Organizace, kořenový účet a uživatelé
PaperOffice AI patří jedné organizaci. Credits, dokumenty, pracovní prostory a fakturace se vztahují k této organizaci, nikoliv k jednotlivé osobě nebo zařízení.
Kořenový účet je vlastníkem organizace. Vytváří se při registraci organizace. Pouze kořenový účet vidí v nastavení možnost Smažte účet a může trvale smazat celou organizaci. Je také odpovědný za plán, peněženku a faktury.
V téže organizaci pracují další osoby jako uživatelé (účty členů). Nevidí možnost smazání účtu. Relace působící jménem jiného účtu (impersonace) nepřebírá práva kořenového účtu pro smazání účtu.
Správa uživatelů a nastavení organizace jsou k dispozici ve webové a desktopové aplikaci, nikoliv v mobilní aplikaci.
Pozvat uživatele
- Otevřete Správa uživatelů ve webové nebo desktopové aplikaci.
- Vytvořte nového uživatele.
- Pozvěte uživatele. Pozvánkový odkaz je odeslán nebo zkopírován.
Pozvaná osoba otevře odkaz a dokončí přihlášení. Jedná se o veřejnou registraci, která by vytvořila novou organizaci.
Odebrat uživatele
Odebrání uživatele se vztahuje na jeden účet člena. Organizace, dokumenty a ostatní uživatelé zůstávají. Otevřete Správa uživatelů, vyberte uživatele a smažte. Potvrzení se týká tohoto uživatele, nikoliv organizace.
Smazání účtu je jiná akce: smaže kořenový účet a celou organizaci. Pomoc: Jak smazat svůj účet PaperOffice?
Poskytnout přístup svému daňovému poradci nebo dalším externím osobám
Externí osoby, jako je váš daňový poradce, získají přístup prostřednictvím e-mailové pozvánky do pracovního prostoru a přihlásí se pomocí svého vlastního účtu PaperOffice. To funguje pouze pro pracovní prostory typu Business a sdílet mohou pouze kořenový účet nebo správci.
- Otevřete Document AI → Workspaces a pracovní prostor s vašimi dokumenty. Zkontrolujte, zda je typ pracovního prostoru Business.
- Přejděte na kartu Sdílení a klikněte na Nové externí sdílení.
- Vyberte kanál e-mailu a zadejte e-mailovou adresu.
- Vyberte přístup k dokumentům: pouze prohlížení a stahování, nebo prohlížení, stahování a nahrávání. Nastavte dobu platnosti sdílení.
- Klikněte na Uložit a aktivovat sdílení.
- Příjemce otevře odkaz v e-mailu a přihlásí se nebo se zaregistruje. Dokud tak neučiní, sdílení je označeno jako čekající.
- Externí osoby nikdy nezískají práva pro úpravy nebo správu.
- Váš účet hradí nahrávání externí osobou a jejich zpracování. Toto je omezeno měsíčním rozpočtem.
- Pod Aktivní sdílení změníte práva nebo zrušíte sdílení. Přístup končí okamžitě.
- Externí osoby se zobrazují v Správa uživatelů s rolí „Externí“. Zaměstnanci vaší organizace jsou tam pozváni jako uživatelé, nikoliv prostřednictvím sdílení.
Kanál telefonu pro sdílení, s mobilním číslem a PINem, je něco jiného: volající se ptá telefonního agenta na otázky týkající se pracovního prostoru. Není to správný způsob, jak váš daňový poradce pracuje s vašimi dokumenty.
Přihlášení do aplikace a klíče API
Přihlášení do aplikace v prohlížeči, desktopové aplikaci nebo mobilní aplikaci je relací osoby. Klíče API jsou určeny pro skripty, MCP a integrace; nenahrazují přihlášení osoby do rozhraní. Oba spotřebovávají Credits ze stejného poolu organizace.
Klíče API se spravují ve webové a desktopové aplikaci na stránce API v oblasti účtu. Asistenti, jako jsou Claude nebo ChatGPT, se obvykle připojují prostřednictvím přihlášení s vaším účtem PaperOffice místo pomocí klíče.
Často kladené otázky
- Může uživatel smazat organizaci? Ne. Pouze kořenový účet může.
- Odebere-li se uživatel, smažou se dokumenty? Ne. Organizace a její dokumenty zůstávají.
- Jak poskytnu přístup svému daňovému poradci? Prostřednictvím externího sdílení na pracovním prostoru Business pomocí e-mailové pozvánky.
- Mohou externí osoby upravovat dokumenty? Ne. Mohou maximálně prohlížet, stahovat a nahrávat.
- Mohu spravovat uživatele na svém telefonu? Ne. Správa uživatelů je ve webové a desktopové aplikaci.