Yleiskatsaus: mikä agentti tekee mitä
- IDP-agentti lukee määritellyt kentät asiakirjoista, esimerkiksi laskun numeron, kustannuspaikan tai sopimuskauden.
- Työkulkuagentti suorittaa ohjeen asiakirjoille manuaalisesti tai tapahtuman jälkeen, esimerkiksi kun käsittely on valmis.
- Ihmisen tarkistus pysäyttää suorituksen ja pyytää henkilöä, kun vaadittu kenttä puuttuu tai hyväksyntä tarvitaan.
- Creator Agent kirjoittaa tarjoukset, kirjeet ja todistukset omalle mallille ja tallentaa PDF:n työtilaan.
Lisää agenteja erityistehtäviin, kuten Split Agent eräskannuille ja Trust Agent väärentämistä vastaan, kuvataan oppaassa kohteessa Document AI.
IDP-agentit: poimi tarvitsemasi kentät
IDP tarkoittaa älykästä asiakirjakäsittelyä. IDP-agentti on tallennettu kokoonpano: asiakirjatyyppi, kentät ohjeineen luonnollisella kielellä, mallitaso ja tarkistussäännöt. Se luodaan kerran ja sen jälkeen sitä käytetään muiden asiakirjojen käsittelyyn.
IDP-agentti lukee laskuja, sopimuksia, lähetteitä, lomakkeita ja skannauksia. Se palauttaa pyydetyt kentät rakenteisena datana, mukana sijainti sivulla ja luottamusarvo. Ulkoasumallia ei tarvita; kentät kuvataan omilla sanoilla.
IDP-agenttia voidaan ajaa manuaalisesti yhdelle asiakirjalle, eränä, työkulun osana tai uusille asiakirjoille työtilassa. IDP-agentin avulla suoritettu asiakirjojen käsittely on maksullista.
Luo IDP-agentti mallista
- Avaa Document AI → IDP Agent:t ja napsauta Luo agentti.
- Valitse kohdasta Esiasetetut mallit sopiva malli, esimerkiksi taloushallinnolle, HR:lle, oikeudellisille asioille, vakuutuksille tai logistiikalle. Käytä Luokat ja hakua löytääksesi sen nopeammin.
- Tarkista Kentät ja napsauta Luo agentti.
- Säädä kenttiä ja ohjeita myöhemmin agentin muokkaimessa.
Myös näyteasiakirjasta voi aloittaa: valitse asiakirja työtilassa ja valitse Toiminnot → Agentit ja työnkulut → IDP → Luo uusi agentti. Ennalta määritettyjen mallien lisäksi on saatavilla ilmaisia malleja omia kenttiä varten, ja Tuo pohja lataa mallin JSON-tiedostona. Entistä Skills Store -toimintoa ei enää ole; sen mallit ovat saatavilla IDP-agenttia luotaessa.
Työkulkuagentit: automatisoi vaiheet
PaperOffice AI:n työnkulut kutsutaan työkulkuagenteiksi. Työkulkuagentti suorittaa ohjeen asiakirjoille. Ohje kirjoitetaan Prompt Studion avulla. Henkilö voi tarvittaessa hyväksyä jokaisen suorituksen etukäteen.
- Avaa Workflow AI → Workflow Agents ja napsauta Uuden Workflow Agentin luominen.
- Välilehdellä Perusteet anna nimi. Ota käyttöön Suorituksen hyväksyntä, jos henkilön tulee vahvistaa jokainen suoritus.
- Välilehdellä Käynnistystapahtuma valitse, milloin agentti aloittaa.
- Välilehdellä Suodattimet rajaa asiakirjoja. Suodattimet koskevat vain automaattista aloitustapahtumaa.
- Napsauta Tallenna ja avaa Prompt Studio, kuvaa agentin tehtävä, hyväksy prompti ja testaa se.
- Ota agentti sen jälkeen käyttöön.
Käytettävissä olevat aloitustapahtumat ovat: vain manuaalinen, AI-DMS:n valmistuttua, metakentän muuttuessa, tehtävän valmistuttua, hyväksynnän valmistuttua ja allekirjoituksen valmistuttua. “Vain manuaalisesti” tarkoittaa painikkeen kautta, API:n tai MCP:n välityksellä. “Vain manuaalisesti” -vaihtoehdossa voi lisäksi ottaa käyttöön Käynnistä myös aikataulun mukaan: päivittäin, viikoittain tai kuukausittain asetettuun aikaan työtilan uusille asiakirjoille. Aikataulutetut suoritukset ovat maksullisia.
- Uusi työkulkuagentti pysyy passiivisena, kunnes sen prompti on hyväksytty ja testattu.
- Suorituksen hyväksynnän yhteydessä vahvistuksen määräaika on oletuksena 24 tuntia.
