Søg i dokumentoversigten
- Åbn et arbejdsområde.
- Brug søgefeltet øverst i appen. Browserens funktion til at finde tekst på siden er ikke en dokumentsøgning.
- Åbn et resultat ved at klikke på dets navn.
Søgningen gælder for det åbne arbejdsområde, ikke for hele organisationen. Filtre og visninger findes under Indstillinger i samme oversigt. Webappen, desktopappen og mobilappen søger i de samme dokumenter; kun navigationen adskiller sig.
Når søgningen ikke giver resultater
En tom søgning har normalt en simpel årsag. Tjek i denne rækkefølge:
- Arbejdsområde: skift til det arbejdsområde, der modtog uploadet eller importen.
- Behandling: indholdet kan kun findes, når behandlingen er afsluttet. Store importeringer tager længere tid.
- Filtre: et filter eller en gruppering under Indstillinger kan skjule resultater. Nulstil filteret og søg igen.
- AI-DMS-niveauet: et arbejdsområde med Kun lagring kører ikke tekstgenkendelse, så indholdet kan ikke søges i.
- Rettigheder: i et delt arbejdsområde ser du kun det, som din konto har adgang til.
Hjælp: Efter import og AI-DMS-niveauer: Basic, Premium og Ultra.
Stil spørgsmål om dine dokumenter
I PaperOffice-agenten stiller du spørgsmål om dine dokumenter med dine egne ord, f.eks.: "Hvilke opsigelsesfrister har mine kontrakter?" Agenten svarer og opremser de dokumenter, den har brugt som kilder. Klik på en kilde for at åbne dokumentet.
- Åbn Dokumenter og vælg ét eller flere dokumenter.
- Vælg Handlinger → Agenter og arbejdsgange → Spørg agent, eller åbn agenten med Alt+A.
- I området Kilder skal du tjekke, hvad agenten søger. Brug Tilføj dokument eller Tilføj workspace til at udvide udvalget.
- Stil dit spørgsmål og klik på en kilde i svaret for at hoppe til dokumentet.
Inde i en dokumentmappe stiller knappen Chat med mappe spørgsmål om dokumenterne i den mappe.
- Agenten svarer kun fra behandlede dokumenter i arbejdsområder, du har adgang til. Arbejdsområder, der ikke er indekseret, kan ikke vælges.
- Hvis intet arbejdsområde er fastgjort, søger agenten i alle arbejdsområder, du har adgang til.
- Du kan fastgøre op til 20 dokumenter og 20 arbejdsområder som kilder.
- Spørgsmål til agenten er betalte.
- Du kan også stille spørgsmål om dine dokumenter fra Claude eller ChatGPT gennem PaperOffice MCP-serveren.
Samarbejd: noter, opgaver og nævnelser
Du registrerer direkte på dokumentet, hvad der skal ske. En note er en bemærkning. En opgave har en ansvarlig, en deadline og en prioritet.
- Åbn dokumentet og gå til fanen Aktiviteter.
- Klik på Ny og vælg Note eller Opgave.
- For en opgave skal du under Hvem skal udføre dette? vælge: dig selv, en bruger, en gruppe eller ingen endnu. Angiv frist og prioritet, og gem.
- For at stille et spørgsmål skal du skrive i opgaven under Spørgsmål og kommentarer. Brug @ til at nævne en person eller gruppe.
- Når opgaven er afsluttet, skal du klikke på Afslut opgave. Du kan tilføje en afslutningskommentar.
Personer, du nævner, modtager en notifikation. Uden en nævnelse informeres de tildelte og deltagerne. Brug filtrene Alle, Noter, Opgaver og Handling påkrævet for at holde styr på tingene. Kommentartråde, der kan markeres som løst, er tilgængelige via API'et og MCP-serveren.
Hold styr: Aktivitet, arbejdsområde-opsummering og Problemløser
- Under Analytics AI → Aktivitet og behandling viser aktivitetsvarmekortet uploads pr. dag, og brugeraktiviteten viser, hvem der har uploadet hvad i en valgt periode. Med Eksportér gemmer du begge dele som CSV. Analytics AI er tilgængelig fra Corporate-planen, og du ser det kun, hvis din rolle giver dig adgang.
- Arbejdsområde-opsummeringen giver et overblik over et arbejdsområde: antal dokumenter, emner, hyppige entiteter, partnere og nylige dokumenter. Den er tilgængelig via API'et og MCP-serveren, ikke som en side i appen. Forespørgsler er betalte.
- Problemløseren foreslår funktioner, der passer til dit behov. Åbn den i kontomenyen under Hjælp & Læring → Problemløser og beskriv dit behov med dine egne ord. Den er også tilgængelig på paperoffice.ai uden login.
Ofte stillede spørgsmål
- Dækker søgningen alle arbejdsområder? Nej. Søgningen i værktøjslinjen gælder for det åbne arbejdsområde. PaperOffice-agenten kan søge i flere eller alle arbejdsområder, du har adgang til.
- Hvorfor kan jeg ikke finde et dokument, jeg lige har uploadet? Behandlingen kører sandsynligvis stadig. Vent, indtil den er færdig.
- Opfinder agenten svar? Den svarer ud fra dine behandlede dokumenter og viser de dokumenter, den har brugt, så du kan tjekke hvert svar.
- Kan kolleger se mine opgaver? Opgaver tilhører dokumentet. De tildelte, deltagerne og nævnte personer informeres.