Co je PaperOffice AI
PaperOffice AI je aktuální produkt PaperOffice. Kombinuje správu dokumentů, Document AI, pracovní postupy a agenty v jedné organizaci. Používáte jej v prohlížeči, jako desktopovou aplikaci a na chytrém telefonu. PaperOffice AI není PaperOffice Classic: Classic je odlišný produkt s vlastní nápovědou.
Všechno v PaperOffice AI patří organizaci. Organizace má jeden kořenový účet (vlastníka) a libovolný počet uživatelů. Dokumenty jsou uloženy v pracovních prostorech. Každá akce, která využívá AI, zpracování dokumentů nebo API, spotřebovává Credits ze sdíleného fondu organizace.
Aplikace je k dispozici ve 21 jazycích. Jazyk rozhraní je součástí adresy, například /en/ nebo /de/.
Krok 1: Registrace nebo přihlášení
Otevřete app.paperoffice.ai v prohlížeči nebo spusťte desktopovou aplikaci.
- Již máte účet: zvolte Přihlásit se, zadejte své uživatelské jméno a poté heslo.
- Zapomněli jste heslo: na stránce pro přihlášení se za políčkem pro uživatelské jméno zobrazí Zapomenuté heslo?. Odkaz na obnovení je odeslán na uloženou e-mailovou adresu.
- Jste nový uživatel: zvolte Vytvořit účet zdarma. Registrací se vytvoří nová organizace a váš účet se stane jejím kořenovým účtem.
- Někdo vás pozval: použijte pozvánkový odkaz z e-mailu, nikoli veřejnou registraci. Tím se připojíte k existující organizaci.
Po prvním přihlášení vám průvodce nastavením na adrese /cs/paperoffice-account/getting-started pomůže s prvními kroky.
Krok 2: Rozhodněte se, kde jsou uloženy originály
Ve výchozím nastavení ukládá PaperOffice AI vaše dokumenty do datového centra PaperOffice v EU. Pro toto není třeba nic nastavovat.
Pokud musí zůstat originály na vašem vlastním úložišti, například NAS, použijte vlastní úložiště (BYOS). V takovém případě vytvořte připojení úložiště před vytvořením pracovního prostoru, protože režim úložiště pracovního prostoru nelze po uložení změnit. Nápověda: Jak připojit NAS jako připojení úložiště?
Krok 3: Vytvořte svůj první pracovní prostor
Pracovní prostor je kontejner pro dokumenty, složky a zpracování. Organizace může mít několik pracovních prostorů, například jeden pro účetnictví a jeden pro smlouvy.
- Otevřete Document AI a poté Workspaces.
- Klikněte na Nový Workspace.
- Zadejte název a ponechte výchozí nastavení, pokud si nejste jisti: typ pracovního prostoru Business, AI-DMS Premium a úložiště v datovém centru EU PaperOffice.
- Potvrďte pomocí Vytvořit Workspace.
Úroveň AI-DMS určuje, jak hluboko jsou dokumenty v tomto pracovním prostoru zpracovávány. Premium je typická volba pro faktury, smlouvy a případy. Pro archiv, který vyhledáváte podle plného textu, stačí Basic. Podrobnosti: Úrovně AI-DMS: Basic, Premium a Ultra.
Krok 4: Přidání dokumentů
Existuje několik způsobů, jak dostat dokumenty do pracovního prostoru. Zvolte ten, který odpovídá vaší situaci:
- Jednotlivé soubory: nahrajte je v pracovním prostoru. Nápověda: Přidat dokument.
- Existující archiv jako ZIP soubor nebo z připojení úložiště: použijte import. Nápověda: Jak importovat data do pracovních prostorů?
- Dokumenty, které přicházejí e-mailem: připojte poštovní schránku. Nápověda: Jak připojit poštovní schránku?
- Papír na místě: naskenujte síťovým skenerem nebo chytrým telefonem (viz část o mobilní aplikaci níže).
Přicházíte z PaperOffice Classic? Přechod má vlastní průvodce: Z PaperOffice Classic do PaperOffice AI.
