Къде се съхраняват вашите данни
Вашите документи се съхраняват и архивират в Испания, в собствения дата център на PaperOffice в Навара. PaperOffice оперира със собствени сървъри там и не използва публичен облак за тази цел. Не можете да изберете друг регион. Вашата договорна страна е PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., със седалище в Памплона, Навара; прилага се испанското законодателство.
Можете да свържете собствено хранилище под Storage Mounts (BYOS). Файловете остават криптирани във вашето хранилище. PaperOffice все пак запазва индекса, метаданните и резултатите от AI в собственото си дата център. Одитируемото архивиране (WORM) не е налично във вашето собствено хранилище, тъй като файлът остава възможен за изтриване там.
Като собственик или администратор отворете Център за доверие в приложението, за да създадете пакета за съответствие с договора за обработка на данни и техническите и организационните мерки. Детайли относно обработката на лични данни са в политиката за поверителност.
Сканиране за вируси при качване и получаване на имейли
PaperOffice AI проверява всеки файл за вируси и заплахи, преди той да бъде съхранен. Не е необходимо да настройвате нищо.
- По време на качването виждате, че файлът се проверява. Чистият файл се съхранява както обикновено.
- Заразен файл се отхвърля и не се съхранява. Няма карантина за вируси, от която да го възстановите. Проверете файла със собствения си антивирусен софтуер и поискайте чисто копие от изпращача.
- Ако проверката е временно недостъпна, файлът също не се съхранява, поради съображения за безопасност. Опитайте отново скоро.
- PDF файл, защитен с парола, който се отключва по време на качването, се проверява отново след отключването.
- Прикачените файлове към имейли и файловете, които качвате в база данни за знания (knowledge base), се проверяват по същия начин.
Сканирането за вируси не е карантината за сигурност на AI-DMS Ultra, която се прилага за съхранявани документи с висок риск от измама.
Дали входящият имейл е автентичен?
PaperOffice AI не проверява автоматично входящите имейли за автентичност, например чрез SPF, DKIM или DMARC, и не дава присъда „автентичен“ или „фалшив“. Имате инструменти, с които да проверите сами:
- Изберете документ от входящите имейли и изберете Действия → Имейл → Покажете детайли за имейла, за да видите заглавката, изпращача и получателите.
- Използвайте Действия → Имейл → Отворете оригиналния имейл, за да видите оригиналното съобщение.
- Ако имейлът съществува като PDF, проверете го с Trust Agent, който използва профила за верификация за експортиране на имейли. Той търси скрито съдържание, манипулация на заглавки и редактирани PDF файлове само с изображения. Trust Agent е платен.
При съмнение, обадете се на изпращача на номер, който вече познавате, особено когато са променени банкови данни.
Одитируемо архивиране: WORM и правно задържане (legal hold)
WORM прави документа одитируем. Неговият тип документ и детайлите за задължителното запазване се заключват, а промените стават само като нова версия с изискуем коментар. WORM се прилага за всеки документ поотделно и не може да бъде отменен.
- Отворете документа. Разделът Общ преглед показва дали е защитен от ревизии.
- Кликнете върху Активиране на WORM задържане. Отваря се разделът Ревизии.
- Изберете кога периодът започва: незабавно или в края на годината.
- Потвърдете необратимото активиране.
Правното задържане (legal hold) е блокировка за изтриване, например по време на правен процес. Кликнете върху Прилагане на правна задържаща мярка в документа, въведете причина и потвърдете; използвайте Освобождаване, за да я премахнете. Правното задържане блокира изтриването, преместването и преименуването, включително всички версии, независимо от периода на запазване, и работи дори без WORM. Само собствениците и администраторите на организацията могат да поставят или отменят правно задържане.
- WORM е наличен от работното пространство Business и не е достъпно във вашето собствено хранилище (BYOS).
- Активирането на WORM е платено.
- Одитните записи се намират под Analytics AI → Център за одит.
- PaperOffice предоставя версии на документите, контролни суми, дневник на достъпа и условия за запазване на данните в съответствие с изискванията като немското правило GoBD. Това дали Вашият процес като цяло е достатъчен, се преценява от Вашия данъчен съветник въз основа на документацията на процеса.
Изпращайте документи сигурно по имейл
Изпращате оригиналните файлове по имейл с доказателство за доставка. Получателят получава сигурна връзка, PDF файловете са защитени с парола и всеки достъп и изтегляне се регистрира.
- Отворете Документи, изберете до 10 документа и изберете Действия → Споделяне и експорт → Изпращане по имейл.
- Въведете получателя, темата и лично съобщение.
- Под Сигурен достъп изберете дали паролата за PDF ще бъде изпратена по имейл или чрез SMS, и кликнете върху Изпратете сега.
- Проверете статуса под Действия → Споделяне и експорт → Статус на доставката. Там можете да отворите протокола, да анулирате връзката или да изпратите имейла отново.
Връзката е валидна за 7 дни, а всеки файл може да бъде изтеглен само ограничен брой пъти. След като анулирате връзката, тя вече не работи. Изпращането, SMS и PDF доказателството за доставка са платени. Документи в карантина за сигурност не могат да бъдат изпращани.
Устройства, passkeys и двуфакторно вписване
Центърът за сигурност показва устройствата и сесиите на Вашия акаунт. Отворете го в страничната лента под Екип и сигурност → Център за сигурност.
- Свържете смартфон с Добавяне на смартфон.
- Заключете загубен или продаден смартфон незабавно: намерете го сред регистрираните устройства, отворете неговото меню и изберете Заключване за всички акаунти. Всички сесии на устройството се прекратяват. Тази блокировка съществува само за смартфони и таблети, и само акаунтът, който притежава устройството, може да го активира.
- Анулиране само отключва устройството от Вашия акаунт; Премахване изтрива записа за устройството завинаги.
- На устройства с вграден аутентикатор, например Windows Hello, настройвате passkey на същата страница под Windows Hello / Passkey. Картата се показва само ако устройството я поддържа.
- Когато влезете в системата, PaperOffice може да поиска потвърждаващ код, например при вход от ново устройство или от необичайна мрежа. Кодът се изпраща по имейл или, ако за потребителя е зададен телефонен номер за двуфакторно влизане, чрез SMS. Активирате двуфакторното влизане за всеки потребител в Управление на потребители; това изисква активна функция за автоматично дозареждане, тъй като изпращането на кодове е платено. Приложението за автентикатор все още не е налично.
- Съществува бял списък с IP адреси за API ключовете. Ограничението на IP адресите за потребители или групи в момента няма ефект.
Често задавани въпроси
- Мога ли да избера къде се съхраняват моите данни? Не. Документите се съхраняват в собственото дата център на PaperOffice в Навара, Испания. При собственото Ви съхранение файловете остават при Вас.
- Мога ли да възстановя файл, който вирусният скенер е отхвърлил? Не. Заразените файлове не се съхраняват.
- Дали PaperOffice ми казва дали един имейл е фалшив? Не. Той Ви предоставя инструменти за проверка на заглавката, изпращача и PDF файловете на имейла.
- Може ли WORM да бъде отменен? Не. Използвайте правно задържане, ако имате нужда само от временно заключване.
- Колко време работи връзката за сигурен имейл? 7 дни, освен ако не я анулирате по-рано.