Организация, основен акаунт и потребители
PaperOffice AI принадлежи на една организация. Credits, документите, работните пространства и фактурирането се отнасят за тази организация, а не за конкретен човек или устройство.
Основният акаунт е собственикът на организацията. Той се създава при регистрирането на организацията. Само основният акаунт вижда опцията Изтриване на акаунт в настройките и може да изтрие организацията окончателно. Той също така отговаря за плана, портфейла и фактурите.
Други хора работят като потребители (членски акаунти) в същата организация. Те не виждат опцията за изтриване на акаунт. Сесия, действаща от името на друг акаунт (имперсонация), не наследява правата на основния акаунт за изтриване.
Управлението на потребители и настройките на организацията са достъпни в уеб и десктоп приложението, но не и в мобилното приложение.
Покана за нов потребител
- Отворете Управление на потребители в уеб или десктоп приложението.
- Създайте нов потребител.
- Поканете потребителя. Линкът за покана се изпраща или копира.
Поканеният човек отваря линка и завършва входа. Това не е публичната регистрация, която би създала нова организация.
Премахване на потребител
Премахването на потребител се отнася за един членски акаунт. Организацията, документите и останалите потребители остават непроменени. Отворете Управление на потребители, изберете потребителя и го изтрийте. Потвърждението се отнася за този конкретен потребител, а не за организацията.
Изтриването на акаунта е различно действие: то изтрива основния акаунт и цялата организация. Помощ: Как да изтрия акаунта си PaperOffice?
Дайте достъп на данъчния си съветник или други външни лица
Външни лица, като вашия данъчен съветник, получават достъп чрез имейл покана за работно пространство и влизат със своя собствен PaperOffice акаунт. Това работи само за работни пространства от тип Business и само основният акаунт или администраторите могат да споделят.
- Отворете Document AI → Workspaces и работното пространство с вашите документи. Проверете, че типът на работното пространство е Business.
- Превключете към раздела Споделяне и кликнете върху Ново външно споделяне.
- Изберете канала за имейл и въведете имейл адреса.
- Изберете достъпа до документите: само преглед и изтегляне, или преглед, изтегляне и качване. Задайте колко време споделянето е валидно.
- Кликнете върху Запазете и активирайте споделянето.
- Получателят отваря линка в имейла и влиза или се регистрира. До този момент споделянето се показва като „в процес“ (pending).
- Външните лица никога не получават права за редактиране или администриране.
- Вашият акаунт плаща за качванията от външното лице и тяхната обработка. Това е ограничено от месечен бюджет.
- Под Активни споделяния можете да промените правата или да откажете споделянето. Достъпът приключва незабавно.
- Външните лица се появяват в Управление на потребители с роля „Външен“. Служителите на вашата организация се поканват там като потребители, а не чрез споделяне.
Телефонният канал на споделяне, с мобилен номер и PIN код, е нещо друго: обаждащият се задава въпроси на телефонния агент относно работното пространство. Това не е подходящият начин за вашия данъчен съветник да работи с вашите документи.
Вход в приложението и API ключове
Входът в приложението чрез браузър, десктоп или мобилно приложение е сесия на човек. API ключовете са за скриптове, MCP и интеграции; те не заменят входа на човек в интерфейса. И двата разходват Credits от общия пул на организацията.
API ключовете се управляват в уеб и десктоп приложението на страницата за API в областта на акаунта. Асистенти като Claude или ChatGPT обикновено се свързват чрез вход с вашия PaperOffice акаунт, вместо чрез ключ.
Често задавани въпроси
- Може ли потребител да изтрие организацията? Не. Само основният акаунт може.
- Премахването на потребител изтрива ли документите? Не. Организацията и нейните документи остават.
- Как да дам достъп на данъчния си съветник? Чрез външно споделяне на работно пространство от тип Business чрез имейл покана.
- Могат ли външните лица да редактират документи? Не. Те могат най-много да преглеждат, изтеглят и качват.
- Мога ли да управлявам потребители от телефона си? Не. Управлението на потребители е в уеб и десктоп приложението.