Hae dokumenttiyleiskatsauksesta
- Avaa työtila.
- Käytä sovelluksen yläosassa olevaa hakukenttää. Selaimen sivun sisältöä hakeva toiminto ei ole asiakirjahaku.
- Avaa osuma napsauttamalla sen nimeä.
Haku kohdistuu avoimeen työtilaan, ei koko organisaatioon. Suodattimet ja näkymät sijaitsevat Asetukset-kohdassa samassa yleiskatsauksessa. Verkkosovellus, työpöytäsovellus ja mobiilisovellus hakevat samoja dokumentteja; vain navigointi eroaa.
Kun haku ei palauta tuloksia
Tyhjä haku johtuu yleensä yksinkertaisesta syystä. Tarkista seuraavassa järjestyksessä:
- Työtila: vaihda siihen työtilaan, johon lataus tai tuonti on tehty.
- Käsittely: sisältö löytyy vasta käsittelyn valmistuttua. Suuret tuonnit vievät enemmän aikaa.
- Suodattimet: Asetukset-kohdassa oleva suodatin tai ryhmittely voi piilottaa osumat. Nollaa suodatin ja hae uudelleen.
- AI-DMS-taso: työtila, jossa on Vain tallennus, ei suorita tekstin tunnistusta, joten sen sisältöä ei voi hakea.
- Oikeudet: jaetussa työtilassa näet vain sen, mitä tilisi saa nähdä.
Apua: Tuonnin jälkeen ja AI-DMS-tasot: Basic, Premium ja Ultra.
Kysy kysymyksiä dokumenteistasi
PaperOffice Agentissa kysytään dokumentteista omilla sanoilla, esimerkiksi: "Mitä irtisanomisvaro-aikoja sopimuksissani on?" Agentti vastaa ja luettelee käyttämänsä lähteet. Lähdettä napsauttamalla dokumentti avautuu.
- Avaa Asiakirjat ja valitse yksi tai useampi dokumentti.
- Valitse Toiminnot → Agentit ja työnkulut → Kysy agentilta tai avaa agentti näppäinyhdistelmällä Alt+A.
- Tarkista Lähteet-alueelta, mitä agentti etsii. Laajenna valintaa käyttämällä Lisää asiakirja tai Lisää työtila.
- Esitä kysymyksesi ja napsauta vastausta lähteestä siirtyäksesi dokumenttiin.
Dokumenttikansion sisällä Puhu kansion kanssa -painike kysyy kysymyksiä kyseisen kansion dokumenteista.
- Agentti vastaa vain käsitellyistä dokumenteista työtiloissa, joihin on pääsy. Työtilaa, jota ei ole indeksoitu, ei voi valita.
- Jos yhtään työtilaa ei ole kiinnitetty, agentti hakee kaikista työtiloista, joihin on pääsy.
- Enintään 20 dokumenttia ja 20 työtilaa voidaan kiinnittää lähteiksi.
- Agentille esitetyt kysymykset ovat maksullisia.
- Dokumentteja voi kysyä myös Claude:stä tai ChatGPT:stä PaperOffice MCP-palvelimen kautta.
Yhteistyö: muistiinpanot, tehtävät ja maininnat
Dokumentille kirjataan suoraan se, mitä tarvitaan. Muistiinpano on huomautus. Tehtävässä on suorittaja, määräaika ja prioriteetti.
- Avaa dokumentti ja siirry Aktiviteetit-välilehdelle.
- Napsauta Uusi ja valitse Huomautus tai Tehtävä.
- Aseta tehtävälle kenttään Kuka täytyy suorittaa tämän?: itsesi, käyttäjän, ryhmän tai kenenkään. Aikaraja ja prioriteetti asetetaan ja tallennetaan.
- Kysyäksesi kysymyksen kirjoita tehtävän kohtaan Kysymykset ja kommentit. Käytä @-merkkiä mainitaksesi henkilön tai ryhmän.
- Kun tehtävä on suoritettu, napsauta Suorita tehtävä. Suorituskommentti voidaan lisätä.
Mainituille henkilöille lähetetään ilmoitus. Ilman mainintaa vastaanottajat ja osallistujat informoidaan. Seuranta on mahdollista suodattimilla Kaikki, Muistiinpanot, Tehtävät ja Toimintaa vaaditaan. Ratkaistavissa olevat kommenttiketjut ovat saatavilla API:n ja MCP-palvelimen kautta.
Seuranta: toiminta, työtilan yhteenveto ja Ongelmanratkaisija
- Kohtaan Analytics AI → Toiminta ja käsittely koottu toimintalämpökuva näyttää lataukset päivittäin ja käyttäjän toiminta näyttää, kuka latoi mitä valitulla aikavälillä. Molemmat tallennetaan CSV-muodossa kohdasta Vie. Analytics AI on käytettävissä Corporate-tilauksesta alkaen, ja se näkyy vain, jos rooli sallii sen.
- Työtilan yhteenveto tiivistää työtilan: asiakirjamäärä, aiheet, toistuvat entiteetit, kumppanit ja viimeisimmät asiakirjat. Se on saatavilla API:n ja MCP-palvelimen kautta, ei sovelluksen sivuna. Pyyntöjen käsittelystä peritään maksu.
- Ongelmanratkaisija ehdottaa tarpeeseen sopivia toimintoja. Avaa se tilivalikosta kohdasta Apua & Oppiminen → Ongelmanratkaisija ja kuvaile tarpeesi omilla sanoillasi. Se on myös saatavilla osoitteessa paperoffice.ai ilman kirjautumista.
Usein kysytyt kysymykset
- Kattaako haku kaikki työtilat? Ei. Työkalurivin haku koskee avointa työtilaa. PaperOffice -agentti voi hakea useista tai kaikista käytettävissä olevista työtiloista.
- Miksi en löydä juuri lataamaani asiakirjaa? Käsittely on todennäköisesti vielä kesken. Odota, kunnes se on valmis.
- Keksikö agentti vastauksia? Se vastaa käsiteltyjen asiakirjojen perusteella ja näyttää käyttämänsä asiakirjat, joten jokainen vastaus voidaan tarkistaa.
- Näkevätkö kollegat tehtäväni? Tehtävät liittyvät asiakirjaan. Vastaavat, osallistujat ja mainitut henkilöt informoidaan.