データの保管場所
お客様の文書はスペインのナバラにあるPaperOfficeの自社データセンターに保管・バックアップされます。PaperOfficeはそこで自社サーバーを運用しており、この目的でパブリッククラウドは使用していません。別のリージョンを選択することはできません。契約相手はパンプローナ（ナバラ）に所在するPaperOffice Enterprise Operations, S.L.U.であり、スペイン法が適用されます。
Storage Mountsでお客様自身のストレージを接続できます（BYOS）。その場合、ファイルはお客様のストレージ上で暗号化されたまま保管されます。PaperOfficeは引き続きインデックス、メタデータ、AIの結果を自社データセンターに保持します。監査証拠に基づくアーカイブ（WORM）は、お客様自身のストレージでは利用できません。ファイルがそこで削除可能なままであるためです。
オーナーまたは管理者として、アプリ内のトラストセンターを開き、データ処理契約と技術的・組織的措置を含むコンプライアンスパッケージを作成してください。個人データの処理方法の詳細はプライバシーポリシーに記載されています。
アップロード時およびメール取り込み時のウイルススキャン
PaperOffice AIは、ファイルが保存される前に、すべてのファイルに対してウイルスや脅威のチェックを行います。お客様が設定する必要はありません。
- アップロード中に、ファイルがチェックされていることが表示されます。クリーンなファイルは通常どおり保存されます。
- 感染したファイルは拒否され、保存されません。復元できるウイルス隔離領域はありません。お客様自身のウイルス対策ソフトでファイルを確認し、送信者にクリーンなコピーを依頼してください。
- チェックが一時的に利用できない場合も、安全上の理由からファイルは保存されません。しばらくしてからもう一度お試しください。
- アップロード中にロックが解除されたパスワード保護PDFは、ロック解除後に再度チェックされます。
- メールの添付ファイルやナレッジベースにアップロードするファイルも同様にチェックされます。
このウイルススキャンは、AI-DMS Ultra監査のセキュリティ隔離領域ではありません。セキュリティ隔離領域は、詐欺リスクの高い保存済み文書に適用されるものです。
受信メールは本物か？
PaperOffice AIは、受信メールの信頼性をSPF、DKIM、DMARCなどで自動的にチェックすることはなく、「本物」または「偽物」という判定も行いません。お客様自身で確認するためのツールは用意されています：
- メール取り込みから文書を選択し、アクション → メール → メールの詳細を表示を選択すると、ヘッダー、送信者、受信者が表示されます。
- アクション → メール → 元のメールを開くを使用すると、元のメッセージを確認できます。
- メールがPDFとして存在する場合は、メールエクスポート用の検証プロファイルを使用するTrust Agentで確認してください。隠しコンテンツ、ヘッダー改ざん、編集された画像のみのPDFを検出します。Trust Agentは有料です。
疑わしい場合は、特に銀行口座情報が変更されている場合には、既知の電話番号で送信者に電話してください。
監査証拠に基づくアーカイブ：WORMとリーガルホールド
WORMは文書を監査証拠に基づくものにします。文書タイプと保存期間の詳細はロックされ、変更は必須コメント付きの新しいバージョンとしてのみ行われます。WORMは文書ごとに適用され、元に戻すことはできません。
- 文書を開きます。概要タブに、その文書が改訂安全かどうかが表示されます。
- WORM 保存期間を有効化をクリックします。リビジョンタブが開きます。
- 期間の開始時期を選択します：即時または年末。
- 不可逆的な有効化を確認します。
リーガルホールドは削除ロックであり、例えば訴訟中に使用されます。文書内の法的手続き保全を設定をクリックし、理由を入力して確認します。解除するには解除を使用します。リーガルホールドは、保存期間に関係なく、すべてのバージョンを含めて、削除、移動、名前変更をブロックします。また、WORMがなくても機能します。リーガルホールドを設定または解除できるのは、組織のオーナーと管理者のみです。
- WORMはBusinessワークスペースタイプから利用可能で、お客様自身のストレージ（BYOS）では利用できません。
- WORMの有効化は有料です。
- 監査記録はAnalytics AI → 監査センターにあります。
- PaperOfficeは、ドイツのGoBDなどのルールに準拠したバージョン、チェックサム、アクセスログ、および保持期間を提供します。プロセス全体が十分かどうかは、プロセス文書に基づいて税理士が判断します。
メールで文書を安全に送信
配達証明付きで元のファイルをメールで送信します。受信者は安全なリンクを受け取り、PDFはパスワードで保護され、開封とダウンロードのすべてがログ記録されます。
- ドキュメントを開き、最大10件の文書を選択して アクション → 共有とエクスポート → メールで送信 を選択します。
- 受信者、件名、および個人メッセージを入力します。
- 安全なアクセス で、PDFパスワードをメールまたはSMSで送信するかを選択し、今すぐ送信 をクリックします。
- アクション → 共有とエクスポート → 配信ステータス でステータスを確認します。ここでプロトコルを開き、リンクを取り消すか、メールを再送信できます。
リンクの有効期限は7日間です。各ファイルの取得回数も制限されています。取り消すと、リンクは機能しなくなります。送信、SMS、および配達証明PDFには料金がかかります。セキュリティ隔離中の文書は送信できません。
デバイス、パスキー、および二段階認証
セキュリティセンターにはアカウントのデバイスとセッションが表示されます。チーム & セキュリティ → セキュリティセンター のサイドバーから開きます。
- スマートフォンを追加 でスマートフォンをペアリングします。
- 紛失または売却したスマートフォンをすぐにロックします：登録済みデバイスから見つけ、メニューを開いて すべてのアカウントに対するデバイスロック を選択します。デバイス上のすべてのセッションが終了します。このロックはスマートフォンとタブレットのみ存在し、デバイスの所有者であるアカウントのみがトリガーできます。
- 無効にする はデバイスとの接続のみを解除しますが、削除 はデバイスの記録を永久に削除します。
- Windows Helloなどの内蔵認証機能を持つデバイスでは、同じページのWindows Hello / パスキーでパスキーを設定します。カードはデバイスが対応している場合のみ表示されます。
- サインイン時に、新しいデバイスや通常と異なるネットワークからのアクセスなどの場合、PaperOffice が確認コードを求めることがあります。コードはメールで送信されます。ユーザーに二段階認証用の電話番号が設定されている場合は SMS で送信されます。二段階認証はユーザーごとに ユーザー管理 で有効にします。コードの送信は有料のため、自動チャージが有効になっている必要があります。認証アプリにはまだ対応していません。
- APIキーにはIPホワイトリストがあります。ユーザーまたはグループに対するIP制限は現在効果を持ちません。
よくある質問
- データの保存場所を選択できますか？いいえ。文書はPaperOfficeのスペイン・ナバラにある自前のデータセンターに保存されます。独自のストレージを使用する場合、ファイルはお客様の管理下にあります。
- ウイルススキャンで拒否されたファイルを復元できますか？いいえ。感染したファイルは保存されません。
- PaperOfficeはメールが偽物かどうかを教えてくれますか？いいえ。ヘッダー、送信者、およびメールPDFを確認するためのツールを提供します。
- WORM（書き込み禁止）を解除できますか？いいえ。一時的なロックが必要な場合は法的手続きによる保全（legal hold）を使用してください。
- 安全なメールリンクの有効期限はどのくらいですか？7日間です（それ以前に取り消さない限り）。