Overview 5 Min. lukuaika

Integraatiot PaperOffice AI: täydellinen opas

Yleiskatsaus: mikä yhteys sopii

  • Automaatioalustat kuten n8n, Make ja Zapier: REST API:n kautta API-avaimella ja webhookien välityksellä. n8n voi myös käyttää PaperOffice MCP-palvelinta.
  • ERP- ja kirjanpitojärjestelmät: valmiit yhteydet Holdedille ja JTL-Wawille peilaavat tilaukset, laskut ja hinnat operatiivisena lähteenä.
  • Kuljetusyhtiöt: valmiit yhteydet GLS:lle, DB Schenkerille ja DHL:lle noutavat lähetyksen tilan.
  • Tietopalvelut: ALV-tunnus tarkistus, valuuttakurssit, geokoodaus ja kartat, sovelluksessa ja API:n kautta.

Operatiiviset lähteet ovat osa Knowledge Base AI, joka on saatavilla Plus-suunnitelmasta. Chat- tai puhelinagentti jakaa asiakastietoja kuten tilaustilan vain sen jälkeen, kun asiakas on todistanut henkilöllisyytensä.

n8n, Make ja Zapier

Näiden työkalujen vakiorakennuspalikoita käytetään: HTTP-pyyntöjä REST API:han ja webhookit.

  1. Avain luodaan API-avaimet-sivulla ja se syötetään HTTP-solmuun bearer-tokenina.
  2. REST API:a kutsutaan esimerkiksi lataamista tai hakua varten. Päätepisteet löytyvät API-dokumentaatio.
  3. Tulosten vastaanottamiseksi avaa Workflow AI → Workflow Agents, muokkaa tallennettua agenttia ja valitse Webhookit-välilehti.
  4. Napsauta Webhook-kohteen lisäys ja syötä webhook-osoite n8n:stä, Makesta tai Zapierista Kohde-URL-osoite:ksi.
  5. Valitse kohdassa Lähetetään, kun Suoritus onnistui, Suoritus epäonnistui tai molemmat.
  • Ihmisen tarkastusta varten työnkulku luo tarkastustehtävän ja odottaa webhookia. Tapahtuma task.completed ilmoittaa päätöksen.
  • Webhookit PaperOffice:stä on allekirjoitettu otsikossa X-PaperOffice-Signature. Allekirjoitus tarkistetaan työnkulussa.
  • Sijaintimerkit kuten {trigger.pofid} ovat sallittuja polussa, kyselyssä ja otsikoissa, mutta ei isäntänimessä.
  • Webhookkohdeet työnkulkuagenteissa ovat saatavilla Professional-suunnitelmasta. Jokainen onnistunut webhook-toimitus on maksullinen, ja API-kutsut ovat maksullisia.

Holded

PaperOffice lukee myyntitilaukset yhteystiedoineen, laskut, hyvityslaskut ja tuotteet Holdedista ja peilaa ne operatiivisena lähteenä. Peili on vain-luku-tilassa. Vain liitetiedostot lähetetään Holdediin, erillisellä opt-inilla ja erillisellä avaimella kirjoitusoikeudella.

  1. Avaa Knowledge Base AI → Toiminnalliset lähteet ja napsauta Lisää lähde. Valitse Holded yhteydeksi.
  2. Yhteys-välilehdellä syötä Holded API-avaimesi.
  3. Valinnainen: valitse työtila dokumenteille ja merkitse laskut, hyvityslaskut tai myyntitilaukset. PDF-tallennus koskee vain uusia dokumentteja tallennuksen jälkeen.
  4. Valinnainen: ota käyttöön liitetiedostojen lähettäminen Holdediin (maksullinen) ja syötä Holded API-avain kirjoitusoikeudella.
  5. Todiste-välilehdellä valitaan miten asiakkaat tunnistavat itsensä ja tallennetaan.

Dokumentin liittämiseksi avaa se, napsauta Liitä Holdediin ja vahvista kohde. PaperOffice löytää kohteen dokumentinumerolla; useiden osumien tai osumattomuuden yhteydessä mitään ei lähetetä. Tiedostot voivat olla enintään 10 MB, ja liitetyitä dokumentteja ei lähetetä uudelleen. Haut, tallennukset ja liitokset ovat maksullisia.

JTL-Wawi

PaperOffice lukee tilaukset, toimituslaskut seurantanumeroineen ja tuotteet hinnoin JTL-Wawista virallisen JTL API:n kautta. Yhteys on vain-luku-tilassa; JTL-Wawi:ssä ei muuteta mitään.

