Hvor dine data opbevares
Dine dokumenter opbevares og backes op i Spanien, i PaperOffice's eget datacenter i Navarra. PaperOffice driver sine egne servere der og bruger ikke offentligt cloud til dette. Du kan ikke vælge en anden region. Din kontraherende part er PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., med sæde i Pamplona, Navarra; spansk lovgivning gælder.
Du kan tilslutte dit eget lager under Storage Mounts (BYOS). Filerne forbliver krypteret på dit lager. PaperOffice opbevarer stadig indekset, metadata og AI-resultater i sit eget datacenter. Revisionssikkert arkiv (WORM) er ikke tilgængelig på dit eget lager, da filen der kan slettes.
Som ejer eller administrator skal du åbne Tillidscenter i appen for at oprette compliance-pakken med databehandlingsaftalen og de tekniske og organisatoriske tiltag. Detaljer om, hvordan persondata behandles, findes i privatlivspolitikken.
Virusscanning ved upload og e-mail-modtagelse
PaperOffice AI tjekker hver fil for virus og trusler, før den opbevares. Du skal ikke konfigurere noget.
- Under uploadet ser du, at filen bliver tjekket. En ren fil gemmes som sædvanligt.
- En inficeret fil afvises og gemmes ikke. Der er ingen virus-karantæne, hvorfra du kan gendanne den. Tjek filen med dit eget antivirusprogram, og bed afsenderen om en ren kopi.
- Hvis tjekket kortvarigt er utilgængeligt, gemmes filen heller ikke af hensyn til sikkerheden. Prøv igen efter kort tid.
- En adgangskodebeskyttet PDF, der låses op under uploadet, tjekkes igen efter oplåsning.
- E-mail-bilag og filer, du uploader til en vidensbase, tjekkes på samme måde.
Virusscanningen er ikke sikkerhedskarantænen for AI-DMS Ultra revisionen, som gælder for opbevarede dokumenter med høj svigtrisiko.
Er en indkommende e-mail ægte?
PaperOffice AI tjekker ikke automatisk indkommende e-mails for ægthed, f.eks. via SPF, DKIM eller DMARC, og giver ingen dom om "ægte" eller "falsk". Du har dog værktøjer til selv at tjekke:
- Vælg et dokument fra e-mail-optagelsen og vælg Handlinger → E-mail → Vis e-maildetaljer for at se header, afsender og modtagere.
- Brug Handlinger → E-mail → Åbn original e-mail for at se den oprindelige besked.
- Hvis e-mailen findes som en PDF, skal du tjekke den med en Trust Agent, der bruger verifikationsprofilen for e-mail-eksporter. Den leder efter skjult indhold, header-manipulation og redigerede billedkun-PDF'er. Trust Agent er betalt.
Hvis du er i tvivl, skal du ringe til afsenderen på et nummer, du allerede kender, især når bankoplysninger er ændret.
Revisionssikkert arkiv: WORM og legal hold
WORM gør et dokument revisionssikkert. Dens dokumenttype og opbevaringsdetaljer låses derefter, og ændringer sker kun som en ny version med en påkrævet kommentar. WORM gælder per dokument og kan ikke fortrydes.
- Åbn dokumentet. Fanen Oversigt viser, om det er revisionssikkert.
- Klik på Aktiver WORM-bevaring. Fanen Revisioner åbnes.
- Vælg, hvornår perioden starter: straks eller ved årets udgang.
- Bekræft den uigenkaldelige aktivering.
En legal hold er en sletningslås, f.eks. under en retssag. Klik på Indstil Legal Hold i dokumentet, indtast en årsag og bekræft; brug Frigive til at fjerne den. En legal hold blokerer for sletning, flytning og omdøbning, inklusive alle versioner, uanset opbevaringsperioden, og den fungerer også uden WORM. Kun ejere og administratorer for organisationen kan indstille eller ophæve en legal hold.
- WORM er tilgængelig fra workspace-typen Business og ikke på dit eget lager (BYOS).
- Aktivering af WORM er betalt.
- Revisionsregistre findes under Analytics AI → Revisionscenter.
- PaperOffice leverer versioner, checksum-værdier, en adgangslog og opbevaringsbetingelser for regler som den tyske GoBD. Det er din skatterådgivers vurdering, om din proces som helhed er tilstrækkelig, baseret på din procesdokumentation.
Send dokumenter sikkert pr. e-mail
Du sender originale filer pr. e-mail med leveringsbekræftelse. Modtageren modtager et sikkert link, PDF-filerne er beskyttet med adgangskode, og hver åbning og download logges.
- Åbn Dokumenter, vælg op til 10 dokumenter og vælg Handlinger → Del og eksporter → Send via e-mail.
- Indtast modtager, emne og en personlig besked.
- Under Sikker adgang, vælg om PDF-adgangskoden sendes pr. e-mail eller SMS, og klik på Send nu.
- Du kan tjekke status under Handlinger → Del og eksporter → Leveringsstatus. Her åbner du protokollen, ophæver linket eller sender e-mailen igen.
Linket er gyldigt i 7 dage, og hver fil kan kun hentes et begrænset antal gange. Efter ophævelse virker linket ikke længere. Sending, SMS og en leverings-PDF er betalt. Dokumenter i sikkerhedskarantæne kan ikke sendes.
Enheder, passkeys og to-faktor login
Sikkerhedscentret viser dine kontos enheder og sessioner. Åbn det i sidebjælken under Hold & Sikkerhed → Sikkerhedscenter.
- Par et smartphone med Tilføj smartphone.
- Lås en tabt eller solgt smartphone straks: find den under de registrerede enheder, åbn dens menu og vælg Lås enhed for alle kontoer. Alle sessioner på enheden afsluttes. Denne lås findes kun for smartphones og tablets, og det er kun den konto, der ejer enheden, der kan udløse den.
- Ugyldiggør afbryder kun en enhed fra din konto; Fjern sletter enhedsposten permanent.
- På enheder med en indbygget autentificering som Windows Hello opsætter du en passkey på samme side under Windows Hello / Passkey. Kortet vises kun, hvis enheden understøtter det.
- Når du logger ind, kan PaperOffice bede om en bekræftelseskode, for eksempel på en ny enhed eller fra et usædvanligt netværk. Koden sendes via e-mail eller, hvis der er oprettet et telefonnummer til to-faktor login for brugeren, via SMS. Du aktiverer to-faktor login pr. bruger i Brugeradministration; dette kræver aktiv auto-genopfyldning, da afsendelse af koster penge. En autentificeringsapp er endnu ikke tilgængelig.
- Der findes en IP-hvidliste for API-nøgler. En IP-begrænsning for brugere eller grupper har i øjeblikket ingen effekt.
Ofte stillede spørgsmål
- Kan jeg vælge, hvor mine data opbevares? Nej. Dokumenter opbevares i PaperOffice's eget datacenter i Navarra, Spanien. Med dit eget lager forbliver filerne hos dig.
- Kan jeg gendanne en fil, som virusscanningen afviste? Nej. Inficerede filer opbevares ikke.
- Fortæller PaperOffice mig, om en e-mail er falsk? Nej. Det giver dig værktøjer til at tjekke header, afsender og e-mail-PDF'er.
- Kan WORM fortrydes? Nej. Brug en legal hold, hvis du kun har brug for en midlertidig lås.
- Hvor længe virker et sikkert e-mail-link? 7 dage, medmindre du ophæver det tidligere.