Oversigt
Tre funktioner arbejder sammen, så du ikke går glip af frister og holder styr på dine forretningspartnere:
- Kontraktsfrister: PaperOffice læser de vigtige datoer fra kontrakter og beregner den sidste dag, du kan opsige.
- Relations AI: PaperOffice opretter organisationer og personer fra dine dokumenter og lister deres frister.
- Knowledge Graph: PaperOffice forbinder dokumenter gennem virksomheder, personer, beløb og fælles numre.
Alle tre kræver dokumenter behandlet med AI-DMS. Kontraktfelter og Knowledge Graph kræver tier Premium eller Ultra; Basic læser ikke disse kontraktfelter og opretter ingen forbindelser.
Kontraktsfrister: Hvornår kan du opsige?
For kontrakter læser PaperOffice de vigtige datoer: startdato, varighed, slutdato, opsigelsesfrist, opsigelsespunkt, automatisk forlængelse og kontrakttype. Herudfra beregnes den sidste dag, du kan opsige.
- Gem kontrakten i et workspace med tier Premium eller Ultra, og vent, indtil behandlingen er afsluttet.
- Åbn kontrakten på fanen Oversigt.
- Læs kortet Fristfrister. Det viser f.eks. den sidste dag til opsigelse med antal dage tilbage.
- Brug kildehenvisningen til at tjekke afsnittet i kontrakten.
- Felterne udfyldes kun for kontrakter, f.eks. tillæg, NDAs, databehandlingsaftaler, leje-, leasing-, lån- og ansættelseskontrakter samt forsikringspolicer.
- Datoen beregnes om hver gang, du åbner dokumentet.
- Hvis kontrakten forlænges automatisk, og fristen er gået, viser kortet den næste mulighed for opsigelse. Uden forlængelse viser kortet, hvornår kontrakten udløber.
- Hvis en påkrævet værdi mangler, f.eks. opsigelsesfristen, viser kortet Fristfrister, hvad der mangler for en opsigelsespåmindelse.
- Hvis kontrakten kan opsiges til enhver tid, er der ingen fast sidste dag til opsigelse.
Påmindelser for den sidste dag til opsigelse
Fra kontraktdetaljerne opretter Relations AI en fristopgave for den sidste dag til opsigelse. Hvis workspace-indstillingen "Påmindelser om frister for automatisk oprettede opgaver" er slået til (betalt), minder PaperOffice dig 30 og 7 dage før den sidste dag til opsigelse. Påmindelsen for kontraktens udløb fortsætter som før.
- Påmindelsen 30 dage før ankommer som en notifikation i appen og som en push-notifikation (hvis tilladt); påmindelsen 7 dage før ankommer også via e-mail.
- Det sendes til den person, der er tildelt fristopgaven, ellers til den person, der uploadede dokumentet. Der sendes ingen påmindelser om natten; de kommer om morgenen.
- Hvis kontrakten forlænges automatisk, flyttes fristopgaven til den næste mulighed for opsigelse, når den sidste dag til opsigelse er passeret.
- Hvis en påkrævet værdi mangler, eller kontrakten kan opsiges til enhver tid, oprettes ingen påmindelse.
- For tidligere arkiverede kontrakter oprettes påmindelsen, når dokumentet behandles igen.
- For yderligere påmindelser skal du oprette en opgave med en forfaldsdato på fanen Aktiviteter.
Du slår påmindelserne til per workspace: åbn Document AI → Workspaces, rediger workspace, og slå på fanen Generelt indstillingen "Påmindelser om frister for automatisk oprettede opgaver" til. Kontakten er som standard slukket.
Relations AI: Virksomheder, personer og frister
Relations AI opbygger et katalog over de virksomheder og personer, du har med at gøre, baseret på dine dokumenter. Navn, momsnummer, e-mail, telefon og bankoplysninger kommer fra dokumenterne, og hvert dokument linkes til sin organisation. Relations AI er ikke et CRM: der er ingen leads, pipeline eller salgsmuligheder, og personer oprettes kun fra dokumenter.
- Behandl dine dokumenter med AI-DMS. Organisationer og personer vises automatisk.
- Åbn Relations AI → Organisationer eller Personer for at se de tilknyttede dokumenter.
- Under Relations AI → Netværk ser du dokumentfrister såsom betalingsfrister, kontraktudløb, genindsendelse og andre frister.
Hver registreret frist opretter en opgave. Du åbner kildedokumentet eller markerer opgaven som udført. Gamle dokumenter, hvis frist er udløbet for længe siden, får ingen opgave, og dokumenter uden registreret frist får heller ingen.
Knowledge Graph: hvilke dokumenter hører sammen
Knowledge Graph forbinder dine dokumenter gennem virksomheder, personer, beløb og fælles numre såsom faktura-, ordre- eller sagenumre. Du kan se, hvilke dokumenter der tilhører én transaktion.
- Åbn Analytics AI → Dokumentnetværk. Du ser objekter og deres forbindelser; klik på et objekt for at se dets dokumenter. Under Indstillinger kan du filtrere efter objekttype og vælge, hvor mange objekter der vises. Analytics AI er tilgængelig fra Corporate-planen.
- Vælg visningen Dokumenter under Transaktioner for at se dokumenter og deres forbindelser som et netværk. Visningen Tidslinje viser dokumenter efter dato.
- Under Analytics AI → Afsenderkort ser du, hvor dine afsendere er placeret.
- Hvis der ikke vises nogen objekter, skal du først behandle dokumenterne med AI-DMS Premium eller Ultra. Du har ikke brug for Ultra.
- Skat-, moms- og bankidentifikatorer forbinder aldrig dokumenter, og meget hyppige værdier gør det heller ikke.
- Du kan stille spørgsmål til grafen på dit eget sprog via API'et eller MCP-serveren, for eksempel fra Claude. Dette er en betalt funktion.
- Brugere med ekstern deling har ingen adgang. Teammedlemmer ser kun deres delte arbejdsområder.
Ofte stillede spørgsmål
- Hvilken tier skal jeg bruge til kontraktsfrister? Premium eller Ultra. Basic læser ikke kontraktfelter.
- Bliver jeg påmindet automatisk? Kun hvis påmindelsesfunktionen er slået til i arbejdsområdet. Det er en betalt funktion og er slukket som standard.
- Hvornår modtages påmindelserne? 30 og 7 dage før den sidste frist for opsigelse; påmindelsen om kontraktudløb fortsætter også.
- Er Relations AI et CRM? Nej. Det er et katalog bygget ud fra dine dokumenter, uden leads eller pipeline.
- Hvorfor er min Knowledge Graph tom? Dokumenterne blev behandlet med Basic eller er endnu ikke blevet behandlet.