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PaperOffice AI 中的合同、截止日期和商业伙伴：完整指南

概述

三项功能协同工作，确保您不会错过截止日期并掌握商业伙伴信息：

  • 合同截止日期：PaperOffice 从合同中读取关键日期，并计算您可以取消的最后一天。
  • Relations AI：PaperOffice 从您的文档中创建组织和人员，并列出他们的截止日期。
  • Knowledge Graph：PaperOffice 通过公司、人员、金额和共享编号将文档连接起来。

这三项功能都需要使用 AI-DMS 处理的文档。合同字段和 Knowledge Graph 需要 Premium 或 Ultra 层级；Basic 不读取这些合同字段，也不创建连接。

合同截止日期：您何时可以取消？

对于合同，PaperOffice 读取关键日期：开始日期、期限、结束日期、通知期、终止点、自动续约和合同类型。基于这些信息，它计算您可以取消的最后一天。

  1. 将合同归档到具有 Premium 或 Ultra 层级的工作区中，并等待处理完成。
  2. 在 概览 选项卡上打开合同。
  3. 阅读 期限 卡片。它显示例如最后取消日及剩余天数。
  4. 使用来源引用检查合同中的相关段落。
  • 这些字段仅针对合同填写，例如修正案、保密协议 (NDA)、数据处理协议、租赁、贷款和雇佣合同以及保险单。
  • 每次打开文档时都会重新计算日期。
  • 如果合同自动续约且错过了截止日期，卡片将显示下一次取消机会。如果没有续约，卡片将显示合同何时到期。
  • 如果缺少所需值（例如通知期），期限 卡片将显示取消提醒所需的信息。
  • 如果合同可以随时取消，则没有固定的最后取消日。

最后取消日的提醒

从合同详情中，Relations AI 为最后取消日创建一个截止日期任务。如果工作区设置“自动创建的截止日期任务提醒”已开启（付费），PaperOffice 将在最后取消日前 30 天和 7 天提醒您。合同到期的提醒继续按以往方式发送。

  • 提前 30 天的提醒以应用内通知和推送通知（如果允许）形式到达；提前 7 天的提醒也通过电子邮件发送。
  • 提醒发送给分配给截止日期任务的人员，否则发送给上传文档的人员。夜间不发送提醒；它们将在次日早上发送。
  • 如果合同自动续约，一旦最后取消日过去，截止日期任务将移至下一次取消机会。
  • 如果缺少所需值或合同可以随时取消，则不会创建提醒。
  • 对于较早归档的合同，一旦文档再次处理，将创建提醒。
  • 如需额外提醒，请在 活动 选项卡上创建一个具有到期日的任务。

您按工作区开启提醒：打开 Document AI → Workspaces，编辑工作区，并在 常规 选项卡上开启自动创建的截止日期任务提醒。默认情况下，该开关处于关闭状态。

Relations AI：公司、人员和截止日期

Relations AI 基于您的文档构建您打交道的公司和人员目录。名称、增值税号、电子邮件、电话和银行详细信息来自文档，每份文档都链接到其所属组织。Relations AI 不是 CRM：没有潜在客户、销售漏斗或销售机会，人员仅从文档中创建。

  1. 使用 AI-DMS 处理您的文档。组织和人员信息将自动出现。
  2. 打开 Relations AI → 组织 或 人员，以查看关联的文档。
  3. 在 Relations AI → 网络 下，您可以看到文档截止日期，例如付款到期日、合同结束日期、重新提交及其他截止日期。

每个检测到的截止日期都会生成一个任务。您可以打开源文档或将任务标记为已完成。对于截止日期早已过期的旧文档以及未检测到截止日期的文档，系统将不会生成任务。

Knowledge Graph：哪些文档属于同一组

Knowledge Graph 通过公司、人员、金额以及共享编号（如发票号、订单号或案件号）将您的文档链接起来。您可以查看哪些文档属于同一笔交易。

  1. 打开 Analytics AI → 文档网络。您可以看到对象及其连接；点击某个对象即可查看其相关文档。在 选项 中，可按对象类型进行筛选，并选择显示的对象数量。Analytics AI 从 Corporate 计划起提供。
  2. 在 文档 中，选择 交易 视图以网络形式查看文档及其连接。时间线 视图则按日期显示文档。
  3. 在 Analytics AI → 发件人地图 下，您可以看到您的发件人所在位置。
  • 如果未显示任何对象，请先使用 AI-DMS Premium 或 Ultra 处理文档。您无需使用 Ultra。
  • 税务、增值税和银行标识符不会用于链接文档，过于频繁出现的数值也不会。
  • 您可以通过 API 或 MCP 服务器以自然语言向图数据库提问，例如从 Claude 发起提问。此功能为付费服务。
  • 外部共享用户无访问权限。团队成员仅能看到其共享的工作区。

常见问题

  • 处理合同截止日期需要哪个版本？Premium 或 Ultra。Basic 无法读取合同字段。
  • 系统会自动提醒吗？仅当工作区中的提醒开关处于开启状态时才会提醒。此为付费功能，默认关闭。
  • 提醒何时发送？在最后一个取消日期的前 30 天和前 7 天发送；合同结束日期的提醒也会继续发送。
  • Relations AI 是 CRM（客户关系管理）系统吗？不是。它是基于您的文档构建的目录，不包含潜在客户或销售漏斗功能。
  • 为什么我的 Knowledge Graph 为空？文档是使用 Basic 处理的，或者尚未处理。