Overview 1 Минимално време за четене

Интеграции в PaperOffice AI: пълното ръководство

Преглед: коя връзка е подходяща

  • Платформи за автоматизация като n8n, Make и Zapier: чрез REST API с API ключ и чрез уебхукове. n8n може също да използва сървъра PaperOffice MCP.
  • ERP и счетоводни системи: готови връзки за Holded и JTL-Wawi, които копират поръчки, фактури и цени като оперативен източник.
  • Превозвачи: готови връзки за GLS, DB Schenker и DHL, които извличат статуса на пратката.
  • Услуги за данни: проверка на ДДС номер, валутни курсове, геокодиране и карти, в приложението и чрез API.

Оперативните източници са част от Knowledge Base AI, който е наличен от плана Plus. Вашият чат или телефонен агент споделя данни за клиента, като статус на поръчката, само след като клиентът е доказал самоличността си.

n8n, Make и Zapier

Вие използвате стандартните градивни елементи на тези инструменти: HTTP заявки към REST API и уебхукове.

  1. Създайте ключ на страницата API ключове и го въведете в HTTP възела като bearer token.
  2. Извикайте REST API, например за качване или търсене. Ендпоинтите са в API документация.
  3. За да получите резултати, отворете Workflow AI → Workflow Agents, редактирайте запазен агент и изберете раздела Уебхукове.
  4. Кликнете върху Добавяне на цел на уебхук и въведете адреса на уебхука от n8n, Make или Zapier като Целеви URL адрес.
  5. Под Изпращане при, изберете Успешно изпълнение, Неуспешно изпълнение или и двете.
  • За човешки преглед, вашият поток създава задача за преглед и чака уебхук. Събитието task.completed съобщава решението.
  • Уебхуковете от PaperOffice са подписани в заглавката X-PaperOffice-Signature. Проверете подписа във вашия поток.
  • Плейсхолдъри като {trigger.pofid} са разрешени в пътя, заявката и заглавките, но не и в името на хоста.
  • Уебхук целевите обекти във workflow агентите са налични от плана Professional. Всяка успешна доставка на уебхук се заплаща, а API извикванията също се заплащат.

Holded

PaperOffice чете продажните поръчки с контактни данни, фактури, кредитни известия и продукти от Holded и ги копира като оперативен източник. Копието е само за четене. Само прикачените файлове отиват към Holded, с отделно съгласие и отделен ключ с достъп за писане.

  1. Отворете Knowledge Base AI → Оперативни източници и кликнете върху Добавяне на източник. Изберете Holded като връзка.
  2. На раздела Връзка, въведете вашия Holded API ключ.
  3. По желание: изберете работно пространство за документите и отметнете фактури, кредитни известия или продажни поръчки. Архивирането на PDF покрива само нови документи след запазване.
  4. По желание: включете изпращането на прикачени файлове към Holded (платено) и въведете Holded API ключа с достъп за писане.
  5. На раздела Доказателство, изберете как клиентите удостоверяват самоличността си, и запазете.

За да прикачите документ, отворете го, кликнете върху Прикачване в Holded и потвърдете целевия обект. PaperOffice намира целевия обект по номер на документа; при няколко съвпадения или липса на такива, нищо не се изпраща. Файловете могат да бъдат до 10 MB, а прикачените документи не се изпращат отново. Извличанията, архивирането и прикачването са платени.

JTL-Wawi

PaperOffice чете поръчки, доставни бележки с номера за проследяване и артикули с цени от JTL-Wawi чрез официалния JTL API. Връзката е само за четене; нищо не се променя в JTL-Wawi.

  1. Отворете Knowledge Base AI → Оперативни източници, кликнете върху Добавяне на източник и изберете JTL-Wawi като връзка.
  2. В раздела Връзка изберете JTL Cloud или JTL-Wawi на място. За JTL Cloud въведете идентификатора на наемателя; на място въведете HTTPS адреса и API ключа от регистрацията на приложението.
  3. Въведете реален номер на поръчка за прегледа и изберете начина на потвърждение в раздела Доказателство.
  4. В раздела Преглед щракнете върху Предварителен преглед без запазване, след което запазете и стартирайте първата синхронизация с Синхронизиране сега.

На място JTL-Wawi се нуждае от публичен HTTPS адрес на стандартния порт 443; вътрешните адреси и HTTP са блокирани. Моля, проверете с поддръжката дали JTL Cloud вече е активиран за Вашия акаунт. След три неуспешни извличания подред източникът автоматично спира. Извличанията са платени.

Проследяване на пратки с GLS, DB Schenker и DHL

Когато клиентите попитат „Къде е моята пратка?“, PaperOffice извлича статуса на пратката от GLS, DB Schenker или DHL. Нужни са Ви собствени идентификационни данни при превозвача.

  1. Отворете Knowledge Base AI → Оперативни източници, щракнете върху Добавяне на източник и изберете типа GLS (фаза 2), Schenker (фаза 2) или DHL.
  2. В раздела Връзка въведете Вашите идентификационни данни: за GLS адреса на ShipIT, потребителското име и паролата, за DB Schenker ключа за достъп, за DHL API ключа.
  3. Въведете реален номер за проследяване за прегледа, изберете начина на потвърждение, проверете прегледа и запазете.
  4. В раздела Синхронизиране щракнете върху Синхронизиране сега.

По-късните синхронизации сами прочитат съществуващите номера за проследяване. Съобщенията за статус към клиентите чрез SMS или имейл се изпращат само при реална промяна на статуса и само ако ги включите в раздела Съобщения; по подразбиране това е изключено. SMS съобщенията са платени.

Услуги за данни: ДДС номер, валутни курсове, геокодиране и карти

PaperOffice предлага четири услуги за данни: проверки на ДДС номер спрямо системата VIES на ЕС, валутни курсове с конвертиране, геокодиране и карти. Можете да ги изпробвате в приложението в Data AI Playground, който е наличен във всички планове, и да ги използвате в собствените си системи чрез REST API или MCP конектора. Заявките към API са платени.

  • ДДС номер: проверката се извършва спрямо VIES, а чрез API също и на партиди до 100 номера. Налични са и ДДС ставките за 27-те държави от ЕС.
  • С AI-DMS Ultra PaperOffice автоматично проверява ДДС номера на доставчика спрямо VIES за всеки документ. Това е платено.
  • Геокодиране: адрес към координати, координати към адрес и предложения за адреси, чрез API също и на партиди до 1 000 адреса.
  • Карти: под Analytics AI → Карта на подателите виждате подателите на Вашите документи на карта, след като AI-DMS ги е обработил. Analytics AI е наличен от плана Corporate.

Често задавани въпроси

  • Има ли готов n8n възел? Свързвате n8n чрез HTTP заявки, уебхукове или неговия MCP клиент.
  • Променя ли PaperOffice данни в Holded или JTL-Wawi? JTL-Wawi е само за четене. В Holded се изпращат само прикачени файлове и то само ако включите това с отделен ключ.
  • Виждат ли моите клиенти статуса на поръчката си без потвърждение? Не. Агентът споделя клиентски данни само след потвърждение.
  • Кои превозвачи се поддържат? Готови връзки съществуват в момента за GLS, DB Schenker и DHL.
  • Мога ли да проверя много ДДС номера наведнъж? Да, чрез API на партиди до 100 номера.