AI-DMS 6 Min. læsetid

Agenter og arbejdsgange i PaperOffice AI: den komplette guide

Oversigt: hvilken agent gør hvad

  • En IDP-agent læser definerede felter fra dokumenter, for eksempel fakturanummer, omkostningssted eller kontraktperiode.
  • En workflow-agent udfører en instruktion på dokumenter, manuelt eller efter en hændelse, for eksempel når behandlingen er afsluttet.
  • Manuel gennemgang stopper en kørsel og beder en person om hjælp, når et påkrævet felt mangler, eller der er brug for godkendelse.
  • Creator Agent skriver tilbud, breve og certifikater på din egen skabelon og gemmer PDF'en i arbejdsområdet.

Yderligere agenter til specielle opgaver, såsom Split Agent til batch-scanning og Trust Agent mod manipulation, beskrives i guiden om Document AI.

IDP-agenter: udtræk de felter, du har brug for

IDP står for intelligent dokumentbehandling. En IDP-agent er en gemt konfiguration: dokumenttype, felter med instrukser i naturligt sprog, modelniveau og tjekregler. Du opretter den én gang og kører den derefter på flere dokumenter.

En IDP-agent læser fakturaer, kontrakter, fragtbreve, formularer og scanninger. Den returnerer hvert anmodet felt som strukturerede data med placeringen på siden og en tillidsscore. Du behøver ikke en layoutskabelon; du beskriver felterne med dine egne ord.

En IDP-agent kan køres manuelt på ét dokument, i batch, som et led i et workflow eller for nye dokumenter i arbejdsområdet. Behandling af dokumenter med en IDP-agent er betalt.

Opret en IDP-agent fra en skabelon

  1. Åbn Document AI → IDP Agents og klik på Opret agent.
  2. Under Foruddefinerede skabeloner, vælg en passende skabelon, for eksempel til økonomi, HR, juridisk, forsikring eller logistik. Brug Kategorier og søgningen til at finde den hurtigere.
  3. Tjek Felter og klik på Opret agent.
  4. Juster felter og instrukser bagefter i agent-editoren.

Du kan også starte fra et eksempel-dokument: Vælg dokumentet i arbejdsområdet og vælg Handlinger → Agenter og arbejdsgange → IDP → Opret ny agent. Ud over de foruddefinerede skabeloner findes der gratis skabeloner til dine egne felter, og Importer skabelon indlæser en skabelon som en JSON-fil. Den tidligere Skills Store eksisterer ikke længere; dens skabeloner er tilgængelige, når du opretter en IDP-agent.

Workflow-agenter: automatisér trin

Arbejdsgange i PaperOffice AI kaldes workflow-agenter. En workflow-agent udfører en instruktion på dokumenter. Du skriver instruktionen i Prompt Studio. Hvis du ønsker det, kan en person godkende hver kørsel først.

  1. Åbn Workflow AI → Workflow Agents og klik på Opret ny Workflow Agent.
  2. På fanen Grundlæggende, indtast et navn. Slå Udførelsesgodkendelse til, hvis en person skal bekræfte hver kørsel.
  3. På fanen Startbegivenhed, vælg hvornår agenten starter.
  4. På fanen Filtre, indsnævr dokumenterne. Filtre gælder kun med en automatisk start-hændelse.
  5. Klik på Gem og åbn Prompt Studio, beskriv hvad agenten skal gøre, godkend prompten og test den.
  6. Slå derefter agenten til.

Disse startbegivenheder er tilgængelige: kun manuelt, efter AI-DMS er fuldført, efter et metafelt er ændret, efter en opgave er fuldført, efter en godkendelse er fuldført og efter en signatur er fuldført. "Kun manuelt" betyder via knap, gennem API'en eller gennem MCP. Med "Kun manuelt" kan du desuden aktivere Kør også efter tidsplan: dagligt, ugentligt eller månedligt på et fast tidspunkt for nye dokumenter i et arbejdsområde. Planlagte kørsler er betalt.

