Overview 5 Min. lukuaika

Aloittaminen PaperOffice AI:n kanssa: täydellinen opas

Mitä PaperOffice AI on

PaperOffice AI on nykyinen PaperOffice-tuote. Se yhdistää asiakirjahallinnan, Document AI, työkulut ja agentit yhteen organisaatioon. Sitä käytetään selaimessa, työpöytäsovelluksena ja älypuhelimessa. PaperOffice AI ei ole PaperOffice Classic DMS: Classic on eri tuote, jolla on oma ohjeensa.

Kaikki PaperOffice AI:ssä kuuluu organisaatiolle. Organisaatiolla on yksi juuritili (omistaja) ja mikä tahansa määrä käyttäjiä. Asiakirjat sijaitsevat työtiloissa. Jokainen tekoälyä, asiakirjankäsittelyä tai API:a käyttävä toiminto kuluttaa Credits:a organisaation yhteisestä poolista.

Sovellus on saatavilla 21 kielellä. Käyttöliittymän kieli on osa osoitetta, esimerkiksi /en/ tai /de/.

Vaihe 1: Rekisteröidy tai kirjaudu sisään

Avaa app.paperoffice.ai selaimessa tai käynnistä työpöytäsovellus.

  • Tili on jo olemassa: valitse Kirjaudu sisään, syötä käyttäjätunnus ja sen jälkeen salasana.
  • Salasana unohdettu: kirjautumissivulla Unohditko salasanan? näkyy käyttäjätunnuksen jälkeen. Nollauslinkki lähetetään tallennettuun sähköpostiosoitteeseen.
  • Uusi käyttäjä: valitse Luo ilmainen tili. Rekisteröinti luo uuden organisaation, ja tili siitä tulee sen juuritili.
  • Kutsu saapunut: käytä sähköpostissa olevaa kutsulinkkiä, älä julkista rekisteröitymistä. Tällöin liityt olemassa olevaan organisaatioon.

Ensimmäisen kirjautumisen jälkeen ohjattu asennus osoitteessa /fi/paperoffice-account/getting-started auttaa ensimmäisissä vaiheissa.

Vaihe 2: Päätä, missä alkuperäiset asiakirjat säilytetään

Oletuksena PaperOffice AI tallentaa asiakirjat PaperOffice:n EU-tietokeskukseen. Tätä varten ei tarvitse tehdä mitään asetuksia.

Jos alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä omalla tallennuslaitteella, esimerkiksi NAS:lla, käytä omaa tallennusta (BYOS). Tällöin tallennuksen liitos on luotava ennen työtilaa, koska työtilan tallennustapaa ei voi muuttaa tallentamisen jälkeen. Ohje: Miten yhdistän NAS:n tallennusliitokseksi?

Vaihe 3: Luo ensimmäinen työtila

Työtila on asiakirjojen, kansioiden ja käsittelyn säiliö. Organisaatiossa voi olla useita työtiloja, esimerkiksi yksi kirjanpitoa varten ja yksi sopimuksia varten.

  1. Avaa Document AI ja sen jälkeen Workspaces.
  2. Napsauta Uusi Workspace.
  3. Syötä nimi ja pidä oletukset, jos epävarma: työtilan tyyppi Business, AI-DMS Premium ja tallennus PaperOffice:n EU-tietokeskukseen.
  4. Vahvista Luo Workspace.

AI-DMS-taso päättää, kuinka syvällisesti tämän työtilan asiakirjat käsitellään. Premium on tyypillinen valinta laskuille, sopimuksille ja asioille. Basic riittää arkistoon, jota haetaan koko tekstin perusteella. Yksityiskohdat: AI-DMS-tasot: Basic, Premium ja Ultra.

Vaihe 4: Lisää asiakirjoja

Asiakirjat voidaan saada työtilaan useilla tavoilla. Valitse tilanteeseen sopiva:

  • Yksittäiset tiedostot: lataa ne työtilassa. Ohje: Lisää asiakirja.
  • Olemassa oleva arkisto ZIP-tiedostona tai tallennusliitoksesta: käytä tuontia. Ohje: Miten tuon dataa työtiloihin?
  • Sähköpostitse saapuvat asiakirjat: yhdistä postilaatikko. Ohje: Miten yhdistän postilaatikon?
  • Paperi paikalla: skannaa verkkoskannerilla tai älypuhelimella (katso mobiilisovelluksen osio alla).

