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PaperOffice AI 集成：完整指南

概述：哪种连接适合您

  • 自动化平台（如 n8n、Make 和 Zapier）：通过带有 API 密钥的 REST API 以及 Webhook。n8n 还可以使用 PaperOffice MCP 服务器。
  • ERP 和会计系统：现成的连接用于 Holded 和 JTL-Wawi，将订单、发票和价格作为操作源进行镜像同步。
  • 承运商：现成的连接用于 GLS、DB Schenker 和 DHL，以获取物流状态。
  • 数据服务：增值税号校验、汇率、地理编码和地图，可在应用内或通过 API 使用。

操作源是 Knowledge Base AI 的一部分，该功能从 Plus 套餐起可用。您的聊天或电话代理仅在客户证明其身份后，才会共享订单状态等客户数据。

n8n、Make 和 Zapier

您使用这些工具的标准构建模块：通过 REST API 的 HTTP 请求和 Webhook。

  1. 在 API 密钥页面创建一个密钥，并将其作为 Bearer Token 输入到 HTTP 节点中。
  2. 调用 REST API，例如用于上传或搜索。端点位于 API 文档中。
  3. 要接收结果，请打开 Workflow AI → Workflow Agents，编辑已保存的代理并选择 Webhooks选项卡。
  4. 单击 添加 Webhook 目标，并将来自 n8n、Make 或 Zapier 的 Webhook 地址输入为 目标网址。
  5. 在 触发条件下，选择 运行成功、运行失败或两者兼选。
  • 对于人工审核，您的流程会创建审核任务并等待 Webhook。task.completed 事件将报告决策结果。
  • PaperOffice 的 Webhook 在 X-PaperOffice-Signature 标头中进行签名。请在您的流程中验证签名。
  • 路径、查询参数和标头中允许使用占位符（如 {trigger.pofid}），但主机名中不允许使用。
  • 工作流代理中的 Webhook 目标从 Professional 套餐起可用。每次成功的 Webhook 投递均需付费，API 调用也需付费。

Holded

PaperOffice 从 Holded 读取带有联系信息的销售订单、发票、贷项通知单和产品，并将其作为只读操作源进行镜像同步。仅附件会发送至 Holded，这需要单独的授权同意和具有写入访问权限的单独密钥。

  1. 打开 Knowledge Base AI → 操作来源，单击 添加来源。选择 Holded 作为连接。
  2. 在 连接选项卡上，输入您的 Holded API 密钥。
  3. 可选：为文档选择工作区，并勾选发票、贷项通知单或销售订单。PDF 归档仅涵盖保存后的新文档。
  4. 可选：开启发送至 Holded 的附件功能（付费），并输入具有写入访问权限的 Holded API 密钥。
  5. 在 证明选项卡上，选择客户自我识别的方式，然后保存。

要附加文档，请打开该文档，单击 在 Holded 中附加并确认目标。PaperOffice 通过文档编号查找目标；如果有多个匹配项或无匹配项，则不会发送任何内容。文件大小可达 10 MB，已附加的文档不会再次发送。抓取、归档和附加功能均需付费。

JTL-Wawi

PaperOffice 通过官方 JTL API 从 JTL-Wawi 读取订单、带有追踪号码的送货单以及带有价格的商品。该连接为只读模式；不会更改 JTL-Wawi 中的任何数据。

  1. 打开 Knowledge Base AI → 操作来源，单击 添加来源，并选择 JTL-Wawi 作为连接。
  2. 在连接选项卡上，选择 JTL Cloud 或本地部署的 JTL-Wawi。对于 JTL Cloud，请输入租户 ID；对于本地部署，请输入 HTTPS 地址和应用注册中的 API 密钥。
  3. 输入一个真实的订单号用于预览，并在证明选项卡上选择证明。
  4. 在预览选项卡上，点击预览而不保存，然后保存并通过立即同步启动首次同步。

对于本地部署，JTL-Wawi 需要在标准端口 443 上使用公共 HTTPS 地址；内部地址和 HTTP 被阻止。请与支持团队确认您的账户是否已启用 JTL Cloud。如果连续三次获取失败，源将自动暂停。获取操作需付费。

GLS、DB Schenker 和 DHL 的货运追踪

当客户询问“我的包裹在哪里？”时，PaperOffice 会从 GLS、DB Schenker 或 DHL 获取货运状态。您需要拥有承运商提供的凭据。

  1. 打开Knowledge Base AI → 操作来源，点击添加来源并选择类型GLS（第二阶段）、Schenker（第二阶段）或DHL。
  2. 在连接选项卡上输入您的凭据：对于 GLS，请输入 ShipIT 地址、用户名和密码；对于 DB Schenker，请输入访问密钥；对于 DHL，请输入 API 密钥。
  3. 输入一个真实的追踪号用于预览，选择证明，检查预览并保存。
  4. 在同步选项卡上，点击立即同步。

后续的同步将自动读取现有的追踪号。仅在实际状态变更时，并通过在消息选项卡上开启（默认关闭）后，才会通过短信或电子邮件向客户发送状态消息。短信服务需付费。

数据服务：增值税号、汇率、地理编码和地图

PaperOffice 提供四项数据服务：针对欧盟 VIES 系统的增值税号检查、带转换功能的汇率、地理编码和地图。您可以在所有计划中可用的Data AI Playground中的应用内试用它们，并通过 REST API 或 MCP 连接器在自己的系统中使用它们。API 请求需付费。

  • 增值税号：检查通过 VIES 运行，通过 API 还可批量处理多达 100 个号码。还提供欧盟 27 个国家的增值税率。
  • 使用 AI-DMS Ultra，PaperOffice 会自动针对 VIES 检查每份文档中供应商的增值税号。此项服务需付费。
  • 地理编码：地址转坐标、坐标转地址以及地址建议，通过 API 还可批量处理多达 1,000 个地址。
  • 地图：在Analytics AI → 发件人地图下，一旦 AI-DMS 处理完您的文档，您就可以在地图上查看发件人。Analytics AI 从 Corporate 计划起可用。

常见问题

  • 是否有现成的 n8n 节点？您可以通过 HTTP 请求、Webhook 或其 MCP 客户端连接 n8n。
  • PaperOffice 会更改 Holded 或 JTL-Wawi 中的数据吗？JTL-Wawi 为只读模式。在 Holded 中，仅发送附件，且仅在您通过单独密钥开启此功能时发送。
  • 我的客户无需证明即可查看订单状态吗？不会。代理仅在提供证明后才会共享客户数据。
  • 支持哪些承运商？目前已有针对 GLS、DB Schenker 和 DHL 的现成连接。
  • 我可以一次性检查多个增值税号吗？可以，通过 API 批量处理多达 100 个号码。