Какво се случва при пристигане на документ
Когато документ пристигне в работно пространство, PaperOffice AI го обработва в три стъпки:
- Четене: AI текстовото разпознаване улавя текст и оформление, както за дигитални PDF файлове, така и за сканирания и снимки. При съответстващото ниво се разпознават също ръкописен текст, печати, подписи и отметнати полета.
- Класификация: PaperOffice разпознава типа на документа, например фактура, договор или товарителница, и предлага къде да го архивира.
- Извличане: PaperOffice връща данни от заглавната част, отделни полета, таблици и реда на фактурата, също така през множество страници. Всяко поле се връща със своята стойност, увереност и позиция на страницата.
Обработката протича във фонов режим след качване или импортиране и отнема известно време. По подразбиране се обработват първите 20 страници на документ, най-много 40.
AI-DMS нивата: Basic, Premium и Ultra
Дълбочината на обработка на документ зависи от AI-DMS нивото. Нивото принадлежи към работното пространство, а не към Вашия акаунт. Новите работни пространства започват с Premium. Няколко работни пространства могат да използват различни нива, например архив в Basic и текуща работа в Premium.
- Само съхранение: документите се съхраняват без AI обработка. Няма текстово разпознаване и няма търсене в съдържанието.
- Basic (IDP Light): AI текстово разпознаване, пълнотекстов архив, тип на документа и метаданни. Подходящо за големи архиви, които основно се търсят чрез пълнотекстово търсене.
- Premium (IDP Full): всичко в Basic плюс бизнес полета, семантично търсене, връзки между документите, извличане на сущности и Knowledge Graph. Типичният избор за фактури, договори и дела.
- Ultra (MEGA Vision): всичко в Premium плюс разбиране на изображения и сигурностен одит с оценка на риска от измама. Само когато имате нужда от него, а не като подразбиране за всяко работно пространство.
По-високите нива консумират повече Credits. Детайли: AI-DMS нива: Basic, Premium и Ultra.
Типове документи и IDP агенти
Типовете документи казват на PaperOffice с какъв вид документ има работа. Вие ги управлявате под Document AI. Помощ: Какво са типовете документи?
Ако имате нужда от специфични полета, например разходен център или номер на договор, Вие ги запазвате като IDP агент. IDP агент дефинира кои полета се извличат и кои от тях са задължителни. Помощ: Как създавам IDP агент? Готови шаблони Ви помагат да започнете: Създаване на IDP агенти от шаблони.
Входящи фактури: един път за всяко получаване
Входящите фактури пристигат като PDF, сканиране, снимка или електронна фактура. PaperOffice AI ги чете всички по един и същ поток. Те достигат до работното пространство чрез качване, импортиране, свързана пощенска кутия или смартфон.
Резултатът обхваща данни от заглавната част като доставчик, ДДС номер, IBAN, номер на фактура и дата, плюс реда на фактурата и общите суми. Проверка на изчисленията тества дали редовете, данъчните ставки и общата сума съвпадат. Всяко поле се съхранява със своето местоположение и увереност. Утвърждаването и последващите действия протичат чрез Workflow Agent. Помощ: Как да създам Workflow Agent?
Електронни фактури: четене и валидиране
Когато архивирате електронна фактура, като XML или като PDF с вграден XML, PaperOffice разпознава формата и взема данните директно от XML. За XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, фактури по EN 16931 и испанска Facturae, PaperOffice също проверява дали фактурата е валидна.
- Качете електронната фактура в работно пространство и изчакайте докато обработката приключи.
- В Документи името показва: Електронна фактура валидна, Електронна фактура невалидна или Електронна фактура непроверима.
- Отворете фактурата и отидете на раздела Аудит. Блокът Протокол за електронна фактура показва модула за валидация, времето на проверката и всички неуспешни правила. Използвайте Протокол за изтегляне, за да го запазите.
Проверката обхваща основните правила на EN 16931, например задължителни полета, общи суми, данъчна разбивка, ДДС идентификационен номер и IBAN. Тя не заменя официална проверка с валидатора на KoSIT. Италианските фактури FatturaPA се четат, но не се валидират. За Facturae се открива електронен подпис и се маркира като наличен, но не се проверява. Разпознаването и валидирането работят във всички нива на AI-DMS, включително Basic.
Тристранно съответствие: фактура, товарителница и поръчка за покупка
Тристранното съответствие проверява дали фактурата съвпада с поръчката за покупка и товарителницата. PaperOffice я изпълнява автоматично веднага след приключване на обработката на документа. Документите се считат за свързани, когато се намират в едно и също работно пространство и носят еднаква препратка към поръчката за покупка. Проверяват се суми, количества и цени за всеки артикул.
