Co se stane při doručení dokumentu
Když dokument dorazí do pracovního prostoru, PaperOffice AI jej zpracuje ve třech krocích:
- Čtení: AI rozpoznávání textu zachytí text a rozložení, u digitálních PDF i skeny a fotografie. Při odpovídající úrovni jsou rozpoznány také ruční zápisy, razítka, podpisy a zaškrtnutá políčka.
- Klasifikace: PaperOffice rozpozná typ dokumentu, například fakturu, smlouvu nebo dodací list, a navrhne jeho uložení.
- Extrakce: PaperOffice vrací hlavičková data, jednotlivá pole, tabulky a položky řádků, také napříč stránkami. Každé pole se vrátí s jeho hodnotou, mírou důvěryhodnosti a pozicí na stránce.
Zpracování probíhá na pozadí po nahrání nebo importu a trvá určitý čas. Ve výchozím nastavení je zpracováno prvních 20 stránek dokumentu, maximálně 40.
Úrovně AI-DMS: Basic, Premium a Ultra
Jak hluboko je dokument zpracován, závisí na úrovni AI-DMS. Úroveň patří k pracovnímu prostoru, nikoliv k vašemu účtu. Nové pracovní prostory začínají s Premium. Různé pracovní prostory mohou používat různé úrovně, například archiv v Basic a aktuální práce v Premium.
- Pouhé uložení: dokumenty jsou uloženy bez zpracování AI. Není provedeno rozpoznávání textu ani vyhledávání v obsahu.
- Basic (IDP Light): AI rozpoznávání textu, plnotextový archiv, typ dokumentu a metadata. Vhodné pro velké archivy, které hledáte především podle plného textu.
- Premium (IDP Full): vše v Basic plus obchodní pole, sémantické vyhledávání, vztahy mezi dokumenty, extrakce entit a Knowledge Graph. Typická volba pro faktury, smlouvy a případy.
- Ultra (MEGA Vision): vše v Premium plus porozumění obrazu a bezpečnostní audit s hodnocením rizika podvodu. Pouze když to potřebujete, nikoliv jako výchozí nastavení pro každý pracovní prostor.
Vyšší úrovně spotřebovávají více Credits. Podrobnosti: Úrovně AI-DMS: Basic, Premium a Ultra.
Typy dokumentů a agenti IDP
Typy dokumentů sdělují PaperOffice, s jakým druhem dokumentu má pracovat. Spravujete je pod Document AI. Pomoc: Co jsou typy dokumentů?
Pokud potřebujete konkrétní pole, například nákladové středisko nebo číslo smlouvy, uložíte je jako agenta IDP. Agent IDP definuje, která pole jsou extrahována a která z nich jsou povinná. Pomoc: Jak vytvořím agenta IDP? Připravené šablony vám pomohou začít: Vytvořte agenty IDP ze šablon.
Příchozí faktury: jedna cesta pro každý příjem
Příchozí faktury přicházejí jako PDF, sken, fotografie nebo e-faktura. PaperOffice AI je všechny čte ve stejném toku. Do pracovního prostoru se dostanou prostřednictvím nahrání, importu, připojené schránky nebo chytrého telefonu.
Výsledek zahrnuje hlavičková data, jako jsou dodavatel, DIČ, IBAN, číslo faktury a datum, plus položky řádků a celkové částky. Kontrola výpočtu testuje, zda se řádky, sazby DPH a celková částka shodují. Každé pole je uloženo s jeho umístěním a mírou důvěryhodnosti. Schválení a následné akce probíhají prostřednictvím workflow agenta. Pomoc: Jak vytvořím workflow agenta?
E-faktury: čtení a validace
Když archivujete e-fakturu, jako XML nebo PDF s vloženým XML, PaperOffice rozpozná formát a vezme data přímo z XML. Pro XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, faktury EN 16931 a španělskou Facturae PaperOffice také kontroluje, zda je faktura platná.
- Nahrajte e-fakturu do pracovního prostoru a počkejte, až bude zpracování dokončeno.
- V Dokumenty se zobrazí název: E-faktura platná, E-faktura neplatná nebo E-faktura nelze ověřit.
- Otevřete fakturu a přejděte na kartu Audit. Blok Protokol o elektronické faktuře zobrazuje validační modul, čas kontroly a případná selhaná pravidla. Pomocí Stáhnout protokol ji uložte.
Kontrola se týká základních pravidel EN 16931, například povinných polí, celkových částek, rozpisu daně, DIČ a IBAN. Nenahrazuje oficiální kontrolu pomocí validátoru KoSIT. Italské faktury FatturaPA jsou čteny, ale nevalidovány. U faktur Facturae je detekován elektronický podpis a označen jako přítomný, ale není ověřen. Rozpoznávání a validace fungují ve všech úrovních AI-DMS, včetně Basic.
3cestné porovnání: faktura, dodací list a objednávka
3cestné porovnání kontroluje, zda faktura odpovídá objednávce a dodacímu listu. PaperOffice ji spustí automaticky po dokončení zpracování dokumentu. Dokumenty patří k sobě, když se nacházejí ve stejném pracovním prostoru a nesou stejné reference na objednávku. Kontroluje částky, množství a ceny za položku.
