Data and hosting 4 Min. lukuaika

Oma tallennustila, NAS ja tallennusliitännät PaperOffice AI: täydellinen opas

Yleiskatsaus: kaksi tarkoitusta tallennusliitännälle

Tallennusliitäntä yhdistää PaperOffice AI ulkoiseen tallennustilaan PaperOffice -datakeskuksen sijaan. Liitäntää luotaessa valitaan ensin sen tarkoitus. Tarkoitusta ja salausta ei voi muuttaa tallentamisen jälkeen.

  • Käytä BYOS-Storagena: PaperOffice AI säilyttää työtilan tiedot salattuna omalla palvelimella tai NAS-laitteella. Tallennuskohde on SFTP tai Reverse SSH.
  • Käytä tuontilähteenä: tuontiohjattu toiminto tai liitin lukee tiedot sieltä ja tallentaa ne PaperOffice -datakeskukseen. Mahdolliset yhteydet ovat SFTP, Reverse SSH, Amazon S3, WebDAV, sähköposti (IMAP) ja skanneripäätepiste.

Samassa NAS-laitteessa voi olla kaksi liitäntää, esimerkiksi BYOS työtilan kansiossa ja tuontilähde vientikansiossa. Lisättävien tallennusliitäntöjen määrä riippuu palvelusuunnitelmasta.

Own Storage (BYOS): tiedot pysyvät sinulla

PaperOffice Classic ei tarvita asiakirjojen säilyttämiseen omalla palvelimella. Own Storage (BYOS) -toiminnolla PaperOffice AI tallentaa työtilan tiedot salattuna palvelimelle tai NAS-laitteelle. PaperOffice säilyttää vain metatiedot ja indekset.

  1. Avaa Document AI → Storage Mounts ja napsauta Lisää Storage Mount.
  2. Valitse Käytä BYOS-Storagena, sitten SFTP tai Reverse SSH.
  3. Aseta Salauksen salasan, jossa on vähintään 16 merkkiä, ja säilytä se turvallisesti.
  4. Testaa yhteys ja tallenna.
  5. Luo uusi työtila kohdasta Document AI → Workspaces ja valitse Oma tallennustila (BYOS) sekä liitäntä tallennustilaksi.
  • Ilman salaussalasanaa kukaan ei voi avata tiedostoja, ei edes PaperOffice. Jos se menetetään, palauttamista ei ole, eikä sitä voi myöhemmin vaihtaa.
  • Työtilan tallennuspaikka on lopullinen työtilan luomisen jälkeen. Liitäntä tulee luoda ensin.
  • Auditointivarma arkistointi (WORM) ei ole saatavilla omassa tallennustilassa, koska tiedostot pysyvät poistettavina siellä.

Mikä protokolla mihinkin tarkoitukseen

  • SFTP: BYOS-tallennukseen ja tuontilähteeksi.
  • Reverse SSH: BYOS-tallennukseen ja tuontilähteeksi. Järjestelmä avaa ulospäin suuntautuvan tunnelin PaperOffice -palvelimeen, joten sisään tulevaa portin uudelleenohjausta ei tarvita.
  • Amazon S3 ja WebDAV, mukaan lukien Nextcloud, ownCloud tai NAS:n WebDAV: vain tuontilähteeksi. Tuodut tiedostot säilytetään PaperOffice -datakeskuksessa.
  • Sähköposti (IMAP): vain postilaatikon tuontilähteeksi.
  • Skanneripäätepiste: PaperOffice tarjoama latauspiste verkkoskannereille, jota käytetään tuontilähteenä.

PaperOffice AI ei tue SMB- tai Windows-jako-yhteyksiä, eikä verkkoaseman kirjaimen määrittäminen ole tallennusliitäntä. Tiedostot verkkoasemalta voidaan tuoda ZIP-tiedostona. Pilvipalvelut kuten OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox tai Box eivät ole saatavilla vakioliittymässä.