- Suoritukset luetellaan kohdassa Workflow AI → Agenttiajot.
- Jokainen suoritus maksaa. Workflow AI on saatavilla Professional-suunnitelmasta.
Ihmisen tarkastus, kun kenttä puuttuu
PaperOffice AI pysähtyy ja pyytää ihmisen apua, kun IDP-agentti ei pysty toimittamaan vaadittua kenttää luotettavasti tai kun työkulkuagentti pyytää hyväksyntää. Tehtävä näkyy kohdassa Workflow AI → Human In The Loop -tehtävät.
- Avaa tehtäväluettelo ja avaa tehtävä.
- Täytä puuttuva kenttä tai anna hyväksyntä.
- Suorita tehtävä loppuun. Jos työkulussa on lisävaiheita, suoritus jatkuu.
Asiakirja pysyy työtilassaan tarkastuksen ajan. Avoin tarkastus ei ole toinen arkistointipaikka.
Creator Agent: tarjoukset ja kirjeet mallipohjasta
Creator Agent kirjoittaa tarjouksia, kirjeitä ja todistuksia omalla asiakirjamallipohjalla. Se ottaa tiedot tietopankeista, Relations AI ja yritysprofiilista sekä arkistoi valmiin PDF:n työtilaan. Creator Agent sisältyy Corporate-suunnitelmaan, ja vain järjestelmänvalvojat luovat tai muuttavat sitä.
- Avaa Document AI → Creator Agent ja napsauta Luo Creator Agent.
- Valitse Malli-välilehdellä mallipohja ja Kohde-Workspace.
- Valitse Tietämys-välilehdellä tietokannat. Lisää hintalistat kohtaan Kiinnitetyt artikkelit ja luo agentti.
- Valitse agentti ja valitse Toiminnot → Luo asiakirja.
- Kuvaa Pyyntö-kentässä asiakas, tuotteet ja määrät ja napsauta Luo esikatselu.
- Vastaa avoimiin kysymyksiin ja napsauta sitten Luo asiakirja.
Agentti ei keksi hintoja tai määriä; jos lähde puuttuu, siitä kysytään. Vesileimattu esikatselu ei tallenna mitään. Tekoälysuoritus ja luotu asiakirja maksavat. Taso ja hyväksyntä-välilehdellä voidaan valita suora luonti; asiakirjat luodaan ja veloitetaan tällöin ilman tarkastusta myös API:n ja MCP:n kautta.
Asiakirjamallipohjat
Asiakirjamallipohja on oma kirjeenpää, jossa on paikkamerkkejä, esimerkiksi tarjousta, laskua, kirjettä tai todistusta varten. PaperOffice muuntaa sen PDF-muotoon ja arkistoi sen työtilaan. Sivu on saatavilla Corporate-suunnitelmasta, ja vain järjestelmänvalvojat luovat ja muuttavat mallipohjia.
- Avaa Document AI → Asiakirjamallit ja napsauta Uusi malli.
- Valitse Aloitusmallista tai Tyhjä malli ja säädä sisältöä, kenttiä esimerkkidataa ja sivua.
- Napsauta Tarkista malli, katso Esikatselu ja tallenna Luo malli.
- Käyttääksesi sitä sovelluksessa, valitse mallipohjasta Luo Creator Agent.
Uudelleenkäyttääksesi Word-asiakirjaa omalla kirjeenpäälläsi, valitse se kohdasta Asiakirjat ja valitse Toiminnot → Agentit ja työnkulut → Käytä asiakirjamallina. Tämä toimii Word-, OpenDocument-, RTF-, HTML- ja tekstitiedostoilla; PDF-tiedostot eivät vielä tueta. Jokainen sisällön muutos luo uuden version. Jokainen luotu asiakirja maksaa.
Usein kysytyt kysymykset
- Tarvitaanko IDP-agentille ulkoasumallipohjaa? Ei. Kentät kuvataan omilla sanoilla.
- Voiko työpolut suorittaa aikataulun mukaan? Kyllä. Aloitus tapahtumassa “Vain manuaalisesti” otetaan käyttöön “Käynnistä myös aikataulun mukaan” ja valitaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain.
- Miksi uusi työkulkuagentti ei käynnisty? Uusi agentti pysyy passiivisena, kunnes sen prompti on hyväksytty ja testattu, ja se kytketään päälle.
- Missä suorituksia ja avoimia tarkastuksia löytyy? Suorituksia kohdassa Workflow AI → Agenttiajot, tarkastuksia kohdassa Workflow AI → Human In The Loop -tehtävät.
- Keksikö Creator Agent hintoja? Ei. Se käyttää lähteitä ja kysyy, jos jotain puuttuu.