Vyhledávání v přehledu dokumentů
- Otevřete pracovní prostor.
- Použijte vyhledávací pole v horní části aplikace. Funkce prohlížeče pro hledání na stránce není vyhledáváním v dokumentu.
- Otevřete výsledek kliknutím na jeho název.
Vyhledávání se vztahuje pouze na otevřený pracovní prostor, nikoliv na celou organizaci. Filtry a zobrazení najdete pod Možnosti ve stejném přehledu. Webová aplikace, desktopová aplikace i mobilní aplikace vyhledávají ve stejných dokumentech; liší se pouze navigace.
Když vyhledávání nevrátí žádné výsledky
Prázdný výsledek vyhledávání má obvykle jednoduchou příčinu. Zkontrolujte postupně:
- Pracovní prostor: přepněte se na pracovní prostor, do kterého byl dokument nahrán nebo importován.
- Zpracování: obsah lze vyhledat až po dokončení zpracování. Velké importy trvají déle.
- Filtry: filtr nebo seskupení pod Možnosti může skrývat výsledky. Resetujte filtr a vyhledejte znovu.
- Úroveň AI-DMS: pracovní prostor s nastavením Pouze úložiště neprovádí rozpoznávání textu, takže jeho obsah nelze vyhledávat.
- Oprávnění: ve sdíleném pracovní prostoru vidíte pouze to, co váš účet umožňuje.
Pomoc: Po importu a Úrovně AI-DMS: Basic, Premium a Ultra.
Pokládejte otázky k vašim dokumentům
V agentovi PaperOffice se ptáte na vaše dokumenty vlastními slovy, například: „Jaké jsou výpovědní lhůty v mých smlouvách?“ Agent odpoví a uvede dokumenty, které použil jako zdroje. Kliknutím na zdroj otevřete příslušný dokument.
- Otevřete Dokumenty a vyberte jeden nebo více dokumentů.
- Vyberte Akce → Agenti a pracovní postupy → Zeptejte se agenta nebo otevřete agenta pomocí klávesové zkratky Alt+A.
- V oblasti Zdroje zkontrolujte, co bude agent vyhledávat. Rozšiřte výběr pomocí Přidat dokument nebo Přidat pracovní prostor.
- Položte otázku a kliknutím na zdroj v odpovědi skočte přímo k dokumentu.
Uvnitř složky s dokumenty tlačítko Chatovat se složkou umožňuje pokládat otázky týkající se dokumentů v této složce.
- Agent odpovídá pouze na základě zpracovaných dokumentů ve pracovních prostorech, ke kterým máte přístup. Pracovní prostory, které nejsou indexovány, nelze vybrat.
- Pokud není připnut žádný pracovní prostor, agent vyhledává ve všech pracovních prostorech, ke kterým máte přístup.
- Můžete připnout až 20 dokumentů a 20 pracovních prostorů jako zdroje.
- Otázky směrované k agentovi jsou placené.
- Můžete se také ptát na vaše dokumenty prostřednictvím serveru PaperOffice MCP z Claude nebo ChatGPT.
Spolupráce: poznámky, úkoly a zmínky
Do dokumentu zapisujete přímo to, co je třeba udělat. Poznámka je poznámka. Úkol má přiřazeného odpovědného, termín dokončení a prioritu.
- Otevřete dokument a přejděte na kartu Aktivity.
- Klikněte na Nový a vyberte Poznámka nebo Úkol.
- U úkolu nastavte Kdo to musí dokončit?: Vy, uživatel, skupina nebo zatím nikdo. Nastavte termín a prioritu a uložte.
- Pokud chcete položit otázku, napište ji do úkolu v sekci Dotazy a komentáře. Použijte @ pro zmínku osoby nebo skupiny.
- Když je úkol splněn, klikněte na Dokončit úkol. Můžete přidat komentář k dokončení.
Osoby, které zmiňujete, jsou upozorněny. Bez zmínky jsou informováni přiřazení a účastníci. Použijte filtry Vše, Poznámky, Úkoly a Požadovaná akce pro přehled. Vlákna komentářů, která lze označit jako vyřešená, jsou k dispozici prostřednictvím API a serveru MCP.
Přehled: aktivita, briefing pracovního prostoru a Řešitel problémů
- V sekci Analytics AI → Aktivita a zpracování heatmapa aktivity zobrazuje nahrávání za den a uživatelská aktivita ukazuje, kdo co nahrál ve vybraném období. Pomocí Exportovat uložíte obojí jako CSV. Analytics AI je dostupná od plánu Corporate a vidíte ji pouze tehdy, pokud to vaše role umožňuje.
- Briefing pracovního prostoru shrnuje pracovní prostor: počet dokumentů, témata, časté entity, partnery a nedávné dokumenty. Je k dispozici prostřednictvím API a serveru MCP, nikoliv jako stránka v aplikaci. Požadavky jsou placeny.
- Řešitel problémů navrhuje funkce, které odpovídají vašim potřebám. Otevřete jej v účtu pod Pomoc & Vzdělávání → Řešitel problémů a popište svou potřebu svými slovy. Je také k dispozici na paperoffice.ai bez přihlášení.
Často kladené otázky
- Vyhledávání pokrývá všechny pracovní prostory? Ne. Vyhledávání v panelu nástrojů se vztahuje na otevřený pracovní prostor. Agent PaperOffice může vyhledávat ve více nebo všech pracovních prostorech, ke kterým máte přístup.
- Proč nemohu najít dokument, který jsem právě nahrál? Zpracování pravděpodobně stále běží. Počkejte, až se dokončí.
- Vymýšlí agent odpovědi? Odpovídá na základě vašich zpracovaných dokumentů a ukazuje dokumenty, které použil, takže můžete každou odpověď zkontrolovat.
- Mohou kolegové vidět mé úkoly? Úkoly patří k dokumentu. Přiřazení, účastníci a zmíněné osoby jsou informováni.