Yleiskatsaus
Kolme toimintoa toimivat yhdessä, jotta määräajat eivät jää huomiotta ja liiketoimintakumppaneiden hallinta onnistuu:
- Sopimusmääräajat: PaperOffice lukee avainpäivät sopimuksista ja laskee viimeisen irtisanomispäivän.
- Relations AI: PaperOffice luo organisaatioita ja henkilöitä asiakirjoista ja luettelee niiden määräajat.
- Knowledge Graph: PaperOffice yhdistää asiakirjat yritysten, henkilöiden, summien ja yhteisten numeroiden kautta.
Kaikkien kolmen toiminnon tarvitsee käsitellä asiakirjat AI-DMS:llä. Sopimuskentät ja Knowledge Graph vaativat tason Premium tai Ultra; Basic ei lue näitä sopimuskenttiä eikä luo yhteyksiä.
Sopimusmääräajat: milloin voidaan irtisanoa?
Sopimuksissa PaperOffice lukee avainpäivät: alkamispäivä, voimassaoloaika, päättymispäivä, irtisanomisajan pituus, irtisanomiskohta, automaattinen uusiminen ja sopimustyyppi. Näistä lasketaan viimeinen irtisanomispäivä.
- Tallenna sopimus työtilaan, jossa on taso Premium tai Ultra, ja odota, kunnes käsittely on valmis.
- Avaa sopimus välilehdellä Yleiskatsaus.
- Lue kortti Määräajat. Se näyttää esimerkiksi viimeisen irtisanomispäivän ja jäljellä olevat päivät.
- Käytä lähdeviitettä tarkistaaksesi kohdan sopimuksesta.
- Kentät täytetään vain sopimuksille, kuten lisäyksille, luottamuksellisuussopimuksille, tietojenkäsittelysopimuksille, vuokra-, leasing-, laina- ja työsopimuksille sekä vakuutuksille.
- Päivä lasketaan uudelleen joka kerta, kun asiakirja avataan.
- Jos sopimus uusii automaattisesti ja määräaika on jäänyt väliin, kortti näyttää seuraavan irtisanomismahdollisuuden. Ilman uusimista kortti näyttää, milloin sopimus päättyy.
- Jos vaadittu arvo puuttuu, esimerkiksi irtisanomisajan pituus, kortti Määräajat näyttää, mitä puuttuu irtisanomismuistutusta varten.
- Jos sopimuksen voi irtisanoa milloin tahansa, kiinteää viimeistä irtisanomispäivää ei ole.
Muistutukset viimeisestä irtisanomispäivästä
Sopimustiedoista Relations AI luo tähtäaikatehtävän viimeistä irtisanomispäivää varten. Jos työtilan asetus "Muistutukset automaattisesti luoduille tähtäaikatehtäville" on päällä (maksullinen), PaperOffice muistuttaa 30 ja 7 päivää ennen viimeistä irtisanomispäivää. Muistutus sopimuksen päättymisestä jatkuu kuten ennenkin.
- 30 päivän muistutus saapuu sovelluksen sisäisenä ilmoituksena ja push-ilmoituksena (jos sallittu); 7 päivän muistutus saapuu myös sähköpostitse.
- Se lähetetään tähtäaikatehtävään määrätylle henkilölle, muuten asiakirjan ladanneelle henkilölle. Yöllä ei lähetetä muistutuksia; ne tulevat aamulla.
- Jos sopimus uusii automaattisesti, tähtäaikatehtävä siirtyy seuraavaan irtisanomismahdollisuuteen viimeisen irtisanomispäivän jälkeen.
- Jos vaadittu arvo puuttuu tai sopimuksen voi irtisanoa milloin tahansa, muistutusta ei luoda.
- Aiemmin tallennetuille sopimuksille muistutus luodaan, kun asiakirja käsitellään uudelleen.
- Lisämuistutuksia varten luo tehtävä määräajalla välilehdellä Aktiviteetit.
