Kde jsou vaše data uložena
Vaše dokumenty jsou uloženy a zálohovány ve Španělsku, ve vlastním datovém centru PaperOffice v Navarre. PaperOffice provozuje vlastní servery a pro tento účel nepoužívá veřejný cloud. Nemůžete si vybrat jinou oblast. Vaší smluvní stranou je PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., se sídlem v Pamploně, Navarra; platí španělské právo.
Můžete připojit vlastní úložiště pod Storage Mounts (BYOS). Soubory zůstanou zašifrované na vašem úložišti. PaperOffice si však nadále uchovává index, metadata a výsledky AI ve vlastním datovém centru. Auditovatelné archivování (WORM) na vlastním úložišti není k dispozici, protože soubor tam zůstává smazatelný.
Jako majitel nebo správce otevřete v aplikaci Centrum důvěry a vytvořte balíček souladu se smlouvou o zpracování údajů a technickými a organizačními opatřeními. Podrobnosti o zpracování osobních údajů naleznete v zásadách ochrany osobních údajů.
Skenování virů při nahrávání a při příjmu e-mailu
PaperOffice AI kontroluje každý soubor na viry a hrozby před jeho uložením. Nemusíte nic nastavovat.
- Během nahrávání vidíte, že se soubor kontroluje. Čistý soubor se uloží běžným způsobem.
- Infikovaný soubor je zamítnut a neuložen. Neexistuje karanténa virů, ze které byste jej mohli obnovit. Zkontrolujte soubor svým vlastním antivirem a požádejte odesílatele o čistou kopii.
- Pokud je kontrola dočasně nedostupná, soubor se z bezpečnostních důvodů také neuloží. Zkuste to znovu za chvíli.
- Heslem chráněný PDF soubor, který je při nahrávání odemčen, je po odemčení znovu zkontrolován.
- Přílohy e-mailů a soubory, které nahrajete do znalostní báze, se kontrolují stejným způsobem.
Kontrola virů není bezpečnostní karanténou AI-DMS Ultra, která se vztahuje na uložené dokumenty s vysokým rizikem podvodu.
Je příchozí e-mail skutečný?
PaperOffice AI automaticky nekontroluje příchozí e-maily na pravost (například pomocí SPF, DKIM nebo DMARC) a nevyslovuje verdikt „skutečný“ nebo „padělek“. Máte k dispozici nástroje pro vlastní kontrolu:
- Vyberte dokument z příjmu e-mailu a zvolte Akce → E-mail → Zobrazit podrobnosti e-mailu, abyste viděli hlavičku, odesílatele a příjemce.
- Použijte Akce → E-mail → Otevřít původní e-mail, abyste viděli původní zprávu.
- Pokud existuje e-mail jako PDF, zkontrolujte jej pomocí Trust Agent, který používá ověřovací profil pro exporty e-mailů. Hledá skrytý obsah, manipulaci s hlavičkou a upravené PDF soubory pouze s obrázky. Trust Agent je placený.
V případě pochybností zavolejte odesílateli na číslo, které již znáte, zejména pokud se změnily bankovní údaje.
Auditovatelné archivování: WORM a Legal Hold
WORM činí dokument auditovatelným. Jeho typ dokumentu a údaje o uchování jsou poté uzamčeny a změny se dějí pouze jako nová verze s požadovaným komentářem. WORM se vztahuje na každý dokument zvlášť a nelze jej zrušit.
- Otevřete dokument. Na kartě Přehled je uvedeno, zda je dokument chráněn proti revizím.
- Klikněte na Aktivovat WORM uchování. Otevře se karta Revize.
- Zvolte, kdy období začne: ihned nebo na konci roku.
- Potvrďte nevratnou aktivaci.
Legal Hold je zámek proti smazání, například během právního sporu. Klikněte v dokumentu na Nastavit právní zadržení, zadejte důvod a potvrďte; k jeho zrušení použijte Uvolnit. Legal Hold blokuje mazání, přesun a přejmenování, včetně všech verzí, bez ohledu na dobu uchování, a funguje také bez WORM. Pouze majitelé a správci organizace mohou Legal Hold nastavit nebo zrušit.