NAS-laitteen valmistelu

PaperOffice AI ei tarvitse erillistä liitintä NAS-valmistajalle. NAS yhdistetään protokollan kautta, yleensä SFTP:nä. Riippumatta valmistajasta tarvitaan:

  • SFTP- tai SSH-palvelu päällä,
  • omistettu käyttäjä PaperOffice:lle,
  • omistettu kansio PaperOffice:lle, ei PaperOffice Classic -tietokansio eikä sen tietokanta.

Sovelluksessa PaperOffice AI kirjautuu SFTP-palvelimeen salasanalla; SSH-yksityinen avain voidaan määrittää vain API:n kautta. NAS-laitteiston valikot voivat vaihdella hieman version mukaan:

  • Synology (DSM): Ohjauspaneeli → Tiedopalvelut, ota SFTP-palvelu käyttöön.
  • QNAP (QTS): Ohjauspaneeli → Verkko- ja tiedopalvelut, salli SSH. SFTP toimii SSH:n päällä.
  • ASUSTOR (ADM): ota SSH/SFTP käyttöön kohdasta Palvelut, luo sitten käyttäjä ja jakelu pääsynhallinnan kautta.

Jos siirryt PaperOffice Classicistä, vie alkuperäiset tiedostot sinne ensin. Classic-datakansio ei ole PaperOffice AI:n tallennuskohde.

Saavutettavuus: testi suoritetaan PaperOffice:n datakeskuksesta

Yhteystesti ei suoriteta selaimessa. Se ottaa yhteyden tallennuslaitteeseen PaperOffice:n palvelimista. Esimerkiksi vain paikallisessa verkossa vastaava NAS (esim. osoite, joka alkaa 192.168) ei ole saavutettavissa sieltä.

SFTP-yhteyttä varten PaperOffice tarvitsee julkisen isäntänimen tai julkisen IP-osoitteen, ulkopuolelta avattuna olevan SSH-portin (oletuksena 22), käyttäjätunnuksen, salasanan ja peruskansion. Paikalliset verkkosoitteet hylätään. Jos porttia ei voida avata, käytä käänteistä SSH-yhteyttä: järjestelmä luo ulospäin suuntautuvan tunnelin PaperOffice:n porttiin 443. Valintaikkunassa syötetään paikallinen SSH-käyttäjä ja paikallinen kansio; valintaikkuna näyttää sitten kopioitavat määritys komennot.

Kun yhteystesti epäonnistuu

Testi näyttää tietyn viestin. Seuraava vaihe riippuu tästä viestistä, ei arvojen toistamisesta:

  • Isäntä ei saavutettavissa, portti estetty tai aikakatkaisu: tarkista isännimi tai julkinen IP-osoite, portti ja palomuuri. Paikallinen osoite ei riitä.
  • Yhteys hylätty tai portti suljettu: NAS:n SSH/SFTP-palvelu ei ole käynnissä, tai valintaikkunan portti on väärä.
  • Isäntää ei löydy: kirjoitusvirhe nimessä tai DNS-ongelma.
  • Todentaminen epäonnistui: tarkista käyttäjätunnus ja salasana.
  • Yhteys kunnossa, mutta kansiota ei voi lukea: tarkista peruspolku ja käyttäjän lukuoikeus.
  • SFTP-alijärjestelmää ei voitu käynnistää: SSH vastaa, mutta SFTP ei ole otettu käyttöön NASissa.

Usein kysytyt kysymykset

  • Tarvitaanko PaperOffice Classic:tä tiedostojen säilyttämiseen omalla palvelimella? Ei. Käytä Own Storagea (BYOS) PaperOffice AI:ssa.
  • Voiko yhdistää Windows-jakelun? Ei. Käytä SFTP:tä tai käänteistä SSH-yhteyttä, tai tuo tiedostot ZIP-tiedostona.
  • Voiko käyttää S3:tä tai WebDAV:ta omana tallennuspaikkana? Ei. Ne ovat saatavilla vain tuontilähteenä.
  • Mitä tapahtuu, jos salaus salasana katoaa? Tiedostoja ei voi enää purkaa, ei edes PaperOffice:n toimesta.
  • Voiko työtilan vaihtaa omaan tallennuspaikkaan myöhemmin? Ei. Tallennuspaikka on kiinnitetty työtilan luonnin yhteydessä.