Mitä se on ja mitä varten
Alkuperäiset tiedostot lähetetään sähköpostilla toimitustodistuksella. Vastaanottaja saa turvallisen linkin. PDF-tiedostot on suojattu salasanalla. Jokainen linkin avaaminen ja jokainen lataus kirjataan. Tärkeää: linkki on voimassa 7 päivää, jokainen tiedosto voidaan noutaa rajoitetun määrän kertoja ja lähetys on maksullinen ominaisuus.
Miten se toimii
- Avataan Asiakirjat ja valitaan enintään 10 asiakirjaa.
- Valitaan Toiminnot → Jaa ja vie → Lähetä sähköpostitse.
- Syötetään Vastaanottajan sähköposti, Aihe ja Henkilökohtainen viesti.
- Valitaan kohdasta Suojattu pääsy vaihtoehto PDF-salasanalla sähköpostitse (oletus) tai PDF-salasanalla tekstiviestillä. SMS:n osalta matkapuhelinnumero syötetään muodossa +49…
- Napsautetaan Lähetä nyt.
- Tila tarkistetaan kohdasta Toiminnot → Jaa ja vie → Toimituksen tila. Sieltä avataan Protokolla, ja sitä voidaan Peruuta tai Lähetä sähköposti uudelleen.
Hyvä tietää
- Tilat: Sähköposti lähetetty, Linkki avattu, Asiakirja noudettu, Peruutettu, Linkki vanhentunut.
- Peruuttamisen jälkeen linkki ei enää toimi.
- Pöytäkirjasta näkyy myös kunkin noudon sijainti ja verkko. IP-osoitetta ei kirjata sähköpostin saapumisen yhteydessä, vain linkin avaamisen yhteydessä.
- Kuvat toimitetaan salasanalla suojattuina PDF-tiedostoina. Toimistotiedostot säilyttävät muotonsa ja saavat saman salasanan.
- SMS ja Todistus PDF ovat myös maksullisia.
- Turvakaranteenissa olevia asiakirjoja ei voi lähettää.
- Kaikki toimitukset: PaperOffice Tili → Toimitushistoria.
Lisätietoja: Turvallinen sähköpostitoimitus osoitteessa paperoffice.ai.