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PaperOffice AIで文書を検索して質問する：完全ガイド

文書概要で検索する

  1. ワークスペースを開きます。
  2. アプリの上部にある検索フィールドを使用してください。ブラウザのページ内検索機能は文書検索ではありません。
  3. 検索結果の名前をクリックして開きます。

検索は組織全体ではなく、開いているワークスペースに適用されます。フィルターとビューは、同じ概要画面のオプションにあります。Webアプリ、デスクトップアプリ、モバイルアプリは同じ文書を検索しますが、ナビゲーションのみが異なります。

検索結果が何も表示されない場合

検索結果が空になる場合、通常は単純な原因があります。次の順序で確認してください。

  1. ワークスペース：アップロードまたはインポートを受け取ったワークスペースに切り替えます。
  2. 処理：コンテンツは処理が完了した後にのみ検索可能になります。大規模なインポートには時間がかかります。
  3. フィルター：オプションのフィルターやグループ化によって検索結果が非表示になることがあります。フィルターをリセットして再度検索してください。
  4. AI-DMSの階層：保存のみのワークスペースではテキスト認識が実行されないため、そのコンテンツは検索できません。
  5. 権限：共有ワークスペースでは、自分のアカウントで閲覧が許可されているものだけが表示されます。

ヘルプ：インポート後およびAI-DMSの階層：Basic、Premium、Ultra。

文書について質問する

PaperOfficeエージェントでは、自分の言葉で文書について質問できます。例：「私の契約書の解約通知期間はどのくらいですか？」エージェントは回答し、出典として使用した文書を一覧表示します。出典をクリックすると文書が開きます。

  1. ドキュメントを開き、1つ以上の文書を選択します。
  2. アクション → エージェントとワークフロー → エージェントに質問を選択するか、Alt+Aでエージェントを開きます。
  3. ソース領域で、エージェントが検索する対象を確認します。ドキュメントを追加またはワークスペースを追加を使用して選択範囲を広げます。
  4. 質問を入力し、回答内の出典をクリックして文書に移動します。

文書フォルダー内では、フォルダとチャットボタンを使用して、そのフォルダー内の文書について質問できます。

  • エージェントは、アクセス権のあるワークスペース内の処理済み文書のみから回答します。インデックス化されていないワークスペースは選択できません。
  • ワークスペースがピン留めされていない場合、エージェントはアクセス可能なすべてのワークスペースを検索します。
  • 出典として最大20件の文書と20件のワークスペースをピン留めできます。
  • エージェントへの質問は有料です。
  • PaperOffice MCPサーバーを通じて、ClaudeまたはChatGPTから文書について質問することもできます。

共同作業：メモ、タスク、メンション

必要な作業を文書に直接記録します。メモはコメントです。タスクには担当者、期限、優先度があります。

  1. 文書を開き、アクティビティタブに移動します。
  2. 新規をクリックし、メモまたはタスクを選択してください。
  3. タスクの場合、誰がこれを完了する必要がありますか？に自分自身、ユーザー、グループ、またはまだ未設定を指定します。期限と優先度を設定し、保存してください。
  4. 質問をする場合は、タスクの質問とコメント欄に記入してください。@を使用して人物やグループをメンションできます。
  5. タスクが完了したら、タスクを完了をクリックします。完了時のコメントを追加することもできます。

メンションされた人には通知が届きます。メンションがない場合、割り当て先と参加者に情報が共有されます。「すべて」「メモ」「タスク」「要アクション」のフィルターを使用して追跡してください。解決済みとしてマークできるコメントスレッドは、APIおよびMCPサーバーを通じて利用可能です。

追跡：アクティビティ、ワークスペース概要、問題解決ツール

  • Analytics AI → アクティビティと処理の下で、アクティビティヒートマップは日別のアップロード数を表示し、ユーザーアクティビティでは選択した期間に誰が何をアップロードしたかを確認できます。エクスポートを使用すると、これらをCSV形式で保存できます。Analytics AIはCorporateプランから利用でき、ロールの権限がある場合にのみ表示されます。
  • ワークスペース概要は、ワークスペースの要約（文書数、トピック、頻出エンティティ、パートナー、最近の文書）を提供します。これはアプリ内のページではなく、APIおよびMCPサーバーを通じて利用可能です。リクエストには課金されます。
  • 問題解決ツールは、あなたのニーズに合った機能を提案します。ヘルプ＆学習 → 問題解決ツールのアカウントメニューから開き、自分の言葉でニーズを説明してください。サインインせずにpaperoffice.aiでも利用可能です。

よくある質問

  • 検索はすべてのワークスペースを対象としていますか？ いいえ。ツールバーの検索は開いているワークスペースに適用されます。PaperOffice エージェントは、アクセス可能な複数のワークスペースまたはすべてのワークスペースを検索できます。
  • アップロードした直後の文書が見つかりません。処理がまだ実行中である可能性があります。処理が完了するまでお待ちください。
  • エージェントは答えをでっち上げますか？ いいえ。エージェントは処理済みの文書に基づいて回答し、使用した文書を表示するため、すべての回答を確認できます。
  • 同僚は私のタスクを見ることができますか？ タスクは文書に紐付いています。割り当て先、参加者、およびメンションされた人に情報が共有されます。