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Document AI 与 AI-DMS 层级：完整指南

文档到达时发生的情况

当文档进入工作区时，PaperOffice AI 分三个步骤处理它：

  1. 读取：AI 文本识别捕获文本和布局，适用于数字 PDF 以及扫描件和照片。在对应层级中，手写体、印章、签名和勾选框也会被识别。
  2. 分类：PaperOffice 识别文档类型，例如发票、合同或送货单，并建议将其归档的位置。
  3. 提取：PaperOffice 返回页眉数据、单个字段、表格和行项目，即使跨页也能提取。每个字段都返回其值、置信度及其在页面上的位置。

处理在上传或导入后于后台运行，并需要一些时间。默认情况下，文档的前 20 页会被处理，最多 40 页。

AI-DMS 层级：Basic、Premium 和 Ultra

文档的处理深度取决于 AI-DMS 层级。该层级属于工作区，而非您的账户。新工作区默认从 Premium 开始。多个工作区可以使用不同的层级，例如 Basic 中的归档和 Premium 中的当前工作。

  • 仅存储：文档被存储而不进行 AI 处理。没有文本识别，也无法在内容中搜索。
  • Basic (IDP Light)：AI 文本识别、全文归档、文档类型和元数据。适合主要通过全文搜索的大型归档库。
  • Premium (IDP Full)：包含 Basic 中的所有功能，加上业务字段、语义搜索、文档之间的关系、实体提取以及 Knowledge Graph。这是发票、合同和案例的典型选择。
  • Ultra (MEGA Vision)：包含 Premium 中的所有功能，加上图像理解和带有欺诈风险评分的安全审计。仅在需要时使用，不作为每个工作区的默认设置。

更高层级会消耗更多的 Credits。详情：AI-DMS 层级：Basic、Premium 和 Ultra。

文档类型和 IDP 代理

文档类型告诉 PaperOffice 它正在处理何种类型的文档。您可以在 Document AI 下管理它们。帮助：什么是文档类型？

如果您需要特定字段，例如成本中心或合同编号，您可以将其保存为 IDP 代理。IDP 代理定义提取哪些字段以及哪些是必填项。帮助：如何创建 IDP 代理？现成的模板可帮助您开始：从模板创建 IDP 代理。

传入发票：每种接收方式一条路径

传入发票以 PDF、扫描件、照片或电子发票形式到达。PaperOffice AI 以相同的流程读取所有这些格式。它们通过上传、导入、连接的邮箱或智能手机进入工作区。

结果包括页眉数据，如供应商、增值税 ID、IBAN、发票号码和日期，以及行项目和总计。计算检查测试行、税率和总计是否一致。每个字段都存储其位置和置信度。审批和后续操作通过工作流代理运行。帮助：如何创建工作流代理？

电子发票：读取和验证

当您归档电子发票（作为 XML 或嵌入 XML 的 PDF）时，PaperOffice 识别格式并直接从 XML 中获取数据。对于 XRechnung、ZUGFeRD、Factur-X、EN 16931 发票和西班牙 Facturae，PaperOffice 还会检查发票是否有效。

  1. 将电子发票上传到工作区并等待处理完成。
  2. 在 文档 中，名称显示为：电子发票有效、电子发票无效或电子发票无法验证。
  3. 打开发票并转到审计选项卡。电子发票协议区块显示验证模块、检查时间以及任何失败的规则。使用下载协议将其保存。

检查涵盖核心 EN 16931 规则，例如必填字段、总额、税务明细、增值税 ID 和 IBAN。它不能替代与 KoSIT 验证器的官方检查。意大利 FatturaPA 发票会被读取但不会进行验证。对于 Facturae，会检测电子签名并标记为存在，但不进行验证。识别和验证在所有 AI-DMS 层级中均可用，包括 Basic。

三向匹配：发票、送货单和采购订单

三向匹配检查发票是否与采购订单和送货单相符。PaperOffice 在文档处理完成后自动运行它。当文档位于同一工作区并带有相同的采购订单参考号时，它们属于同一组。它检查金额、数量和每项物品的价格。