- WORM je k dispozici od pracovního prostoru typu Business a není k dispozici na vlastním úložišti (BYOS).
- Aktivace WORM je placená.
- Záznamy o auditu jsou pod Analytics AI → Auditní centrum.
- PaperOffice poskytuje verze, kontrolní součty, přístupový protokol a podmínky uchovávání pro předpisy, jako je německá GoBD. Zda je Váš proces jako celek dostatečný, posoudí Váš daňový poradce na základě dokumentace Vašich procesů.
Odesílejte dokumenty bezpečně e-mailem
Původní soubory odesíláte e-mailem s důkazem o doručení. Příjemce obdrží zabezpečený odkaz, PDF soubory jsou chráněny heslem a každé otevření a stažení je logováno.
- Otevřete Dokumenty, vyberte až 10 dokumentů a zvolte Akce → Sdílet a exportovat → Odeslat e-mailem.
- Zadejte příjemce, předmět a osobní zprávu.
- V sekci Zabezpečený přístup zvolte, zda bude heslo k PDF odesláno e-mailem nebo SMS, a klikněte na Odeslat nyní.
- Stav zkontrolujte pod Akce → Sdílet a exportovat → Stav doručení. Zde otevřete protokol, zrušte odkaz nebo znovu odešlete e-mail.
Odkaz je platný po dobu 7 dnů a každý soubor lze stáhnout pouze omezeným počtem pokusů. Po zrušení odkaz již nefunguje. Odeslání, SMS a PDF důkaz o doručení jsou placené. Dokumenty v bezpečnostní karanténě nelze odeslat.
Zařízení, passkeys a dvoufázové přihlášení
Centrum zabezpečení zobrazuje zařízení a relace Vašeho účtu. Otevřete jej v postranním panelu pod Tým a bezpečnost → Bezpečnostní centrum.
- Spárujte smartphone pomocí Přidat mobilní zařízení.
- Okamžitě uzamkněte ztracený nebo prodaný smartphone: najděte jej mezi registrovanými zařízeními, otevřete jeho nabídku a zvolte Zablokování pro všechny účty. Všechny relace na zařízení skončí. Toto uzamčení existuje pouze pro smartphony a tablety a může jej aktivovat pouze účet, který zařízení vlastní.
- Zneplatnit pouze odpojí zařízení od Vašeho účtu; Odstranit trvale smaže záznam o zařízení.
- Na zařízeních s vestavěným autentizátorem, například Windows Hello, nastavíte na stejné stránce passkey pod Windows Hello / klíč k heslu. Karta se zobrazí pouze tehdy, pokud ji zařízení podporuje.
- Při přihlášení může PaperOffice požádat o potvrzovací kód, například na novém zařízení nebo z neobvyklé sítě. Kód je zaslán e-mailem nebo, pokud je pro uživatele nastaveno telefonní číslo pro dvoufázové přihlášení, SMS zprávou. Dvoufázové přihlášení zapnete pro každého uživatele v sekci Správa uživatelů; to vyžaduje aktivní automatické dobíjení, protože odesílání kódů je placeno. Aplikace pro autentizaci zatím není k dispozici.
- Pro API klíče existuje whitelist IP adres. Omezení IP adres pro uživatele nebo skupiny v současné době nemá žádný efekt.
Často kladené otázky
- Mohu si vybrat, kde jsou moje data uložena? Ne. Dokumenty jsou uloženy ve vlastním datovém centru PaperOffice v Navarre, Španělsko. S vlastním úložištěm zůstávají soubory u Vás.
- Mohu obnovit soubor, který zamítl antivirový sken? Ne. Infikované soubory nejsou uloženy.
- Říká mi PaperOffice, zda je e-mail falešný? Ne. Poskytuje Vám nástroje pro kontrolu hlavičky, odesílatele a PDF e-mailů.
- Lze WORM zrušit? Ne. Použijte Legal Hold, pokud potřebujete pouze dočasné uzamčení.
- Jak dlouho funguje odkaz na zabezpečený e-mail? 7 dnů, pokud jej dříve nezrušíte.