Mitä tapahtuu, kun asiakirja saapuu
Kun asiakirja saapuu työtilaan, PaperOffice AI käsittelee sen kolmessa vaiheessa:
- Luku: Tekoälyn tekstin tunnistus kerää tekstin ja asettelun sekä digitaalisista PDF-tiedostoista että skannauksista ja valokuvista. Vastaavalla tasolla myös käsinkirjoitus, leimat, allekirjoitukset ja rastitetut laatikot tunnistetaan.
- Luokittelu: PaperOffice tunnistaa asiakirjan tyypin, esimerkiksi laskun, sopimuksen tai toimituslappu, ja ehdottaa sen sijoituspaikkaa.
- Poiminta: PaperOffice palauttaa otsikkotiedot, yksittäiset kentät, taulukot ja rivierät myös sivujen yli. Jokainen kentä palaa arvon, luottamustason ja sijainnin kanssa sivulla.
Käsittelu suoritetaan taustalla latauksen tai tuonnin jälkeen ja vie jonkin aikaa. Oletuksena ensimmäiset 20 sivua asiakirjasta käsitellään, enintään 40.
AI-DMS-tasot: Basic, Premium ja Ultra
Kuinka syvällisesti asiakirja käsitellään riippuu AI-DMS-tasosta. Taso kuuluu työtilalle, ei tilille. Uudet työtilat alkavat tasolla Premium. Useat työtilat voivat käyttää eri tasoja, esimerkiksi arkisto tasossa Basic ja nykyinen työ tasossa Premium.
- Vain tallennus: asiakirjat tallennetaan ilman tekoälyn käsittelyä. Tekstintunnistusta ei ole eikä sisältöhakua.
- Basic (IDP Light): Tekoälyn tekstin tunnistus, koko teksti -arkisto, asiakirjan tyyppi ja metadata. Sopii suurille arkistoille, joita haetaan pääasiassa koko tekstin perusteella.
- Premium (IDP Full): kaikki tasossa Basic plus liiketoimintakentät, semanttinen haku, asiakirjojen väliset suhteet, entiteetin poiminta ja Knowledge Graph. Tyypillinen valinta laskuille, sopimuksille ja tapauksille.
- Ultra (MEGA Vision): kaikki tasossa Premium plus kuvantuntemus ja tietoturva-aukkojen auditointi huijausriskipisteellä. Vain kun sitä tarvitaan, ei oletuksena jokaiselle työtilalle.
Korkeammat tasot kuluttavat enemmän Credits. Yksityiskohdat: AI-DMS-tasot: Basic, Premium ja Ultra.
Asiakirjatyyppit ja IDP-agentit
Asiakirjatyyppi kertoo PaperOffice:lle, millä tyyppisellä asiakirjalla on kyse. Niitä hallinnoidaan kohdassa Document AI. Apua: Mitkä ovat asiakirjatyyppi?
Jos tarvitaan tiettyjä kenttiä, esimerkiksi kustannuspaikkaa tai sopimusnumeroa, ne tallennetaan IDP-agentiksi. IDP-agent määrittää, mitkä kentät poimitaan ja mitkä niistä ovat pakollisia. Apua: Miten luon IDP-agentin? Valmiit mallit auttavat aloittamaan: Luo IDP-agenteja malleista.
Sisääntulevat laskut: yksi polku jokaiseen vastaanottoon
Sisääntulevat laskut saapuvat PDF-, skannaus-, valokuva- tai sähköisenä laskuna. PaperOffice AI lukee ne kaikki samassa virtauksessa. Ne saapuvat työtilaan latauksen, tuonnin, yhdistetyn postilaatikon tai älypuhelimen kautta.
Tulos kattaa otsikkotiedot kuten toimittajan, ALV-tunnuksen, IBANin, laskunumeron ja päivämäärän, sekä rivierät ja yhteensä. Laskentatarkistus testaa, täsmäävätkö rivit, verokannat ja loppusumma keskenään. Jokainen kentä tallennetaan sijaintinsa ja luottamuksensa kanssa. Hyväksyntä- ja jälkitoimet suoritetaan workflow-agentin kautta. Apua: Miten luon workflow-agentin?