  1. 将采购订单、送货单和发票归档到同一工作区中。
  2. 打开发票，进入审计选项卡并阅读三单匹配模块：匹配成功、存在差异或部分匹配。
  3. 使用打开采购订单或打开交货单跳转到匹配的文档。

如需概览，请打开文档，按采购订单参考进行分组，然后点击匹配详情。如果没有采购订单参考，则无法进行匹配。如果缺少交货单，PaperOffice 仅比较采购订单和发票。一旦找到订单，即可支付该笔款项。

当缺少必填字段时的人工审核

当 IDP 代理无法以置信度提供必填字段，或工作流要求审批时，PaperOffice AI 会停止并请求人工介入。该任务显示在 Workflow AI → Human In The Loop 任务 下。打开该任务，填写缺失的字段或完成审批，然后结束该任务。工作流随后将继续执行后续步骤。在审核期间，文档保留在其工作区中。

Split Agent：将批量扫描拆分为单个文档

您是否将一叠收据扫描成了一个 PDF？Split Agent会将其拆分为单个文档，并将每部分归档到目标工作区。

  1. 打开 Document AI → Split Agent 并点击 创建 Split Agent。
  2. 选择拆分规则：自动（AI）、每文档固定页数、实体分隔符或自定义指令。选择目标工作区并保存。
  3. 在 文档 中，选择 PDF，选择 操作 → 代理与工作流 → Split 并启动代理。

仅对 PDF 进行拆分。如果边界不确定，该任务将显示在“Human In The Loop 任务”下，您可以按页码更正边界。Split Agent是一项付费功能。它不是免费的“拆分 PDF”网络工具，也不是 PaperOffice Classic 的分隔页。

Trust Agent：检查 PDF 是否被篡改

Trust Agent检查 PDF 是否存在技术异常：隐藏文本、不透明区域下的文本、嵌入文件、JavaScript 以及可见内容与文本层之间的差异。结果将作为信任证书存储在文档上。

  1. 打开 Document AI → Trust Agent 并点击 创建 Trust Agent。选择验证配置文件（例如发票或合同）以及层级。
  2. 在 文档 中，选择 PDF，然后选择 操作 → 代理与工作流 → Trust → 使用 Trust Agent 检查。
  3. 使用 查看证书 打开结果。

原始文件保持不变；仅标记副本。如果文件在检查后发生更改，结果将不再适用。结果是一份带有证据的评估，而非欺诈证明。此项检查为付费功能。

AI-DMS Ultra 中的安全审计

通过 Ultra，PaperOffice AI 在安全审计中检查每一份新文档：提供 1 到 10 分的欺诈风险评分，并附带推理过程和发现结果。对于收据和发票，会通过 VIES 检查供应商的增值税 ID。Basic 和 Premium 不包含此项功能。

  • 文档的 审计 选项卡显示评分、推理过程和发现结果。所有未解决的发现结果位于 Analytics AI → 审计中心。
  • 在 PaperOffice 账户 → 组织 → 文档审计隔离区，根账户可以开启或关闭隔离区并设置阈值。
  • 达到阈值后，新的 Ultra 文档将进入安全隔离区并获得标签“Quarantäne”：在拥有该工作区写入权限的人员释放之前，禁止编辑、移动、下载和删除。备注、评论和法律保留仍然可用。
  • VIES 发现结果仅为提示，绝不会触发隔离。评分是一种评估，而非证明。

常见问题解答

  • 我应该选择哪个层级？发票、合同和案例选择 Premium。纯档案选择 Basic。仅在需要图像理解或安全审计时选择 Ultra。
  • 您能否使用不同的层级？可以。该层级归属于工作区。
  • 电子发票检查是否替代了官方验证？否。它仅涵盖核心规则，而非完整的 KoSIT 验证。
  • Trust Agent是否会更改原始文件？否。仅对副本进行标记。
  • 待处理的审核位于何处？在 Workflow AI → Human In The Loop 任务下。