Какво е PaperOffice AI
PaperOffice AI е текущият продукт на PaperOffice. Той комбинира управление на документи, Document AI, работни процеси и агенти в една организация. Използвате го в браузър, като десктоп приложение и на смартфон. PaperOffice AI не е PaperOffice Classic DMS: Classic е различен продукт със собствена помощ.
Всичко в PaperOffice AI принадлежи на организация. Организацията има един основен акаунт (собственикът) и произволен брой потребители. Документите се съхраняват в работни пространства. Всяко действие, което използва AI, обработка на документи или API, консумира Credits от споделения пул на организацията.
Приложението е достъпно на 21 езика. Езикът на интерфейса е част от адреса, например /en/ или /de/.
Стъпка 1: Регистрирайте се или впишете
Отворете app.paperoffice.ai в браузър или стартирайте десктоп приложението.
- Вече имате акаунт: изберете Вход, въведете вашето потребителско име, а след това паролата си.
- Забравили сте паролата си: на страницата за вписване, Забравена парола? се появява след полето за потребителско име. Линкът за нулиране се изпраща до съхранения имейл адрес.
- Вие сте нов: изберете Създайте безплатен акаунт. Регистрацията създава нова организация, а вашият акаунт става нейният основен акаунт.
- Някой ви е поканил: използвайте линка за покана от имейла, а не публичната регистрация. По този начин се присъединявате към съществуващата организация.
След първото вписване, водената настройка на /bg/paperoffice-account/getting-started ви помага с първите стъпки.
Стъпка 2: Решете къде се съхраняват оригиналите ви
По подразбиране, PaperOffice AI съхранява вашите документи в PaperOffice EU център за данни. Не е необходимо да настройвате нищо за това.
Ако оригиналите ви трябва да останат във вашето собствено хранилище, например NAS, използвайте собственото си хранилище (BYOS). В този случай създайте монтирането на хранилището преди работното пространство, защото режимът на съхранение на работно пространство не може да се промени след запазване. Помощ: Как да свържа NAS като монтиране на хранилище?
Стъпка 3: Създайте вашето първо работно пространство
Работното пространство е контейнер за документи, папки и обработка. Една организация може да има няколко работни пространства, например едно за счетоводство и едно за договори.
- Отворете Document AI, а след това Workspaces.
- Кликнете върху Нов Workspace.
- Въведете име и запажете стойностите по подразбиране, ако не сте сигурни: тип на работното пространство Business, AI-DMS Premium и съхранение в PaperOffice EU център за данни.
- Потвърдете с Създаване на Workspace.
Нивото на AI-DMS определя колко дълбоко се обработват документите в това работно пространство. Premium е типичният избор за фактури, договори и дела. Basic е достатъчно за архив, който търсите чрез пълен текст. Детайли: Нива на AI-DMS: Basic, Premium и Ultra.
Стъпка 4: Добавете документи
Има няколко начина да внесете документи в работно пространство. Изберете този, който отговаря на вашата ситуация:
- Единични файлове: качете ги в работното пространство. Помощ: Добавете документ.
- Съществуващ архив като ZIP файл или от монтиране на хранилище: използвайте импортирането. Помощ: Как да импортирам данни в работни пространства?
- Документи, които пристигат по имейл: свържете пощенска кутия. Помощ: Как да свържа пощенска кутия?
- Хартиени документи на място: сканирайте с мрежов скенер или със смартфона си (вижте раздела за мобилното приложение по-долу).
Искате да преминете от PaperOffice Classic? Преходът има собствено ръководство: От PaperOffice Classic към PaperOffice AI.
Стъпка 5: Изчакайте обработката и след това извършете търсене
След качване или импортиране PaperOffice AI обработва всеки документ във фонов режим: той прочита текста, разпознава типа на документа и извлича полетата в зависимост от нивото на AI-DMS. Това отнема известно време, особено при големи импорти. По подразбиране тръбата обработва първите 20 страници на документ, най-много 40.
След като обработката приключи, откривайте документи чрез търсене. Ако търсенето не върне резултати, обикновено документът все още се обработва или се намира в работно пространство, което не виждате. Помощ: След импортиране и Търсенето не връща нищо.
Уеб приложение, десктоп приложение и мобилно приложение
Уеб приложението и десктоп приложението споделят един и същ интерфейс. Всичко, което можете да направите в браузъра, работи и в десктоп приложението, включително настройки на организацията, фактуриране и управление на потребители. Десктоп приложението може също да се инсталира от браузъра като приложение (PWA); това е същото PaperOffice AI, а не втори продукт.
Мобилното приложение е версията за смартфони. То работи като Progressive Web App на iOS и Android и използва една и съща организация и една и същи работни пространства. Можете да свържете телефона си по два начина:
- От десктопа: отворете Център за сигурност, изберете Добавяне на смартфон и сканирайте QR кода с телефона си.
- На телефона: отворете app.paperoffice.ai в браузъра, влезте в системата и добавете страницата към началния си екран, ако желаете.
На смартфона можете да сканирате документи с камерата, да качвате съществуващи файлове и да поставяте документи в опашка, когато няма мрежа. Изберете работното пространство преди сканиране; файлът ще попадне там. Настройките на организацията, фактурирането, управлението на потребители и изтриването на акаунт не са част от мобилното приложение. Използвайте уеб или десктоп приложението за тези цели.
Настройки на организацията
Настройките на организацията са в уеб и десктоп приложението: отворете областта Акаунт и след това Настройки. Там ще намерите профила на организацията, регионалните настройки, кошчето и други. Само акаунтът на root вижда Изтриване на акаунт.
Кой е root и какво могат да правят потребителите: Root акаунт и потребители. Поканете колеги: Покана на потребител.
Credits и фактуриране накратко
PaperOffice AI фактурира според използването, а не на потребител. Обработката, AI функциите и API консумират Credits от споделения пул на организацията. Вашият план включва месечни кредити; използването над това преминава през портфейла. Безплатният план включва еднократни стартови кредити. Детайлите са в ръководството за фактуриране и Credits: Какво са Credits?
Помощ и поддръжка
- Статиите за помощ са налични без влизане в системата в портала PaperOffice.
- Тикетите за поддръжка се създават в приложението PaperOffice AI. Помощ: Тикети за поддръжка в PaperOffice AI.
- Изтрийте акаунта си: Как да изтрия моя PaperOffice акаунт?
Често задавани въпроси
- Трябва ли ми собствен сървър? Не. По подразбиране документите ви се съхраняват в EU центъра на данни на PaperOffice. Собственото ви съхранение е по избор.
- Кое ниво на AI-DMS да избера? Започнете с Premium. Можете да използвате различни нива в различни работни пространства.
- Мога ли да променя режима на съхранение по-късно? Не. Центърът на данни или собственото съхранение са фиксирани, когато запазвате работното пространство.
- Десктоп приложението ли е различен продукт? Не. То е същото PaperOffice AI като в браузъра.
- PaperOffice AI ли е същото като PaperOffice Classic? Не. Classic е различен продукт със собствена помощ.