Sähköiset laskut: luku ja validointi
Kun sähköinen lasku arkistoidaan, joko XML:nä tai PDF:nä, jossa on upotettu XML, PaperOffice tunnistaa muodon ja ottaa tiedot suoraan XML:stä. XRechnung-, ZUGFeRD-, Factur-X- ja EN 16931 -laskuille sekä espanjalaisille Facturae-laskuille PaperOffice tarkistaa myös, onko lasku kelvollinen.
- Lataa sähköinen lasku työtilaan ja odota, kunnes käsittely on valmis.
- Asiakirjat-näytössä nimi näyttää: Sähköinen lasku kelvollinen, Sähköinen lasku epäkelvollinen tai Sähköinen lasku ei vahvistettavissa.
- Avaa lasku ja siirry Tarkastus-välilehdelle. Elektronisen laskun pöytäkirja-lohko näyttää validointimoduulin, tarkastusajan ja mahdolliset epäonnistuneet säännöt. Tallentaaksesi protokollan käytä Lataa pöytäkirja -toimintoa.
Tarkastus kattaa EN 16931-ydinsäännöt, kuten vaaditut kentät, kokonaissummat, veron erittely, ALV-tunnus ja IBAN. Se ei korvaa virallista tarkastusta KoSIT-validaattorilla. Italian FatturaPA-laskut luetaan mutta eivät validoida. Facturae-tapauksessa elektroninen allekirjoitus havaitaan ja merkataan läsnä olevaksi mutta ei vahvisteta. Tunnistus ja validointi toimivat kaikissa AI-DMS-tasoissa, mukaan lukien Basic.
3-way-yhteensopivuus: lasku, toimituslappu ja tilaus
3-way-yhteensopivuus tarkistaa, sopiiko lasku tilauksen ja toimituslapun kanssa. PaperOffice suorittaa sen automaattisesti kerran dokumentin käsittelyn valmistuttua. Dokumentit kuuluvat yhteen, kun ne sijaitsevat samassa työtilassa ja niissä on sama tilausviite. Se tarkistaa summat, määrät ja hinnat per tuote.
- Järjestä tilaus, toimituslappu ja lasku samaan työtilaan.
- Avaa lasku, siirry Tarkastus-välilehdelle ja lue Kolmivaiheinen osoitus-lohko: Match OK, Variance tai Partial match.
- Käytä Avaa ostotilaus tai Avaa lähetysluettelo siirtyäksesi vastaavaan asiakirjaan.
Yleiskatsauksen saamiseksi avaa Asiakirjat, ryhmittele ostotilausviitteen mukaan ja napsauta Osoitusyksityiskohdat. Ilman ostotilausviitettä ei synny vastaavuutta. Jos toimituslasku puuttuu, PaperOffice vertailee vain ostotilausta ja laskua. Vastaavuus maksetaan, kun tilaus löytyy.
Ihmisen tarkistus, kun vaadittu kenttä puuttuu
PaperOffice AI pysähtyy ja pyytää henkilöä, kun IDP-agentti ei pysty toimittamaan vaadittua kenttää luottamuksella tai kun työnkulku pyytää hyväksyntää. Tehtävä ilmenee kohdassa Workflow AI → Human In The Loop -tehtävät. Avaa tehtävä, täytä puuttuva kenttä tai hyväksyntä ja suorita tehtävä loppuun. Työnkulku jatkuu sitten seuraavilla vaiheillaan. Asiakirja pysyy työtilassaan tarkastuksen aikana.
Split Agent: erota joukkotarkastus yksittäisiksi asiakirjoiksi
Oletko skannannut pinon kuitteja yhteen PDF-tiedostoon? Split Agent erottaa ne yksittäisiksi asiakirjoiksi ja arkistoi osat kohde-työtilaan.
