Mitä se on ja mitä varten
Halutaan tietää, tuleeko laskusähköposti todella toimittajalta? Tärkeää: PaperOffice AI ei tarkista saapuvien sähköpostien aitoutta automaattisesti, esimerkiksi SPF:n, DKIM:n tai DMARC:n kautta. Aitoa tai väärennettyä tuomiota ei anneta. Tarkistamiseen on kuitenkin käytettävissä työkaluja.
Miten se toimii
- Avataan Asiakirjat ja valitaan sähköpostinsaannista asiakirja.
- Valitaan Toiminnot → Sähköposti → Näytä sähköpostin tiedot. Se näyttää otsikot, lähettäjän ja vastaanottajat.
- Alkuperäinen viesti nähdään kohdasta Toiminnot → Sähköposti → Avaa alkuperäinen sähköposti.
- Jos sähköposti on olemassa PDF-muodossa (vienti tai ruutukaappaus): kohdassa Document AI → Trust Agent, luodaan agentti varmennusprofiililla Sähköpostivienti / Ruutukaappaus-PDF. Se käynnistetään kohdasta Toiminnot → Agentit ja työnkulut → Trust → Tarkista Trust Agentilla.
Hyvä tietää
- Sähköpostin vientiprofiili etsii piilotettua sisältöä, otsikoiden manipulaatiota ja muokattuja pelkkiä kuvia sisältäviä PDF-tiedostoja. Trust Agent on maksullinen ominaisuus.
- AI-DMS Ultra:ssä tietoturvakatselmus tarkistaa liitetut kuitit ja laskut, esimerkiksi toimittajan ALV-tunnisteen VIES:n kautta.
- Väärän sähköpostin tunnistin tarkistaa vain sähköpostiosoitteen ja sen verkkotunnuksen, esimerkiksi tilapäisten osoitteiden varalta. Se ei tarkista, onko yksittäinen viesti aito.
- Epäselvissä tilanteissa soitetaan lähettäjälle tunnetulla puhelinnumerolla, erityisesti kun pankkitiedot ovat muuttuneet.