合、PaperOfficeは発注書と請求書のみを比較します。注文が見つかった時点で照合が完了し、支払いが可能になります。

必須フィールドが不足している場合の人間の確認

PaperOffice AIは、IDPエージェントが必須フィールドを自信を持って提供できない場合、またはワークフローで承認を求めている場合に停止し、人間に問い合わせます。タスクはWorkflow AI → Human In The Loop タスクに表示されます。タスクを開き、不足しているフィールドを入力するか承認を行い、タスクを完了してください。その後、ワークフローは次のステップに進みます。文書は確認中もワークスペース内に留まります。

Split Agent：バッチスキャンを個別の文書に分離する

複数の領収書を1つのPDFにスキャンしましたか？Split Agentはそれを個別の文書に分離し、それぞれの部分を対象のワークスペースにファイリングします。

  1. Document AI → Split Agentを開き、Split Agent を作成をクリックします。
  2. 分割ルールを選択します：自動（AI）、文書ごとの固定ページ数、エンティティ区切り文字、またはカスタム指示。対象のワークスペースを選択して保存します。
  3. ドキュメントでPDFを選択し、アクション → エージェントとワークフロー → Splitを選択してエージェントを開始します。

分割されるのはPDFのみです。境界が不明確な場合、タスクはHuman In The Loop Tasksに表示され、ページ番号で境界を修正できます。Split Agentは有料です。無料の「PDFの分割」ウェブツールや、PaperOffice Classicのセパレータシートとは異なります。

Trust Agent：PDFの改ざんをチェックする

Trust Agentは、PDFの技術的な異常（隠されたテキスト、不透明な領域下のテキスト、埋め込みファイル、JavaScript、表示コンテンツとテキストレイヤーの違い）をチェックします。結果は文書に信頼証明書として保存されます。

  1. Document AI → Trust Agentを開き、Trust Agent を作成をクリックします。検証プロファイル（例：請求書または契約書）とティアを選択します。
  2. ドキュメントでPDFを選択し、アクション → エージェントとワークフロー → Trust → Trust Agentで確認するを選択します。
  3. 証明書を表示で結果を開きます。

元の文書は変更されず、コピーにのみマークが付きます。チェック後にファイルが変更された場合、結果は適用されなくなります。結果は証拠に基づく評価であり、詐欺の証明ではありません。このチェックは有料です。

AI-DMS Ultraにおけるセキュリティ監査

Ultraを使用すると、PaperOffice AIはセキュリティ監査において新しい文書すべてをチェックします：1から10までの不正リスクスコア、その理由、および発見事項。領収書と請求書については、サプライヤーのVAT IDがVIESを介してチェックされます。BasicとPremiumにはこの機能は含まれていません。

  • 文書の監査タブには、スコア、理由、および発見事項が表示されます。すべての未解決の発見事項はAnalytics AI → 監査センターにあります。
  • PaperOffice アカウント → 組織 → 文書監査隔離で、ルートアカウントが隔離をオンまたはオフに切り替え、しきい値を設定します。
  • しきい値を超えると、新しいUltra文書がセキュリティ隔離ゾーンに入り、「Quarantäne」タグが付きます：ワークスペースへの書き込み権限を持つ人が解除するまで、編集、移動、ダウンロード、削除はブロックされます。メモ、コメントおよびリーガルホールドは引き続き可能です。
  • VIESによる発見事項はヒントであり、隔離をトリガーすることはありません。スコアは評価であり、証明ではありません。

よくある質問

  • どのティアを選ぶべきですか？請求書、契約書、ケースにはPremiumを。純粋なアーカイブにはBasicを。画像理解またはセキュリティ監査が必要な場合のみUltraを使用します。
  • 異なるティアを使用できますか？ はい。ティアはワークスペースに属します。
  • 電子請求書のチェックは公式検証を置き換えますか？ いいえ。コアルールをカバーしますが、完全なKoSIT検証ではありません。
  • Trust Agentによって原本は変更されますか？ いいえ。コピーにのみマーキングされます。
  • 未確認のレビューはどこにありますか？ Workflow AI → Human In The Loop Tasksの下にあります。