Krok 5: Počkejte na zpracování, poté vyhledejte
Po nahrání nebo importu PaperOffice AI zpracovává každý dokument na pozadí: čte text, rozpoznává typ dokumentu a extrahuje pole v závislosti na úrovni AI-DMS. To chvíli trvá, zejména při velkých importech. Ve výchozím nastavení se zpracovává prvních 20 stran dokumentu, maximálně 40.
Jakmile je zpracování dokončeno, najděte dokumenty prostřednictvím vyhledávání. Pokud vyhledávání nic nevrátí, dokument je obvykle stále zpracováván nebo se nachází v pracovním prostoru, který nevidíte. Pomoc: Po importu a Vyhledávání nevrací nic.
Webová aplikace, desktopová aplikace a mobilní aplikace
Webová aplikace a desktopová aplikace sdílejí stejné rozhraní. Vše, co můžete udělat v prohlížeči, funguje také v desktopové aplikaci, včetně nastavení organizace, fakturace a správy uživatelů. Desktopovou aplikaci lze také nainstalovat z prohlížeče jako aplikaci (PWA); jedná se o stejný PaperOffice AI, nikoliv o druhý produkt.
Mobilní aplikace je verze pro chytré telefony. Funguje jako Progressive Web App na iOS a Androidu a používá stejnou organizaci a stejné pracovní prostory. Telefon můžete připojit dvěma způsoby:
- Z desktopu: otevřete Bezpečnostní centrum, vyberte Přidat mobilní zařízení a naskenujte QR kód svým telefonem.
- V telefonu: otevřete app.paperoffice.ai v prohlížeči, přihlaste se a případně přidejte stránku na domovskou obrazovku.
V chytrém telefonu můžete skenovat dokumenty pomocí fotoaparátu, nahrávat existující soubory a řadit dokumenty do fronty, pokud není k dispozici síť. Před skenováním vyberte pracovní prostor; soubor se tam uloží. Nastavení organizace, fakturace, správa uživatelů a odstranění účtu nejsou součástí mobilní aplikace. Pro tyto účely použijte webovou nebo desktopovou aplikaci.
Nastavení organizace
Nastavení organizace se nacházejí v webové a desktopové aplikaci: otevřete oblast Účet a poté Nastavení. Zde najdete profil organizace, regionální nastavení, koš a další. Pouze hlavní účet vidí možnost Smažte účet.
Kdo je root a co mohou uživatelé dělat: Hlavní účet a uživatelé. Pozvěte kolegy: Pozvat uživatele.
Credits a fakturace stručně
PaperOffice AI účtuje podle využití, nikoliv na uživatele. Zpracování, funkce AI a API spotřebovávají Credits ze sdíleného fondu organizace. Váš plán zahrnuje měsíční kredity plánu; využití nad rámec toho probíhá přes peněženku. Bezplatný plán zahrnuje jednorázové startovací kredity. Podrobnosti naleznete v průvodci fakturací a Credits: Co jsou Credits?
Pomoc a podpora
- Články nápovědy jsou dostupné bez přihlášení v portálu PaperOffice.
- Podpůrné tikety se vytvářejí v aplikaci PaperOffice AI. Pomoc: Podpůrné tikety v PaperOffice AI.
- Odstranit svůj účet: Jak odstraním svůj účet PaperOffice?
Často kladené otázky
- Potřebuji vlastní server? Ne. Ve výchozím nastavení jsou vaše dokumenty uloženy v datovém centru EU PaperOffice. Vlastní úložiště je volitelné.
- Kterou úroveň AI-DMS bych měl zvolit? Začněte s Premium. Můžete používat různé úrovně v různých pracovních prostorech.
- Mohu později změnit režim úložiště? Ne. Datové centrum nebo vlastní úložiště je pevně dané při uložení pracovního prostoru.
- Je desktopová aplikace jiný produkt? Ne. Jedná se o stejný PaperOffice AI jako v prohlížeči.
- Je PaperOffice AI stejné jako PaperOffice Classic? Ne. Classic je odlišný produkt s vlastní nápovědou.