  1. Avaa Knowledge Base AI → Toiminnalliset lähteet, napsauta Lisää lähde ja valitse JTL-Wawi yhteydeksi.
  2. Valitse Yhteys-välilehdellä JTL Cloud tai paikallisesti asennettu JTL-Wawi. JTL Cloudissa syötetään tenant-tunnus; paikallisesti asennettuna syötetään HTTPS-osoite ja sovelluksen rekisteröinnistä saatu API-avain.
  3. Esikatselua varten syötetään todellinen tilausnumero ja valitaan todiste Todiste-välilehdellä.
  4. Esikatselu-välilehdellä napsautetaan Esikatselu ilman tallennusta, jonka jälkeen tallennetaan ja aloitetaan ensimmäinen synkronointi Synkronoi nyt-painikkeella.

Paikallisesti asennetussa JTL-Wawissa tarvitaan julkinen HTTPS-osoite vakioportilla 443; sisäiset osoitteet ja HTTP on estetty. Ota yhteyttä tukeen ja selvitä, onko JTL Cloud jo aktivoitu tilillesi. Peräkkäisten kolmen epäonnistuneen haun jälkeen lähde keskeytyy automaattisesti. Hauista peritään maksu.

Lähetysten seuranta GLS:n, DB Schenkerin ja DHL:n kanssa

Kun asiakkaat kysyvät "Missä pakettini on?", PaperOffice hakee lähetyksen tilan GLS:ltä, DB Schenkeriltä tai DHL:ltä. Tarvitset omat kirjautumistiedot kuljetusyhtiöltä.

  1. Avaa Knowledge Base AI → Toiminnalliset lähteet, napsauta Lisää lähde ja valitse tyyppi GLS (vaihe 2), Schenker (vaihe 2) tai DHL.
  2. Yhteys-välilehdelle syötetään tunnusluvut: GLS:lle ShipIT-osoite, käyttäjätunnus ja salasana, DB Schenkerille pääsyavain, DHL:lle API-avain.
  3. Esikatselua varten syötetään todellinen seurantanumero, valitaan todiste, tarkistetaan esikatselu ja tallennetaan.
  4. Synkronointi-välilehdellä napsautetaan Synkronoi nyt.

Myöhemmissä synkronoinneissa olemassa olevat seurannanumerot luetaan automaattisesti. Asiakkaille lähetettävät tilaviestit SMS:nä tai sähköpostilla toimitetaan vain todellisesta tilan muutoksesta ja vain, jos ne otetaan käyttöön Viestit-välilehdellä; oletuksena tämä on pois päältä. SMS:stä peritään maksu.

Tietopalvelut: ALV-tunnus, valuuttakurssit, geokoodaus ja kartat

PaperOffice tarjoaa neljä tietopalvelua: ALV-tunnusten tarkistuksen EU:n VIES-järjestelmää vasten, valuuttakurssit muunnoksella, geokoodauksen ja kartat. Näitä kokeillaan sovelluksessa Data AI Playground:ssa, joka on saatavilla kaikissa suunnitelmissa, ja niitä käytetään omassa järjestelmässä REST API:n tai MCP-yhteyden kautta. API-pyyntöistä peritään maksu.

  • ALV-tunnus: tarkistus suoritetaan VIES-järjestelmää vasten ja API:n kautta myös erissä, joissa on enintään 100 numeroa. Myös 27 EU-maan ALV-kannat ovat saatavilla.
  • AI-DMS Ultra:n avulla PaperOffice tarkistaa automaattisesti toimittajan ALV-tunnuksen VIES-järjestelmää vasten jokaisesta asiakirjasta. Tästä peritään maksu.
  • Geokoodaus: osoitteesta koordinaatteihin, koordinaateista osoitteeseen ja osoiteehdotukset; API:n kautta myös erissä, joissa on enintään 1 000 osoitetta.
  • Kartat: Analytics AI → Lähettäjäkartta:n alla nähdään asiakirjojen lähettäjät kartalla, kun AI-DMS on käsitellyt ne. Analytics AI on saatavilla Corporate-suunnitelmasta.

Usein kysytyt kysymykset

  • Onko olemassa valmis n8n-solmu? n8n yhdistetään HTTP-pyyntöjen, webhooksien tai sen MCP-asiakkaan kautta.
  • Muuttaako PaperOffice dataa Holdedissa tai JTL-Wawissa? JTL-Wawi on vain luku-tilassa. Holdedissa lähetetään vain liitetiedostoja, ja vain, jos tämä otetaan käyttöön erillisellä avaimella.
  • Näkevätkö asiakkaat tilaustensa tilan ilman todistetta? Ei. Agentti jakaa asiakastietoja vain todisteen jälkeen.
  • Mitkä kuljetusyhtiöt ovat tuettuja? Valmiit yhteydet ovat tällä hetkellä saatavilla GLS:lle, DB Schenkerille ja DHL:lle.
  • Voiko monta ALV-tunnusta tarkistaa kerralla? Kyllä, API:n kautta erissä, joissa on enintään 100 numeroa.