Muistutukset kytketään päälle työtilakohtaisesti: avaa Document AI → Workspaces, muokkaa työtilaa ja kytke välilehdellä Yleinen automaattisesti luotujen tähtäaikatehtävien muistutukset päälle. Kytkin on oletuksena pois päältä.
Relations AI: yritykset, henkilöt ja määräajat
Relations AI rakentaa hakemiston käsitellyistä yrityksistä ja henkilöistä asiakirjojen perusteella. Nimi, ALV-tunnus, sähköposti, puhelin ja pankkitiedot tulevat asiakirjoista, ja jokainen asiakirja linkitetään sen organisaatioon. Relations AI ei ole CRM-järjestelmä: siinä ei ole johtoja, putkea tai myyntimahdollisuuksia, ja henkilöt luodaan vain asiakirjoista.
- Asiakirjat käsitellään AI-DMS:n avulla. Organisaatiot ja henkilöt ilmestyvät automaattisesti.
- Linkitetyt asiakirjat näkyvät valitsemalla Relations AI → Organisaatiot tai Henkilöt.
- Kohtaan Relations AI → Verkko on koottu asiakirjojen määräajat, kuten maksueräpäivät, sopimusten päättymiset, uudelleenlähetysajat ja muut määräajat.
Jokainen havaittu määräaika luo tehtävän. Lähtöasiakirja avataan tai tehtävä merkitään suoritetuksi. Vanhoille asiakirjoille, joiden määräaika on pitkään umpeutunut, eikä asiakirjoille, joissa ei ole havaittua määräaikaa, ei luoda tehtävää.
Knowledge Graph: mitkä asiakirjat kuuluvat yhteen
Asiakirjat linkitetään toisiinsa yritysten, henkilöiden, summien ja yhteisten tunnisteiden (kuten lasku-, tilaus- tai tapausnumerot) kautta. Nähdään, mitkä asiakirjat kuuluvat yhteen tapahtumaan.
- Avaa Analytics AI → Asiakirjaverkosto. Esineitä ja niiden yhteyksiä näytetään; klikkaamalla esinettä nähdään sen asiakirjat. Kohdasta Asetukset voi suodattaa esinelajin mukaan ja valita näytettävien esineiden määrän. Analytics AI on käytettävissä Corporate-tilauksesta alkaen.
- Kohtaan Asiakirjat valitsemalla näkymäksi Tapahtumat nähdään asiakirjat ja niiden yhteydet verkostona. Näkymässä Aikajana asiakirjat esitetään päivämäärän mukaan.
- Kohtaan Analytics AI → Lähettäjäkartta on koottu lähettäjien sijainnit.
- Jos esineitä ei näy, asiakirjat tulee ensin käsitellä AI-DMS:llä Premium tai Ultra. Ultra:n käyttö ei ole välttämätöntä.
- Vero-, arvonlisävero- ja pankkitunnisteet eivät linkitä asiakirjoja, eikä myöskään erittäin yleiset arvot.
- Kysymyksiä graafiin voi esittää omilla sanoillaan API:n tai MCP-palvelimen kautta, esimerkiksi Claudesta käsin. Tämä on maksullista.
- Ulkoisella jakoluvalla varustetut käyttäjät eivät pääse käsiksi. Tiimin jäsenet näkevät vain omat jaetut työtilansa.
Usein kysytyt kysymykset
- Mikä taso tarvitaan sopimusten määräaikoihin? Premium tai Ultra. Basic ei lue sopimuskenttiä.
- Muistutetaanko automaattisesti? Vain jos muistutuskytkin on päällä työtilassa. Tämä on maksullista ja se on oletuksena pois päältä.
- Milloin muistutukset saapuvat? 30 ja 7 päivää ennen viimeistä irtisanomispäivää; myös sopimuksen päättymisen muistutus jatkuu.
- Onko Relations AI CRM-järjestelmä? Ei. Se on asiakirjoista rakennettu hakemisto, jossa ei ole liidejä tai myyntiputkea.
- Miksi Knowledge Graph on tyhjä? Asiakirjat on käsitelty Basic:n avulla tai niitä ei ole vielä käsitelty.