Přehled: který způsob se hodí
Každý dokument v PaperOffice AI žije v pracovním prostoru. Pokud žádný ještě nemáte, vytvořte jej nejprve: Jak vytvořit pracovní prostory v PaperOffice AI? Poté zvolte způsob, který nejlépe odpovídá Vaší situaci:
- Pár jednotlivých souborů: Přidat dokument v pracovním prostoru.
- Existující archiv jako ZIP soubor nebo z vlastního úložiště: importní průvodce Importovat dokumenty.
- Schránka, do které přicházejí faktury: jednou pomocí importního průvodce, trvale pomocí konektoru.
- Papír v kanceláři: síťový skener, který posílá skeny přímo do PaperOffice AI.
- Podle potřeby: chytrý telefon.
Bez ohledu na zvolený způsob je každý dokument zpracováván podle úrovně AI-DMS jeho pracovního prostoru.
Nahrát jednotlivé soubory
- Otevřete Document AI → Workspaces a otevřete pracovní prostor nebo přímo jeho dokumenty.
- Na panelu nástrojů klikněte na Přidat dokument. Toto tlačítko se zobrazí, když není vybrán žádný dokument.
- Na kartě Soubor přetáhněte soubory do oblasti pro nahrávání nebo je vyhledejte. Je povoleno více souborů a lze také použít příkaz Ctrl+V.
- Počkejte na kontrolu duplicit. Poté klikněte na startovací tlačítko, které uvádí počet souborů. Pouze toto kliknutí zahájí přenos.
Pokud po dokončení chybí nějaký soubor, obvykle nebylo kliknuto na startovací tlačítko, nebyl otevřen žádný pracovní prostor nebo byly vyčerpány Credits.
Importovat archiv pomocí importního průvodce
Větší úložiště, například export z PaperOffice Classic, stromy složek nebo velké ZIP soubory, procházejí importním průvodcem:
- Otevřete Document AI → Workspaces a vyberte cílový pracovní prostor.
- Zvolte Akce → Importovat dokumenty.
- Zvolte zdroj. Počítač & síť přijme ZIP soubor z Vašeho počítače, až do velikosti 5 GB a 2000 souborů. Připojené úložiště importuje ze SFTP, S3 nebo WebDAV; připojení musí být nastaveno jako zdroj pro import. Archiv e-mailů importuje ze uložené schránky.
- U ZIP souboru počkejte, až se přenos dokončí. U připojeného úložiště zvolte připojení a cílovou složku.
- Zkontrolujte souhrn: průvodce spočítá soubory, velikost a složky. Přeskočit duplikáty automaticky je ve výchozím nastavení vybráno, takže obsah, který se již v pracovním prostoru nachází, není importován znovu.
- Spusťte import a sledujte postup.
SMB a sdílení Windows nejsou typem zdroje. Pro větší úložiště, než umožňuje ZIP soubor, použijte připojené úložiště. Přicházíte z Classic? Nejprve exportujte dokumenty jako původní soubory: Z PaperOffice Classic do PaperOffice AI.
Stáhnout dokumenty ze schránky
Schránka je připojena jako typ úložiště Email (IMAP):
- Otevřete Document AI → Storage Mounts a klikněte na Přidat Storage Mount.
- Zvolte Použít jako zdroj importu a typ připojení E-mail (IMAP).
- Zadejte IMAP server, port 993, uživatelské jméno nebo e-mailovou adresu a heslo, ponechte zapnuté SSL/TLS, otestujte připojení a uložte. Pokud Váš poskytovatel vyžaduje heslo aplikace, zadejte toto heslo.
U starých e-mailů spusťte importního průvodce jednou se zdrojem Archiv e-mailů. U nových e-mailů vytvořte konektor: otevřete Document AI → Connectors, klikněte na Vytvořit konektor, vyberte poštovní schránku a cílový pracovní prostor, nastavte interval dotazování a akci po dokončení importu. Konektor načítá pouze nové e-maily, nejvýše jednou za 5 minut. Identický obsah není importován dvakrát.
Skenování pomocí síťového skeneru
Váš síťový skener nebo multifunkční tiskárna může odesílat skeny přímo do PaperOffice AI. PaperOffice poskytuje pro tento účel soukromou příchozí poštu SFTP:
- Otevřete Document AI → Storage Mounts a klikněte na Přidat Storage Mount. Vyberte možnost Použít jako zdroj importu a typ připojení Poskytnout jako endpoint skeneru.