  • En ny workflow-agent forbliver inaktiv, indtil dens prompt er godkendt og testet.
  • Med kørselsgodkendelse er standardfristen for bekræftelsen 24 timer.
  • Kørsler vises under Workflow AI → Agentudførelser.
  • Hver køring betales. Workflow AI er tilgængelig fra Professional-planen.

Manuel gennemgang, når et felt mangler

PaperOffice AI stopper og beder en person om hjælp, når en IDP-agent ikke kan levere et påkrævet felt med tilstrækkelig sikkerhed, eller når en workflow-agent anmoder om godkendelse. Opgaven vises under Workflow AI → Human In The Loop-opgaver.

  1. Åbn opgavelisten og åbn opgaven.
  2. Udfyld det manglende felt eller godkendelsen.
  3. Afslut opgaven. Hvis workflowet har flere trin, fortsætter køringen.

Dokumentet forbliver i sit arbejdsområde under gennemgangen. Den åbne gennemgang er ikke en anden opbevaringsplads.

Creator Agent: tilbud og breve fra din skabelon

Creator Agent skriver tilbud, breve og certifikater på din egen dokumentskabelon. Den henter fakta fra dine vidensbaser, Relations AI og din virksomhedsprofil, og gemmer det færdige PDF-dokument i arbejdsområdet. Creator Agent er inkluderet fra Corporate-planen, og kun administratorer opretter eller ændrer den.

  1. Åbn Document AI → Creator Agent og klik på Opret Creator Agent.
  2. På fanen Skabelon, vælg en skabelon og Mål Workspace.
  3. På fanen Viden, vælg dine vidensbaser. Tilføj prislister som Fæstnede artikler, og opret agenten.
  4. Vælg agenten og vælg Handlinger → Opret dokument.
  5. I feltet Anmodning, beskriv kunde, varer og mængder, og klik på Opret forhåndsvisning.
  6. Svar på åbne spørgsmål, og klik derefter på Opret dokument.

Agenten opfinder aldrig priser eller mængder; hvis en kilde mangler, spørger den. Den vandmærkede forhåndsvisning gemmer ikke noget. AI-kørslen og det oprettede dokument betales. På fanen Tier & godkendelse kan du vælge direkte oprettelse; dokumenter oprettes og debiteres derefter uden gennemgang, også via API og MCP.

Dokumentskabeloner

En dokumentskabelon er dit brevpapir med pladsholdere, for eksempel til et tilbud, faktura, brev eller certifikat. PaperOffice omdanner det til en PDF og gemmer det i arbejdsområdet. Siden er tilgængelig fra Corporate-planen, og kun administratorer opretter og ændrer skabeloner.

  1. Åbn Document AI → Dokumentskabeloner og klik på Ny skabelon.
  2. Vælg Fra starter eller Tom skabelon, og juster indholdet, felterne med eksempeldata og siden.
  3. Klik på Tjek skabelon, se på Forhåndsvisning og gem med Opret skabelon.
  4. For at bruge det i appen, vælg Opret Creator Agent på skabelonen.

For at genbruge et Word-dokument med dit brevpapir, vælg det under Dokumenter og vælg Handlinger → Agenter og arbejdsgange → Brug som dokumentskabelon. Dette fungerer med Word, OpenDocument, RTF, HTML og tekstfiler; PDF-filer understøttes endnu ikke. Hver ændring af indholdet opretter en ny version. Hvert oprettet dokument betales.

Ofte stillede spørgsmål

  • Har jeg brug for en layoutskabelon til en IDP-agent? Nej. Du beskriver felterne med dine egne ord.
  • Kan en arbejdsgang køre efter et tidsschema? Ja. Med startbegivenheden "Kun manuelt" aktiverer du "Kør også efter tidsplan" og vælger dagligt, ugentligt eller månedligt.
  • Hvorfor kører min nye workflow-agent ikke? En ny agent forbliver inaktiv, indtil dens prompt er godkendt og testet, og du tænder den.
  • Hvor finder jeg kørsler og åbne gennemgange? Kørsler under Workflow AI → Agentudførelser, gennemgange under Workflow AI → Human In The Loop-opgaver.
  • Opfinder Creator Agent priser? Nej. Den bruger dine kilder og spørger, hvis noget mangler.