您的数据存储位置
您的文档存储在西班牙纳瓦拉地区的 PaperOffice 自有数据中心，并进行备份。PaperOffice 在此运行自己的服务器，不使用任何公共云。您无法选择其他区域。您的签约方是位于纳瓦拉潘普洛纳的 PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U.；适用西班牙法律。
您可以在 Storage Mounts（BYOS，自带存储）下连接自己的存储。文件随后将在您的存储中保持加密状态。PaperOffice 仍将其索引、元数据和 AI 结果保留在其自有数据中心中。由于文件在您的存储中仍可被删除，因此无法在您自己的存储上实现审计合规归档（WORM）。
作为所有者或管理员，请在应用中打开 信任中心，以创建包含数据处理协议以及技术和组织措施的合规包。有关个人数据处理详情的信息请参阅隐私政策。
上传和电子邮件接收时的病毒扫描
PaperOffice AI 在存储之前会对每个文件进行病毒和威胁检查。您无需进行任何设置。
- 在上传过程中，您可以看到文件正在被检查。干净的文件将像往常一样存储。
- 受感染的文件将被拒绝且不会存储。没有可供恢复的病毒隔离区。请使用您自己的防病毒软件检查该文件，并向发送者索取干净副本。
- 如果检查服务短暂不可用，出于安全原因，文件也不会被存储。请稍后重试。
- 在上传期间解锁的受密码保护的 PDF 将在解锁后再次进行检查。
- 电子邮件附件和上传到知识库的文件以相同的方式进行检查。
病毒扫描并非 AI-DMS Ultra 审计的安全隔离区，后者适用于具有高欺诈风险的已存储文档。
传入的电子邮件是否真实？
PaperOffice AI 不会自动检查传入电子邮件的真实性（例如通过 SPF、DKIM 或 DMARC），也不会给出“真实”或“伪造”的判定。您拥有自行检查的工具：
- 从电子邮件接收中选择文档，并选择 操作 → 电子邮件 → 显示邮件详情，以查看标头、发件人和收件人。
- 使用 操作 → 电子邮件 → 打开原始电子邮件 以查看原始消息。
- 如果电子邮件存在 PDF 版本，请使用使用电子邮件导出验证配置文件的 Trust Agent 进行检查。它会查找隐藏内容、标头篡改和仅编辑图像的 PDF。Trust Agent 服务需付费。
如有疑问，请拨打您已知的号码联系发件人，特别是当银行详细信息发生变更时。
审计合规归档：WORM 和法律保留
WORM 使文档具备审计合规性。其文档类型和保留详情随后将被锁定，更改仅作为带有必填注释的新版本发生。WORM 按文档应用且不可撤销。
- 打开文档。概览选项卡显示其是否具有防篡改特性。
- 单击 激活 WORM 保留。修订选项卡将打开。
- 选择期间的开始时间：立即或年底。
- 确认不可撤销的激活。
法律保留是一种删除锁定，例如在法律案件期间。在文档中单击 设置法律保留，输入原因并确认；使用 释放 来撤销它。法律保留会阻止删除、移动和重命名，包括所有版本，无论保留期如何，并且即使没有 WORM 也能工作。只有组织的所有者和管理员才能设置或解除法律保留。
- WORM 从 Business 工作区类型开始可用，且不适用于您自己的存储（BYOS）。
- 激活 WORM 需付费。
- 审计记录位于 Analytics AI → 审计中心。
- PaperOffice 提供版本、校验和、访问日志以及针对德国 GoBD 等规则的保留条款。您的整体流程是否充分，需由您的税务顾问根据流程文档进行判断。
通过电子邮件安全发送文档
您通过电子邮件发送原始文件并附带投递证明。收件人将获得一个安全链接，PDF 文件受密码保护，且每次打开和下载都会被记录。
- 打开文档，选择最多 10 份文档，然后选择操作 → 共享与导出 → 通过电子邮件发送。
- 输入收件人、主题和个人留言。
- 在安全访问下，选择 PDF 密码是通过电子邮件还是短信发送，然后点击立即发送。
- 在操作 → 共享与导出 → 投递状态下检查状态。您可以在那里打开协议、撤销链接或重新发送电子邮件。
链接有效期为 7 天，每个文件只能检索有限次数。撤销后，链接将不再有效。发送、短信和投递证明 PDF 均为付费服务。处于安全隔离区的文档无法发送。
设备、通行密钥和双重身份验证登录
安全中心显示您账户的设备与会话信息。在侧边栏的团队与安全 → 安全中心下打开它。
- 使用添加智能手机配对智能手机。
- 立即锁定丢失或出售的智能手机：在已注册设备中找到它，打开其菜单并选择为所有账户锁定设备。该设备上的所有会话都将结束。此锁定仅适用于智能手机和平板电脑，且只有拥有该设备的账户才能触发它。
- 使失效仅将设备从您的账户断开连接；移除永久删除设备记录。
- 在带有内置身份验证器（如 Windows Hello）的设备上，您可以在同一页面的 Windows Hello / Passkey 下设置通行密钥。仅当设备支持时才会显示该卡片。
- 登录时，PaperOffice 可能会要求您提供确认码，例如在新设备上登录或从不寻常的网络访问时。该验证码将通过电子邮件发送；如果已为用户设置了用于双因素登录的电话号码，则也会通过短信发送。您可以在 用户管理 中为每位用户开启双因素登录功能；此功能需要启用自动续订，因为发送验证码是收费服务。目前尚不支持身份验证器应用。
- API 密钥存在 IP 白名单。针对用户或组的 IP 限制当前无效。
常见问题
- 我可以选择数据存储的位置吗？不可以。文档存储在 PaperOffice 位于西班牙纳瓦拉的数据中心内。使用您自己的存储，文件将保留在您手中。
- 我可以恢复被病毒扫描拒绝的文件吗？不可以。受感染的文件不会被存储。
- PaperOffice 会告诉我邮件是否是伪造的吗？不会。它为您提供检查标头、发件人和电子邮件 PDF 的工具。
- WORM（一次写入多次读取）可以撤销吗？不可以。如果您只需要临时锁定，请使用法律保留。
- 安全电子邮件链接的有效期是多久？7 天，除非您提前撤销它。