- Klikněte na Aktivovat koncový bod a zkopírujte přístupové údaje a cílovou složku /inbox.
- Vytvořte konektor pro tento připojený svazek úložiště a cílový pracovní prostor.
- Ve skeneru přidejte cíl SFTP s hostitelem sftp.paperoffice.ai, portem 2022, složkou /inbox a zkopírovanými přístupovými údaji.
Skenování do e-mailu, skenování do složky SMB a FTPS nebo WebDAV v příchozí poště nejsou možné. Přístupové údaje nelze následně změnit; pro nové údaje smažte koncový bod a vytvořte jej znovu. Nápověda: Skenování přímo do PaperOffice AI pomocí síťového skeneru.
Skenování pomocí chytrého telefonu
V mobilní aplikaci vyberte pracovní prostor, poté proveďte skenování fotoaparátem nebo nahrajte existující soubor. Bez připojení k síti dokument čeká ve frontě a bude odeslán později. Nápověda: Zachycení dokumentu na chytrém telefonu.
Po importu: zpracování a limit stran
Ukládání a zpracování jsou dva samostatné kroky. Import zkopíruje soubory do pracovního prostoru; následně je zpracuje úroveň AI-DMS tohoto pracovního prostoru. Během běhu zpracování nelze dokument ještě vyhledat podle jeho obsahu. Pracovní prostor s nastavením Pouze úložiště ukládá soubory bez zahájení jakéhokoli zpracování.
Pracovní prostor má pro zpracování stanovený limit stran. Výchozí hodnota je 20 stran na dokument a maximální hodnota je 40. Strany přesahující tento limit nejsou zpracovávány AI-DMS. Limit nastavíte při vytváření nebo úpravě pracovního prostoru.
Import a zpracování spotřebovávají Credits z organizace. Pokud jsou vyčerpány, import čeká, dokud Credits nejsou znovu k dispozici.
Složky
V PaperOffice AI strom složek zobrazuje cestu úložiště každého dokumentu. Podadresáře ze souboru ZIP nebo připojeného svazku úložiště jsou v této cestě zachovány. Zobrazení složek slouží k filtrování a navigaci; není to průzkumník souborů pro vytváření prázdných složek.
Pomocí Akce → Nová složka seskupíte vybrané dokumenty do složky dokumentů. K tomu potřebujete alespoň dva dokumenty.
Typy dokumentů
Typ dokumentu určuje, o jaký druh dokumentu se jedná, a přiřazuje k němu pravidla: klasifikaci, dobu uchování a volitelně výchozího agenta IDP. Zpracování rozpozná typ a navrhne místo uložení dokumentu.
- Otevřete Document AI → Typy dokumentů a klikněte na Nový typ dokumentu.
- Vyplňte dialogové okno, včetně právní oblasti, výchozího agenta IDP, doby uchování a šablon, a uložte.
Koše
Vyberte dokumenty v pracovním prostoru a zvolte Akce → Přesunout do koše. V pracovních prostorech s úrovní zabezpečení Business nebo Compliance dokument opustí běžný seznam, ale v daném okamžiku není trvale smazán. Pracovní prostory s úrovní zabezpečení Standard koš nemají: dokumenty se tam mažou trvale ihned a aplikace vás předem upozorní.
Kořenový účet a správci najdou Koš na konci seznamu pracovních prostorů. Zde mohou dokumenty obnovit nebo koš vyprázdnit. Vyprázdnění koše odstraní dokumenty ihned a trvale. Smazání celého pracovního prostoru je jiná, trvalá akce.
Často kladené otázky
- Jak velký může být soubor ZIP? Až do velikosti 5 GB a 2000 souborů. Pro větší úložiště použijte připojený svazek.
- Mohu importovat ze sdílené složky Windows? Ne. SMB a sdílené složky Windows nejsou typem zdroje. Použijte SFTP, S3 nebo WebDAV.
- Proč vyhledávání nenachází můj nový dokument? Zpracování stále běží, nebo se dokument nachází v pracovním prostoru, který nevidíte.
- Jsou duplicity importovány dvakrát? Ne. Identický obsah je přeskočen.
- Je dokument smazán ihned po přesunutí do koše? V pracovních prostorech Business a Compliance ne: trvale je odstraněn pouze při vyprázdnění koše nebo po uplynutí doby uchování. Pracovní prostory Standard koš nemají; tam je mazání trvalé ihned.