Overview 6 Min. læsetid

Kom i gang med PaperOffice AI: den komplette guide

Hvad PaperOffice AI er

PaperOffice AI er det aktuelle PaperOffice produkt. Det kombinerer dokumenthåndtering, Document AI, arbejdsgange og agenter i én organisation. Du bruger det i browseren, som en desktop-app og på en smartphone. PaperOffice AI er ikke PaperOffice Classic DMS: Classic er et andet produkt med sin egen hjælp.

Alt i PaperOffice AI tilhører en organisation. Organisationen har én rodkonto (ejeren) og ethvert antal brugere. Dokumenter findes i arbejdsområder. Hver handling, der bruger AI, dokumentbehandling eller API'en, forbruger Credits fra organisationens fælles pulje.

Appen er tilgængelig på 21 sprog. Grænsefladens sprog er en del af adressen, for eksempel /en/ eller /de/.

Trin 1: Registrer dig eller log ind

Åbn app.paperoffice.ai i browseren, eller start desktop-appen.

  • Du har allerede en konto: vælg Log ind, indtast dit brugernavn og derefter din adgangskode.
  • Du har glemt din adgangskode: på login-siden vises Glemt kodeord? efter brugernavnet. Linket til nulstilling sendes til den gemte e-mailadresse.
  • Du er ny: vælg Opret gratis konto. Registrering opretter en ny organisation, og din konto bliver dens rodkonto.
  • Nogen har inviteret dig: brug invitationslinket fra e-mailen, ikke den offentlige registrering. Du deltager derefter i den eksisterende organisation.

Efter det første login hjælper den vejledende opsætning på /da/paperoffice-account/getting-started dig med de første trin.

Trin 2: Afgør, hvor dine originaler opbevares

Som standard gemmer PaperOffice AI dine dokumenter i PaperOffice EU-datacentret. Du skal ikke opsætte noget for dette.

Hvis dine originaler skal blive på dit eget lager, f.eks. en NAS, bruger du dit eget lager (BYOS). I det tilfælde skal du oprette lagringsmonteringen før arbejdsområdet, da lagringstilstanden for et arbejdsområde ikke kan ændres efter gemning. Hjælp: Hvordan tilslutter jeg en NAS som lagringsmontering?

Trin 3: Opret dit første arbejdsområde

Et arbejdsområde er beholderen til dokumenter, mapper og behandling. En organisation kan have flere arbejdsområder, f.eks. ét til regnskab og ét til kontrakter.

  1. Åbn Document AI og derefter Workspaces.
  2. Klik på Ny Workspace.
  3. Indtast et navn, og behold standardindstillingerne, hvis du er i tvivl: arbejdsområdetype Business, AI-DMS Premium og lagring i PaperOffice EU-datacentret.
  4. Bekræft med Opret Workspace.

AI-DMS-niveauet afgør, hvor dybt dokumenter i dette arbejdsområde behandles. Premium er det typiske valg for fakturaer, kontrakter og sager. Basic er nok til et arkiv, du søger i via fuldtekst. Detaljer: AI-DMS-niveauer: Basic, Premium og Ultra.

Trin 4: Tilføj dokumenter

Der er flere måder at få dokumenter ind i et arbejdsområde på. Vælg den, der passer til din situation:

Kommer du fra PaperOffice Classic? Overgangen har sin egen guide: Fra PaperOffice Classic til PaperOffice AI.

Trin 5: Vent på behandlingen, og søg derefter

Efter upload eller import behandler PaperOffice AI hvert dokument i baggrunden: den læser teksten, genkender dokumenttypen og udtrækker felter afhængigt af AI-DMS-niveauet. Dette tager lidt tid, især ved store importeringer. Som standard behandler pipelineen de første 20 sider af et dokument, maksimalt 40.

Når behandlingen er afsluttet, finder du dokumenter gennem søgningen. Hvis søgningen ikke returnerer noget, bliver dokumentet normalt stadig behandlet, eller det befinder sig i et arbejdsområde, du ikke kan se. Hjælp: Efter import og Søgningen returnerer intet.

Webapp, desktop-app og mobilapp

Webappen og desktopappen deler det samme interface. Alt, hvad du kan gøre i browseren, fungerer også i desktopappen, herunder organisationsindstillinger, fakturering og brugerstyring. Desktopappen kan også installeres fra browseren som en app (PWA); det er den samme PaperOffice AI, ikke et andet produkt.

Mobilappen er versionen til smartphones. Den kører som en Progressive Web App på iOS og Android og bruger den samme organisation og de samme arbejdsområder. Du kan tilslutte din telefon på to måder:

  1. Fra desktoppen: åbn Sikkerhedscenter, vælg Tilføj smartphone og scan QR-koden med din telefon.
  2. På telefonen: åbn app.paperoffice.ai i browseren, log ind, og tilføj siden til dit startskærmbillede, hvis du ønsker det.

På smartphonen kan du scanne dokumenter med kameraet, uploade eksisterende filer og sætte dokumenter i kø, når der ikke er netværk. Vælg arbejdsområdet før scanning; filen lander der. Organisationsindstillinger, fakturering, brugerstyring og sletning af konto er ikke en del af mobilappen. Brug web- eller desktopappen til disse.

Organisationsindstillinger

Organisationsindstillinger findes i web- og desktopappen: åbn området Konto og derefter Indstillinger. Her finder du organisationsprofilen, regionale indstillinger, papirkurven og mere. Kun rodkontoen ser Slet konto.

Hvem er root, og hvad må brugere gøre: Rodkonto og brugere. Inviter kolleger: Inviter en bruger.

Credits og fakturering i korte træk

PaperOffice AI fakturerer efter forbrug i stedet for per bruger. Behandling, AI-funktioner og API'et forbruger Credits fra organisationens fælles pulje. Din plan inkluderer månedlige plan-kreditter; forbrug ud over dette løber gennem tegnebogen. Den gratis plan inkluderer engangsstartkreditter. Detaljerne findes i guiden om fakturering og Credits: Hvad er Credits?

Hjælp og support

Ofte stillede spørgsmål

  • Har jeg brug for min egen server? Nej. Som standard opbevares dine dokumenter i PaperOffice EU-datacenteret. Egen lagring er valgfri.
  • Hvilket AI-DMS-niveau skal jeg vælge? Start med Premium. Du kan bruge forskellige niveauer i forskellige arbejdsområder.
  • Kan jeg ændre lagringsmetoden senere? Nej. Datacenter eller egen lagring er fast, når du gemmer arbejdsområdet.
  • Er desktopappen et andet produkt? Nej. Det er den samme PaperOffice AI som i browseren.
  • Er PaperOffice AI det samme som PaperOffice Classic? Nej. Classic er et andet produkt med sin egen hjælp.