- Архивирайте поръчката за покупка, товарителницата и фактурата в едно и също работно пространство.
- Отворете фактурата, преминете към раздела Аудит и прочетете блока Тристранно съвпадение: Съвпадение OK, Варияция или Частично съвпадение.
- Използвайте Отворете поръчка или Отворете доставъчна бележка, за да преминете към съпоставения документ.
За преглед отворете Документи, групирайте по референция на поръчка за покупка и кликнете върху Детайли на съвпадението. Без референция на поръчка за покупка няма съвпадение. Ако товарителницата липсва, PaperOffice сравнява само поръчката за покупка и фактурата. Съвпадението се заплаща, след като бъде открита поръчка.
Човешки преглед при липса на задължително поле
PaperOffice AI спира и пита човек, когато агент за IDP не може да предостави задължително поле с достатъчна увереност или когато работният поток изисква одобрение. Задачата се появява в раздела Workflow AI → Human In The Loop задачи. Отворете задачата, попълнете липсващото поле или одобрението и завършете задачата. Работният поток след това продължава със следващите си стъпки. Документът остава в работното си пространство по време на прегледа.
Split Agent: разделяне на пакетно сканиране на отделни документи
Сканирахте ли купчина разписки в един PDF? Split Agent го отделя на отделни документи и архивира всяка част в целевото работно пространство.
- Отворете Document AI → Split Agent и кликнете върху Създаване на Split Agent.
- Изберете Правило за разделяне: Автоматично (AI), Фиксиран брой страници на документ, Разделител на обекти или Персонализирана инструкция. Изберете целевото работно пространство и запазете.
- В Документи изберете PDF, изберете Действия → Агенти и работни потоци → Split и стартирайте агента.
Само PDF файлове се разделят. Ако границата е несигурна, задачата се появява в Human In The Loop задачи, където можете да коригирате границата по номер на страница. Split Agent е платена услуга. Той не е безплатният уеб инструмент „Раздели PDF“ и не са разделителните листи на PaperOffice Classic.
Trust Agent: проверка на PDF файлове за фалшифициране
Trust Agent проверява PDF файловете за технически аномалии: скрит текст, текст под непрозрачна област, вградени файлове, JavaScript и разлики между видимото съдържание и текстовия слой. Резултатът се съхранява като сертификат за доверие върху документа.
- Отворете Document AI → Trust Agent и кликнете върху Създаване на Trust Agent. Изберете профила за проверка, например Фактура или Договор, и нивото.
- В Документи изберете PDF файловете и изберете Действия → Агенти и работни потоци → Trust → Проверете с Trust Agent.
- Отворете резултата с Преглед на сертификат.
Оригиналът остава непроменен; маркира се само копие. Ако файлът се промени след проверката, резултатът вече не е валиден. Резултатът е оценка с доказателства, а не доказателство за измама. Проверката е платена.
Сигурностен одит в AI-DMS Ultra
С Ultra, PaperOffice AI проверява всеки нов документ в сигурностен одит: оценка на риска от измама от 1 до 10 с обосновка и установени факти. За разписки и фактури се проверява ДДС идентификационният номер на доставчика чрез VIES. Basic и Premium не включват това.
- Разделът Аудит на документ показва оценката, обосновката и установените факти. Всички отворени установени факти са в раздела Analytics AI → Център за одит.
- В PaperOffice Акаунт → Организация → Карантинен одит на документи основният акаунт включва или изключва карантината и задава прага.
- От прага нов Ultra документ попада в сигурностна карантина и получава етикета „Quarantäne“: редактирането, преместването, изтеглянето и изтриването са блокирани, докато не го освободи някой с право на запис в работното пространство. Бележките, коментарите и правната задръжка (legal hold) остават възможни.
- Установен факт от VIES е подсказка и никога не предизвиква карантина. Оценката е оценка, а не доказателство.
Често задавани въпроси
- Кое ниво трябва да избера? Premium за фактури, договори и случаи. Basic за чисти архиви. Ultra само когато имате нужда от разбиране на изображения или сигурностен одит.
- Мога ли да използвам различни нива? Да. Нивото принадлежи към работното пространство.
- Проверката на е-фактура заменя ли официалната валидация? Не. Тя покрива основните правила, а не пълната KoSIT валидация.
- Оригиналът се променя от Trust Agent? Не. Маркира се само копие.
- Къде са отворените прегледи? В Workflow AI → Human In The Loop задачи.