Přehled
Tři funkce spolupracují tak, abyste nezmeškali termíny a měli přehled o svých obchodních partnerích:
- Termíny smluv: PaperOffice čte klíčová data ze smluv a vypočítává poslední den, kdy lze smlouvu vypovědět.
- Relations AI: PaperOffice vytváří organizace a osoby z vašich dokumentů a uvádí jejich termíny.
- Knowledge Graph: PaperOffice propojuje dokumenty prostřednictvím společností, osob, částek a sdílených čísel.
Všechny tři funkce vyžadují zpracování dokumentů pomocí AI-DMS. Pole pro smlouvy a Knowledge Graph vyžadují úroveň Premium nebo Ultra; Basic tato pole ve smlouvách nečte a nevytváří žádná propojení.
Termíny smluv: kdy lze vypovědět?
Pro smlouvy PaperOffice čte klíčová data: datum zahájení, lhůta, datum ukončení, výpovědní lhůta, bod výpovědi, automatické prodloužení a typ smlouvy. Z těchto údajů vypočítává poslední den pro výpověď.
- Zařaďte smlouvu do pracovního prostoru s úrovní Premium nebo Ultra a počkejte, až bude zpracování dokončeno.
- Otevřete smlouvu na kartě Přehled.
- Přečtěte si kartu Termíny. Zobrazuje například poslední den pro výpověď s počtem zbývajících dnů.
- Použijte odkaz na zdroj k ověření příslušného místa ve smlouvě.
- Pole jsou vyplněna pouze pro smlouvy, například dodatky, NDA (smlouvy o mlčenlivosti), smlouvy o zpracování údajů, nájemní smlouvy, leasingové smlouvy, úvěrové smlouvy a pracovní smlouvy a pojistné smlouvy.
- Datum se přepočítává při každém otevření dokumentu.
- Pokud se smlouva automaticky obnoví a termín byl zmeškaný, karta zobrazuje další možnost výpovědi. Bez obnovy karta ukazuje, kdy smlouva vyprší.
- Pokud chybí požadovaná hodnota, například výpovědní lhůta, karta Termíny zobrazuje, co chybí pro připomínku k výpovědi.
- Pokud lze smlouvu vypovědět kdykoli, neexistuje pevně stanovený poslední den pro výpověď.
Připomínky k poslednímu dni pro výpověď
Z detailů smlouvy Relations AI vytváří úkol s termínem pro poslední den výpovědi. Pokud je v nastavení pracovního prostoru zapnuta možnost „Připomenutí termínů u automaticky vytvořených úloh“ (placená funkce), PaperOffice vás upozorní 30 a 7 dní před posledním dnem pro výpověď. Připomínka k ukončení smlouvy pokračuje jako dříve.
- Připomínka 30 dní předem dorazí jako notifikace v aplikaci a jako push notifikace (pokud je povolena); připomínka 7 dní předem dorazí také e-mailem.
- Dorazí osobě přiřazené k úkolu s termínem, jinak osobě, která dokument nahrála. V noci se žádné připomínky neposílají; dorazí ráno.
- Pokud se smlouva automaticky obnoví, úkol s termínem se přesune na další možnost výpovědi po uplynutí posledního dne pro výpověď.
- Pokud chybí požadovaná hodnota nebo lze smlouvu vypovědět kdykoli, není vytvořena žádná připomínka.
- Pro dřívěji zařazené smlouvy je připomínka vytvořena po opětovném zpracování dokumentu.
- Pro další připomínky vytvořte úkol s termínem splnění na kartě Aktivity.
Připomínky zapnete pro každý pracovní prostor: otevřete Document AI → Workspaces, upravte pracovní prostor a na kartě Obecné zapněte možnost „Připomenutí termínů u automaticky vytvořených úloh“. Přepínač je ve výchozím nastavení vypnut.
Relations AI: společnosti, osoby a termíny
Relations AI vytváří adresář společností a osob, se kterými přicházíte do styku, na základě vašich dokumentů. Jméno, IČ DPH, e-mail, telefonní číslo a bankovní údaje pocházejí z dokumentů a každý dokument je propojen s příslušnou organizací. Relations AI není CRM: neexistují žádné leady, prodejní pipeline ani obchodní příležitosti a osoby jsou vytvářeny pouze z dokumentů.
- Zpracovávejte své dokumenty pomocí AI-DMS. Organizace a osoby se pak objeví automaticky.
- Otevřete Relations AI → Organizace nebo Osoby, abyste viděli propojené dokumenty.
- Pod Relations AI → Síť vidíte termíny dokumentů, jako jsou datumy splatnosti plateb, konec smlouvy, opětovné odeslání a další termíny.
Každý detekovaný termín vytvoří úkol. Otevřete zdrojový dokument nebo označte úkol jako dokončený. Staré dokumenty, jejichž termín dávno uplynul, žádný úkol nevytvoří, stejně jako dokumenty bez detekovaného termínu.
Knowledge Graph: které dokumenty patří k sobě
Knowledge Graph propojuje vaše dokumenty prostřednictvím společností, osob, částek a sdílených čísel, jako jsou fakturační, objednávková nebo případová čísla. Vidíte, které dokumenty patří k jedné transakci.
- Otevřete Analytics AI → Síť dokumentů. Vidíte objekty a jejich propojení; kliknutím na objekt zobrazíte jeho dokumenty. Pod Možnosti můžete filtrovat podle typu objektu a zvolit počet zobrazovaných objektů. Analytics AI je dostupná od plánu Corporate.
- V sekci Dokumenty vyberte zobrazení Transakce, abyste viděli dokumenty a jejich propojení jako síť. Zobrazení Časová osa zobrazuje dokumenty podle data.
- Pod Analytics AI → Mapa odesílatelů vidíte, kde se nacházejí vaši odesílatelé.
- Pokud nejsou zobrazeny žádné objekty, nejprve zpracujte dokumenty pomocí AI-DMS Premium nebo Ultra. Ultra nepotřebujete.
- Daňová, DPH a bankovní identifikátory nikdy nespojují dokumenty, stejně jako velmi časté hodnoty.
- Dotazy na graf můžete pokládat vlastními slovy prostřednictvím API nebo serveru MCP, například z Claude. Toto je placená funkce.
- Uživatelé externího sdílení nemají přístup. Členové týmu vidí pouze své sdílené pracovní prostory.
Často kladené otázky
- Jakou úroveň potřebuji pro termíny smluv? Premium nebo Ultra. Basic nečte pole smlouvy.
- Budete upozorněni automaticky? Pouze pokud je přepínač upozornění zapnutý v pracovním prostoru. Je to placená funkce a ve výchozím nastavení je vypnutá.
- Kdy dorazí upozornění? 30 a 7 dní před posledním dnem pro výpověď; upozornění na konec smlouvy pokračuje také.
- Je Relations AI CRM? Ne. Je to adresář vytvořený z vašich dokumentů, bez leadů nebo prodejní pipeline.
- Proč je můj Knowledge Graph prázdný? Dokumenty byly zpracovány pomocí Basic nebo ještě nebyly zpracovány.