- Uložte objednávku, dodací list a fakturu do stejného pracovního prostoru.
- Otevřete fakturu, přejděte na kartu Audit a přečtěte si blok Trojcestná shoda: Shoda OK, Rozdíl nebo Částečná shoda.
- Použijte Otevřít objednávku nebo Otevřít Dodací list pro přechod na odpovídající dokument.
Pro přehled otevřete Dokumenty, seskupujte podle referenčního čísla objednávky a klikněte na Podrobnosti shody. Bez referenčního čísla objednávky není žádná shoda. Pokud chybí dodací list, PaperOffice porovnává pouze objednávku a fakturu. Shoda je zaplacena, jakmile je objednávka nalezena.
Lidská kontrola při chybějícím povinném poli
PaperOffice AI zastaví proces a požádá osobu, když agent IDP nedokáže s dostatečnou jistotou poskytnout povinné pole, nebo když pracovní postup vyžaduje schválení. Úloha se objeví pod Workflow AI → Human In The Loop úkoly. Otevřete úlohu, doplňte chybějící pole nebo schválení a dokončete úlohu. Pracovní postup poté pokračuje svými dalšími kroky. Dokument zůstává během kontroly ve svém pracovním prostoru.
Split Agent: oddělte dávku PDF na jednotlivé dokumenty
Naskenovali jste balíček účtenek do jednoho PDF? Split Agent jej oddělí na jednotlivé dokumenty a zařadí každou část do cílového pracovního prostoru.
- Otevřete Document AI → Split Agent a klikněte na Vytvořit Split Agent.
- Zvolte Pravidlo rozdělení: Automatické (AI), Fixní počet stran na dokument, Oddělovač entit nebo Vlastní pokyn. Vyberte cílový pracovní prostor a uložte.
- V Dokumenty vyberte PDF, zvolte Akce → Agenti a pracovní postupy → Split a spusťte agenta.
Rozdělovány jsou pouze soubory PDF. Pokud je hranice nejistá, úloha se objeví pod Úlohy lidské kontroly, kde můžete hranici opravit podle čísla strany. Split Agent je placený. Není to bezplatný webový nástroj „Rozdělit PDF“ ani oddělovací listy PaperOffice Classic.
Trust Agent: kontrola PDF souborů proti manipulaci
Trust Agent kontroluje PDF na technické anomálie: skrytý text, text pod neprůhlednou oblastí, vložené soubory, JavaScript a rozdíly mezi viditelným obsahem a textovou vrstvou. Výsledek je uložen jako certifikát důvěry u dokumentu.
- Otevřete Document AI → Trust Agent a klikněte na Vytvořit Trust Agent. Zvolte profil ověření, například Faktura nebo Smlouva, a úroveň.
- V Dokumenty vyberte PDF soubory a zvolte Akce → Agenti a pracovní postupy → Trust → Zkontrolujte s Trust Agent.
- Otevřete výsledek pomocí Zobrazit certifikát.
Originál zůstává nezměněn; označen je pouze kopie. Pokud se soubor po kontrole změní, výsledek již neplatí. Výsledkem je posouzení s důkazy, nikoli důkaz o podvodu. Kontrola je placená.
Bezpečnostní audit v AI-DMS Ultra
S pomocí Ultra kontroluje PaperOffice AI každý nový dokument v bezpečnostním auditu: skóre rizika podvodu od 1 do 10 s odůvodněním a zjištěními. Pro účtenky a faktury je ověřeno DIČ dodavatele přes VIES. Basic a Premium toto nezahrnují.
- Karta Audit dokumentu zobrazuje skóre, odůvodnění a zjištění. Všechna otevřená zjištění jsou pod Analytics AI → Auditní centrum.
- Pod PaperOffice Účet → Organizace → Karanténa dokumentů pro audit kořenový účet karanténu zapíná nebo vypíná a nastavuje prahovou hodnotu.
- Od prahové hodnoty putuje nový dokument Ultra do bezpečnostní karantény a získá štítek „Quarantäne“: úpravy, přesuny, stahování a mazání jsou blokovány, dokud jej neuvolní někdo s právem zápisu do pracovního prostoru. Poznámky, komentáře a právní zadržení (legal hold) zůstávají možné.
- Zjištění VIES je pouze naznačením a nikdy nevyvolá karanténu. Skóre je posouzení, nikoli důkaz.
Často kladené otázky
- Kterou úroveň zvolit? Premium pro faktury, smlouvy a případy. Basic pro čistá archivy. Ultra pouze tehdy, když potřebujete porozumění obrazu nebo bezpečnostní audit.
- Mohu používat různé úrovně? Ano. Úroveň patří k pracovnímu prostoru.
- Nahrazuje kontrola e-faktury oficiální validaci? Ne. Pokrývá základní pravidla, nikoli plnou validaci KoSIT.
- Změní Trust Agent originál? Ne. Označen je pouze kopie.
- Kde jsou otevřené revize? Pod Workflow AI → Úlohy lidské kontroly.