Mikä se on ja mitä varten
WORM tekee dokumentista virkaviranomaismerkintävarman. Dokumentin tyyppi ja säilytystiedot lukitaan. Muutokset tapahtuvat vain uudessa versiossa vaaditulla kommentilla. Oikeudellinen säilytys on poistolukko, esimerkiksi oikeusjutun aikana.
Näin se tehdään
- Avaa dokumentti. Yleiskatsaus-välilehdellä näkyy "Ei versionvarma".
- Napsauta Aktiivoi WORM-säilytys. Versiot-välilehti avautuu.
- Valitse Jakson alku: välittömästi tai vuoden lopussa.
- Napsauta Aktiivoi WORM-säilytys nyt ( peruuttamaton).
Oikeudellista säilytystä varten napsauta dokumentissa Aseta oikeudellinen säilytys, syytä syy ja vahvista. Käytä Vapauta-toimintoa poistaaksesi sen.
Hyvä tietää
- WORM koskee yksittäistä dokumenttia eikä sitä voi peruuttaa.
- WORM on saatavilla Business-työpöytätyypistä. Muutat tyypin työtilan asetuksista.
- WORM ei ole saatavilla omassa tallennustilassa (BYOS).
- Oikeudellinen säilytys estää poistamisen, siirtämisen ja nimeämisen uudelleen, mukaan lukien kaikki versiot, säilytysajasta riippumatta. Se toimii myös ilman WORMia.
- Sovelluksessa organisaation omistajat ja järjestelmänvalvojat asettavat oikeudellisia säilytyksiä.
- WORMin aktivoiminen on maksullista.
- Virkaviranomaismerkinnät ovat kohdassa Analytics AI → Audit Center.
- PaperOffice toimittaa versiot, tarkistussummat, pääsyluettelon ja säilytysmääräykset säännöille kuten saksalaiselle GoBD:lle. On veroneuvojasi arvioitavissa, onko prosessisi kokonaisuudessaan riittävä prosessidokumentoinnin perusteella.
Lisää: Virkaviranomaismerkintävarma arkistointi osoitteessa paperoffice.ai.