- Avaa Document AI → Split Agent ja napsauta Luo Split Agent.
- Valitse Split-sääntö: Automatic (AI), Fixed pages per document, Entity separator tai Custom instruction. Valitse kohde-työtila ja tallenna.
- Kohdassa Asiakirjat valitse PDF, valitse Toiminnot → Agentit ja työnkulut → Split ja aloita agentti.
Vain PDF-tiedostot jaetaan. Jos raja on epävarma, tehtävä ilmenee Human In The Loop Tasks -kohdassa, jossa raja voidaan korjata sivunumeron perusteella. Split Agent on maksullinen. Se ei ole ilmainen “Split PDF”-verkkotyökalu eikä PaperOffice Classic:n erottimet.
Trust Agent: tarkista PDF-tiedostot väärennösten varalta
Trust Agent tarkistaa PDF-tiedostot teknisten poikkeavuuksien varalta: piilotettu teksti, läpinäkymättömän alueen alla oleva teksti, upotetut tiedostot, JavaScript ja erot näkyvän sisällön ja tekstikerroksen välillä. Tulos tallennetaan asiakirjan luottamussertifikaatiksi.
- Avaa Document AI → Trust Agent ja napsauta Luo Trust Agent. Valitse vahvistusprofiili, esimerkiksi Invoice tai Contract, ja taso.
- Kohdassa Asiakirjat valitse PDF-tiedostot ja valitse Toiminnot → Agentit ja työnkulut → Trust → Tarkista Trust Agentilla.
- Avaa tulos kohdalla Näytä sertifikaatti.
Alkuperäinen pysyy muuttumattomana; vain kopio merkataan. Jos tiedosto muuttuu tarkistuksen jälkeen, tulos ei enää päde. Tulos on arvio, jossa on todisteita, ei todiste huijauksesta. Tarkistus on maksullinen.
Turvallisuustarkastus AI-DMS Ultra
Ultra:n avulla PaperOffice AI tarkistaa jokaisen uuden asiakirjan turvallisuustarkastuksessa: huijausriskipisteet 1–10 perusteluineen ja löydöksineen. Kuiteille ja laskuille toimittajan ALV-tunnus tarkistetaan VIES:n kautta. Basic ja Premium eivät sisällä tätä.
- Asiakirjan Tarkastus-välilehti näyttää pistemäärän, perustelut ja löydökset. Kaikki avoimet löydökset ovat kohdassa Analytics AI → Tarkastuskeskus.
- Kohdan PaperOffice Account → Organization → Document Audit Quarantine alla pääkäyttäjätili kytkee karanteenin päälle tai pois ja asettaa rajan.
- Rajasta alkaen uusi Ultra-asiakirja menee turvallisuuskaranteeniin ja saa tunnisteen “Quarantäne”: muokkaus, siirto, lataaminen ja poistaminen estetään, kunnes joku, jolla on kirjoitusoikeus työtilaan, vapauttaa sen. Muistiinpanot, kommentit ja oikeudellinen säilytyskielto ovat edelleen mahdollisia.
- VIES-löydös on vihje eikä koskaan laukaise karanteenia. Pistemäärä on arvio, ei todiste.
Usein kysytyt kysymykset
- Mikä taso valitaan? Premium laskuille, sopimuksille ja tapauksille. Basic puhtaille arkistoille. Ultra vain, kun tarvitaan kuvantarkastelua tai turvallisuustarkastusta.
- Voiko käyttää eri tasoja? Kyllä. Taso kuuluu työtilaan.
- Korvaako sähköinen laskutarkistus virallisen validoinnin? Ei. Se kattaa ydinsäännöt, ei koko KoSIT-validoinnin.
- Muuttaako Trust Agent alkuperäistä? Ei. Vain kopio merkataan.
- Missä avoimet tarkastukset ovat? Kohdassa Workflow AI → Human In The Loop Tasks.