Siirrytäänkö PaperOffice Classic:stä? Siirtymiselle on oma oppaansa: Siirtyminen PaperOffice Classic:stä PaperOffice AI:een.

Vaihe 5: Odota käsittelyä, sitten hae

Latauksen tai tuonnin jälkeen PaperOffice AI käsittelee jokaisen asiakirjan taustalla: se lukee tekstin, tunnistaa asiakirjan tyypin ja erottaa kentät AI-DMS-tason mukaan. Tämä vie aikaa, erityisesti suurten tuontien kohdalla. Oletuksena putki käsittelee asiakirjan ensimmäiset 20 sivua, enintään 40.

Kun käsittely on valmis, löydä asiakirjat haun kautta. Jos haku ei palauta tuloksia, asiakirja on yleensä vielä käsiteltävänä tai sijaitsee työtilassa, jota et näe. Apua: Tuonnin jälkeen ja Haku ei palauta tuloksia.

Web-sovellus, työpöytäsovellus ja mobiilisovellus

Web-sovellus ja työpöytäsovellus jakavat saman käyttöliittymän. Kaikki, mitä voi tehdä selaimessa, toimii myös työpöytäsovelluksessa, mukaan lukien organisaation asetukset, laskutus ja käyttäjähallinta. Työpöytäsovellus voidaan asentaa myös selaimesta sovelluksena (PWA); se on sama PaperOffice AI, ei toinen tuote.

Mobiilisovellus on versio älypuhelimille. Se toimii Progressive Web Appina iOS- ja Android-laitteissa ja käyttää samaa organisaatiota ja samoja työtiloja. Puhelin voidaan yhdistää kahdella tavalla:

  1. Työpöydältä: avaa Turvallisuuskeskus, valitse Lisää älypuhelin ja skannaa QR-koodi puhelimella.
  2. Puhelimella: avaa app.paperoffice.ai selaimessa, kirjaudu sisään ja lisää sivu kotivalikkoon halutessasi.

Älypuhelimella voi skannata asiakirjoja kameralla, ladata olemassa olevia tiedostoja ja jonottaa asiakirjoja, kun verkkoa ei ole. Valitse työtila ennen skannausta; tiedosto sijoitetaan sinne. Organisaation asetukset, laskutus, käyttäjähallinta ja tilin poisto eivät kuulu mobiilisovellukseen. Näitä varten käytä web- tai työpöytäsovellusta.

Organisaation asetukset

Organisaation asetukset löytyvät web- ja työpöytäsovelluksesta: avaa Tili-alue ja sitten Asetukset. Sieltä löytyvät organisaatioprofiili, alueelliset asetukset, roskakori ja muuta. Vain juurikäyttäjä näkee Poistakaa tili.

Kuka on juurikäyttäjä ja mitä käyttäjät voivat tehdä: Juuritili ja käyttäjät. Kutsu kollegat: Kutsu käyttäjä.

Credits ja laskutus lyhyesti

PaperOffice AI laskee käytön mukaan eikä käyttäjän mukaan. Käsittely, tekoälyominaisuudet ja API kuluttavat Credits:a organisaation yhteisestä poolista. Suunnitelma sisältää kuukausittaiset suunnitelman Credits; niiden ylittävä käyttö tapahtuu lompakon kautta. Ilmainen suunnitelma sisältää kerralliset aloitus-Credits. Yksityiskohdat löytyvät oppaasta laskutuksesta ja Credits: Mitkä ovat Credits?

Apua ja tuki

Usein kysytyt kysymykset

  • Tarvitsenko oman palvelimen? Ei. Oletuksena asiakirjat tallennetaan PaperOffice EU-tietokeskukseen. Oma tallennus on valinnainen.
  • Minkä AI-DMS-tason valitsen? Aloita Premium:stä. Eri työtiloissa voi käyttää eri tasoja.
  • Voiko tallennustapaa muuttaa myöhemmin? Ei. Tietokeskus tai oma tallennus on kiinnitetty, kun työtila tallennetaan.
  • Onko työpöytäsovellus eri tuote? Ei. Se on sama PaperOffice AI kuin selaimessa.
  • Onko PaperOffice AI sama kuin PaperOffice Classic? Ei. Classic on eri tuote, jolla on oma ohjeensa.