Hvad sker der, når et dokument ankommer
Når et dokument ankommer til et arbejdsområde, behandler PaperOffice AI det i tre trin:
- Læs: AI-tekstgenkendelse fanger tekst og layout, både for digitale PDF'er samt scanninger og fotos. Med det tilsvarende niveau genkendes også håndskrift, stempler, underskrifter og afkrydsede felter.
- Klassificer: PaperOffice genkender dokumenttypen, for eksempel faktura, kontrakt eller leveringsnote, og foreslår, hvor den skal opbevares.
- Udtræk: PaperOffice returnerer oversigtsdata, enkelte felter, tabeller og linjeposter, også på tværs af sider. Hvert felt returneres med sin værdi, en konfidens og dens position på siden.
Behandlingen kører i baggrunden efter upload eller import og tager lidt tid. Som standard behandles de første 20 sider af et dokument, maksimalt 40.
AI-DMS-niveauerne: Basic, Premium og Ultra
Hvor dybt et dokument behandles, afhænger af AI-DMS-niveauet. Niveauet tilhører arbejdsområdet, ikke din konto. Nye arbejdsområder starter med Premium. Flere arbejdsområder kan bruge forskellige niveauer, for eksempel et arkiv i Basic og aktuelle opgaver i Premium.
- Kun opbevaring: dokumenter gemmes uden AI-behandling. Der er ingen tekstgenkendelse og ingen søgning i indholdet.
- Basic (IDP Light): AI-tekstgenkendelse, fuldtekstarkiv, dokumenttype og metadata. Velegnet til store arkiver, som du primært søger i via fuldtekst.
- Premium (IDP Full): alt i Basic plus forretningsfelter, semantisk søgning, relationer mellem dokumenter, entitetsudtræk og Knowledge Graph. Det typiske valg for fakturaer, kontrakter og sager.
- Ultra (MEGA Vision): alt i Premium plus billedforståelse og sikkerhedsrevision med svindelrisikoscore. Kun når du har brug for det, ikke som standard for hvert arbejdsområde.
Højere niveauer forbruger mere Credits. Detaljer: AI-DMS-niveauer: Basic, Premium og Ultra.
Dokumenttyper og IDP-agenter
Dokumenttyper fortæller PaperOffice, hvilken type dokument det har at gøre med. Du administrerer dem under Document AI. Hjælp: Hvad er dokumenttyper?
Hvis du har brug for specifikke felter, for eksempel omkostningscenter eller kontraktnummer, gemmer du dem som en IDP-agent. En IDP-agent definerer, hvilke felter der udtrækkes, og hvilke af dem der er påkrævede. Hjælp: Sådan opretter du en IDP-agent? Færdige skabeloner hjælper dig i gang: Opret IDP-agenter fra skabeloner.
Indgående fakturaer: én sti for hver indgang
Indgående fakturaer ankommer som PDF, scan, foto eller e-faktura. PaperOffice AI læser dem alle i samme flow. De når arbejdsområdet via upload, import, en tilsluttet mailbox eller smartphonen.
Resultatet dækker oversigtsdata såsom leverandør, moms-id, IBAN, fakturanummer og dato, plus linjeposter og summer. En beregningskontrol tester, om linjer, momssatser og totalen stemmer overens. Hvert felt gemmes med sin placering og konfidens. Godkendelse og opfølgende handlinger kører gennem en Workflow Agent. Hjælp: Hvordan opretter jeg en Workflow Agent?
E-fakturaer: læs og valider
Når du indsender en e-faktura, som XML eller som en PDF med indlejret XML, genkender PaperOffice formatet og tager dataene direkte fra XML'en. For XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931-fakturaer og spanske Facturae tjekker PaperOffice, om fakturaen er gyldig.
- Upload e-fakturaen til et arbejdsområde og vent, indtil behandlingen er færdig.
- I Dokumenter vises navnet: E-faktura gyldig, E-faktura ugyldig eller E-faktura ikke verificerbar.
- Åbn fakturaen og gå til fanen Revision. Blokken E-faktura protokol viser valideringsmodulet, kontroltidspunktet og eventuelle fejlede regler. Brug Downloadprotokol til at gemme den.
Kontrollen dækker kernereglerne i EN 16931, for eksempel påkrævede felter, summer, skatteopdelingen, moms-id og IBAN. Det erstatter ikke en officiel kontrol med KoSIT-validereren. Italienske FatturaPA-fakturaer læses men valideres ikke. For Facturae detekteres en elektronisk signatur og markeres som til stede, men ikke verificeret. Genkendelse og validering fungerer i alle AI-DMS-niveauer, inklusive Basic.
3-vejs matchning: faktura, leveringsnote og indkøbsordre
3-vejs matchningen kontrollerer, om en faktura passer til indkøbsordren og leveringsnoten. PaperOffice kører den automatisk, når et dokument er færdigbehandlet. Dokumenter hører sammen, når de befinder sig i samme arbejdsområde og bærer samme reference til indkøbsordren. Det tjekker beløb, mængder og priser pr. vare.
