Търсене в прегледа на документите
- Отворете работно пространство.
- Използвайте полето за търсене в горната част на приложението. Функцията за намиране в страницата на браузъра не е търсене в документа.
- Отворете резултат от търсенето, като кликнете върху името му.
Търсенето се прилага към отвореното работно пространство, а не към цялата организация. Филтрите и изгледите се намират под Опции в същия преглед. Уеб приложението, десктоп приложението и мобилното приложение търсят едни и същи документи; различава се само навигацията.
Когато търсенето не връща резултати
Празен резултат от търсенето обикновено има проста причина. Проверете в следния ред:
- Работното пространство: превключете към работното пространство, в което е извършено качването или импортирането.
- Обработка: съдържанието може да бъде намерено едва след като обработката приключи. Големите импорти отнемат повече време.
- Филтри: филтър или групиране под Опции може да скрие резултатите. Нулирайте филтъра и търсете отново.
- Ниво на AI-DMS: работно пространство с Само съхранение не изпълнява разпознаване на текст, така че неговото съдържание не може да се търси.
- Разрешения: във споделено работно пространство виждате само това, което вашият акаунт има право да вижда.
Помощ: След импортиране и Нива на AI-DMS: Basic, Premium и Ultra.
Задаване на въпроси относно вашите документи
В агента PaperOffice задавате въпроси относно вашите документи с думите си, например: „Какви са сроковете за предупреждение в моите договори?“ Агентът отговаря и изброява документите, използвани като източници. Кликването върху източник отваря документа.
- Отворете Документи и изберете един или повече документи.
- Изберете Действия → Агенти и работни потоци → Попитайте агента или отворете агента с Alt+A.
- В областта Източници проверете какво ще търси агентът. Използвайте Добавете документ или Добавяне на работно пространство, за да разширите избора.
- Задайте въпроса си и кликнете върху източник в отговора, за да преминете към документа.
В рамките на папка с документи бутонът Чат с папка задава въпроси относно документите в тази папка.
- Агентът отговаря само на базата на обработени документи в работни пространства, до които имате достъп. Работни пространства, които не са индексирани, не могат да бъдат избрани.
- Ако няма закрепено работно пространство, агентът търси във всички работни пространства, до които имате достъп.
- Можете да закрепите до 20 документа и 20 работни пространства като източници.
- Въпросите към агента са платени.
- Можете също да задавате въпроси относно вашите документи от Claude или ChatGPT чрез сървъра MCP PaperOffice.
Съвместна работа: бележки, задачи и споменавания
Записвате директно върху документа какво трябва да се случи. Бележката е забележка. Задачата има изпълнител, крайна дата и приоритет.
- Отворете документа и отидете на раздела Дейности.
- Кликнете върху Нов и изберете Забележка или Задача.
- За задача задайте Кой трябва да изпълни това?: Вие, потребител, група или все още никой. Задайте крайния срок и приоритета и запазете.
- За да зададете въпрос, напишете го в задачата под Въпроси и коментари. Използвайте @, за да споменете лице или група.
- Когато задачата е завършена, кликнете върху Завърши задача. Можете да добавите коментар за приключване.
Лицата, които споменавате, получават известие. Без споменаване, изпълнителите и участниците са информирани. Използвайте филтрите Всички, Забележки, Задачи и Изисква действие, за да следите напредъка. Нишки с коментари, които могат да бъдат маркирани като разрешени, са налични чрез API и MCP сървъра.
Следене: дейност, кратък преглед на работното пространство и Решавач на проблеми
- Под Analytics AI → Активност и обработка, топлинната карта на дейността показва качванията на ден, а потребителската дейност показва кой какво е качил в избран период. С Експортиране запазвате и двете като CSV. Analytics AI е налична от план Corporate и я виждате само ако вашата роля го позволява.
- Краткият преглед на работното пространство обобщава работното пространство: брой документи, теми, често срещани сущности, партньори и последни документи. Той е наличен чрез API и MCP сървъра, а не като страница в приложението. Заявките са платени.
- Решавачът на проблеми предлага функции, които отговарят на Вашите нужди. Отворете го в менюто за акаунт под Помощ & Обучение → Решавач на проблеми и опишете Вашата нужда със свои думи. Той е също наличен на paperoffice.ai без вписване.
Често задавани въпроси
- Обхваща ли търсенето всички работни пространства? Не. Търсенето в лентата с инструменти се прилага за отвореното работно пространство. Агентът PaperOffice може да търси в няколко или във всички работни пространства, до които Вие имате достъп.
- Защо не мога да намеря документ, който току-що качих? Вероятно обработката все още е в ход. Изчакайте да приключи.
- Изобретява ли агентът отговори? Той отговаря въз основа на Вашите обработени документи и показва документите, които е използвал, така че Вие можете да проверите всеки отговор.
- Колегите могат ли да видят моите задачи? Задачите принадлежат към документа. Изпълнителите, участниците и споменатите лица са информирани.