Общ преглед
Три функции работят заедно, така че да не пропускате срокове и да поддържате контрол над вашите бизнес партньори:
- Срокове по договори: PaperOffice прочита ключовите дати от договорите и изчислява последния ден, в който можете да анулирате.
- Relations AI: PaperOffice създава организации и лица от вашите документи и изброява техните срокове.
- Knowledge Graph: PaperOffice свързва документи чрез компании, лица, суми и общи номера.
И трите функции изискват документи, обработени с AI-DMS. Полетата за договори и Knowledge Graph изискват ниво Premium или Ultra; Basic не чете тези полета за договори и не създава връзки.
Срокове по договори: кога можете да анулирате?
За договорите PaperOffice прочита ключовите дати: дата на начало, срок, дата на край, срок за предизвестие, точка на прекратяване, автоматично подновяване и тип договор. От тях се изчислява последният ден за анулиране.
- Качете договора в работно пространство с ниво Premium или Ultra и изчакайте докато обработката приключи.
- Отворете договора на раздела Общ преглед.
- Прочетете картата Срокове. Тя показва например последния ден за анулиране с оставащите дни.
- Използвайте препратката към източника, за да проверите съответния пасаж в договора.
- Полетата се попълват само за договори, например допълнения, споразумения за неразгласяване (NDA), споразумения за обработка на данни, наем, лийзинг, заем и трудови договори, както и застрахователни полици.
- Датата се преизчислява всеки път, когато отворите документа.
- Ако договорът се подновява автоматично и срокът е пропуснат, картата показва следващата възможност за анулиране. Без подновяване картата показва кога договорът изтича.
- Ако липсва необходима стойност, например срок за предизвестие, картата Срокове показва какво липсва за напомняне за анулиране.
- Ако договорът може да бъде анулиран по всяко време, няма фиксиран последен ден за анулиране.
Напомняния за последния ден за анулиране
От детайлите на договора Relations AI създава задача за срок за последния ден за анулиране. Ако настройката на работното пространство „Напомняния за срокове на автоматично създадени задачи“ е включена (платена), PaperOffice ви напомня 30 и 7 дни преди последния ден за анулиране. Напомнянето за края на договора продължава както досега.
- Напомнянето 30 дни преди пристига като известие в приложението и като push известие (ако е разрешено); напомнянето 7 дни преди пристига и по имейл.
- То се изпраща на лицето, отговорно за задачата със срока, иначе на лицето, което е качило документа. Няма изпращане на напомняния през нощта; те следват сутринта.
- Ако договорът се подновява автоматично, задачата за срока преминава към следващата възможност за анулиране, след като последният ден за анулиране мине.
- Ако липсва необходима стойност или договорът може да бъде анулиран по всяко време, не се създава напомняне.
- За договори, архивирани по-рано, напомнянето се създава след като документът бъде обработен отново.
- За допълнителни напомняния създайте задача със срок на раздела Дейности.
Включвате напомнянията за всяко работно пространство: отворете Document AI → Workspaces, редактирайте работното пространство и на раздела Общи включете напомнянията за срокове на автоматично създадени задачи. Превключвателят е изключен по подразбиране.
Relations AI: компании, лица и срокове
Relations AI създава регистър на компаниите и лицата, с които работите, базиран на вашите документи. Име, ДДС номер, имейл, телефон и банкови данни идват от документите и всеки документ е свързан със съответната организация. Relations AI не е CRM: няма лидове, фуния или продажбени възможности и лица се създават само от документи.
- Обработвайте вашите документи с AI-DMS. Организациите и хората се появяват автоматично.
- Отворете Relations AI → Организации или Хора, за да видите свързаните документи.
- В раздела Relations AI → Мрежа виждате сроковете на документите, като падежи за плащане, край на договорите, повторно подаване и други срокове.
Всеки установен срок създава задача. Вие отваряте изходния документ или маркирате задачата като изпълнена. Старите документи, чийто срок е изтекъл отдавна, не получават задача, както и документите без установен срок.
Knowledge Graph: кои документи принадлежат заедно
Knowledge Graph свързва вашите документи чрез компании, хора, суми и общи номера като фактури, поръчки или дела. Вие виждате кои документи принадлежат към една транзакция.
- Отворете Analytics AI → Мрежа от документи. Вие виждате обектите и техните връзки; кликнете върху обект, за да видите неговите документи. Под Опции филтрирайте по тип обект и изберете колко обекта да бъдат показани. Analytics AI е налична от план Corporate.
- В раздела Документи изберете изгледа Транзакции, за да видите документите и техните връзки като мрежа. Изгледът Времева линия показва документите по дата.
- В раздела Analytics AI → Карта на подателите виждате къде се намират вашите изпращачи.
- Ако не се показват обекти, първо обработете документите с AI-DMS Premium или Ultra. Не ви е необходим Ultra.
- Данъчните, ДДС и банковите идентификатори никога не свързват документи, както и много често срещаните стойности.
- Можете да задавате въпроси към графа с вашите собствени думи чрез API или MCP сървъра, например от Claude. Това е платена услуга.
- Потребителите на външни споделени ресурси нямат достъп. Членовете на екипа виждат само своите споделени работни пространства.
Често задавани въпроси
- Коя тарифа ми е необходима за сроковете на договорите? Premium или Ultra. Basic не чете полетата на договора.
- Ще получавам ли автоматични напомняния? Само ако превключвателят за напомняне е включен в работното пространство. Това е платена услуга и по подразбиране е изключена.
- Кога пристигат напомнянията? 30 и 7 дни преди последния ден за анулиране; напомнянето за края на договора също продължава.
- Дали Relations AI е CRM? Не. Това е регистър, изграден от вашите документи, без лидове или фуния на продажбите.
- Защо моят Knowledge Graph е празен? Документите бяха обработени с Basic или все още не са обработени.