- Indsend indkøbsordren, leveringsnoten og fakturaen i samme arbejdsområde.
- Åbn fakturaen, gå til fanen Revision og læs blokken 3-vejs matchning: Match OK, Varians eller Delvis match.
- Brug Åbn indkøbsordre eller Åbn leveringsnota til at hoppe til det matchende dokument.
For et overblik skal du åbne Dokumenter, gruppere efter indkøbsordrefreference og klikke på Matchdetaljer. Uden en indkøbsordrefreference er der ingen match. Hvis leveringsnoten mangler, sammenligner PaperOffice kun indkøbsordren og fakturaen. Matchet betales, når en ordre findes.
Menneskelig gennemgang, når et obligatorisk felt mangler
PaperOffice AI stopper og beder en person om hjælp, når en IDP-agent ikke kan levere et obligatorisk felt med tilstrækkelig sikkerhed, eller når en workflow beder om godkendelse. Opgaven vises under Workflow AI → Human In The Loop-opgaver. Åbn opgaven, udfyld det manglende felt eller godkendelsen, og afslut opgaven. Workflowet fortsætter derefter med sine næste trin. Dokumentet forbliver i sit arbejdsområde under gennemgangen.
Split Agent: adskil en batch-scanning til enkeltdokumenter
Har du scannet en stak kvitteringer til én PDF? Split Agent adskiller dem i enkelt dokumenter og arkiverer hver del i målarbejdsområdet.
- Åbn Document AI → Split Agent og klik på Opret Split Agent.
- Vælg Split-regel: Automatic (AI), Fixed pages per document, Entity separator eller Custom instruction. Vælg målarbejdsområdet og gem.
- I Dokumenter, vælg PDF'en, vælg Handlinger → Agenter og arbejdsgange → Split og start agenten.
Kun PDF-filer splittes. Hvis en grænse er usikker, vises opgaven under Human In The Loop Tasks, hvor du kan korrigere grænsen ved hjælp af sidetal. Split Agent er en betalt funktion. Det er ikke det gratis 'Split PDF' webværktøj, og det er heller ikke separatorarkene fra PaperOffice Classic.
Trust Agent: tjek PDF-filer for manipulation
Trust Agent tjekker PDF-filer for tekniske anomalier: skjult tekst, tekst under et uigennemsigtigt område, indlejrede filer, JavaScript og forskelle mellem det synlige indhold og tekstlaget. Resultatet gemmes som et tillidscertifikat på dokumentet.
- Åbn Document AI → Trust Agent og klik på Opret Trust Agent. Vælg verifikationsprofilen, f.eks. Invoice eller Contract, og niveauet.
- I Dokumenter, vælg PDF-filerne og vælg Handlinger → Agenter og arbejdsgange → Trust → Kontrol med Trust Agent.
- Åbn resultatet med Se certifikat.
Originalfilen forbliver uændret; kun en kopi markeres. Hvis filen ændres efter tjekket, gælder resultatet ikke længere. Resultatet er en vurdering med beviser, ikke et bevis for svig. Kontrollen er betalt.
Sikkerhedsrevision i AI-DMS Ultra
Med Ultra tjekker PaperOffice AI hvert nyt dokument i en sikkerhedsrevision: en svigrisikoscore fra 1 til 10 med begrundelse og fund. For kvitteringer og fakturaer tjekkes leverandørens moms-ID via VIES. Basic og Premium inkluderer ikke dette.
- Fanen Revision for et dokument viser scoren, begrundelsen og fundene. Alle åbne fund findes under Analytics AI → Revisionscenter.
- Under PaperOffice Account → Organization → Document Audit Quarantine slår root-kontoen karantænen til eller fra og indstiller tærsklen.
- Fra tærsklen går et nyt Ultra dokument i sikkerhedskarantæne og får tagget “Quarantäne”: redigering, flytning, download og sletning er blokeret, indtil en person med skriveadgang til arbejdsområdet frigiver det. Noter, kommentarer og en juridisk fastfrysning er stadig mulige.
- Et VIES-fund er et hint og udløser aldrig en karantæne. Scoren er en vurdering, ikke et bevis.
Ofte stillede spørgsmål
- Hvilket niveau skal jeg vælge? Premium for fakturaer, kontrakter og sager. Basic til rene arkiver. Ultra kun når du har brug for billedforståelse eller sikkerhedsrevision.
- Kan jeg bruge forskellige niveauer? Ja. Niveauet tilhører arbejdsområdet.
- Erstatter e-fakturakontrollen den officielle validering? Nej. Det dækker kernereglerne, ikke den fulde KoSIT-validering.
- Ændres originalen af Trust Agent? Nej. Kun en kopi markeres.
- Hvor findes åbne gennemgange? Under Workflow AI → Human In The Loop Tasks.