Missä tiedot sijaitsevat
Asiakirjat tallennetaan ja varmuuskopioidaan Espanjassa PaperOffice:n omassa datakeskuksessa Navarrassa. PaperOffice ylläpitää siellä omia palvelimiaan eikä käytä tähän julkista pilvipalvelua. Eri aluetta ei voi valita. Sopimuspuoli on PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., jonka kotipaikka on Pamplona, Navarra; sovellettava laki on espanjalainen.
Oma tallennustila voidaan liittää Storage Mounts kautta (BYOS). Tiedot pysyvät salattuna omassa tallennustilassa. PaperOffice säilyttää silti indeksin, metadata- ja tekoälytulokset omassa datakeskuksessaan. Tarkastuskestävää arkistointia (WORM) ei ole saatavilla omalla tallennustilalla, koska tiedosto voidaan siellä poistaa.
Omistajan tai järjestelmänvalvojan tulee avata sovelluksesta Luottamuskeskus luodakseen compliance-paketin, joka sisältää tietojenkäsittelysopimuksen sekä tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Henkilötietojen käsittelystä lisätietoja löytyy tietosuojakäytännöstä.
Virustarkistus latauksen ja sähköpostin vastaanoton yhteydessä
PaperOffice AI tarkistaa jokaisen tiedoston virusten ja uhkien varalta ennen tallennusta. Mitään erityisiä asetuksia ei tarvitse määrittää.
- Latauksen aikana näkyy, että tiedostoa tarkistetaan. Puhdas tiedosto tallennetaan tavalliseen tapaan.
- Infektoitunut tiedosto hylätään eikä sitä tallenneta. Virustarkistuskaranteenia, josta se voitaisiin palauttaa, ei ole. Tiedosto tulee tarkistaa omalla virustorjuntaohjelmistolla ja pyytää lähettäjältä puhdasta kopiota.
- Jos tarkistus on lyhyen aikaa saavuttamattomissa, tiedostoa ei tallenneta turvallisuussyistä. Yritä uudelleen hetken kuluttua.
- Salasanalla suojattu PDF-tiedosto, joka avataan latauksen aikana, tarkistetaan uudelleen avaamisen jälkeen.
- Sähköpostin liitetiedostot ja tietokantaan ladatut tiedostot tarkistetaan samalla tavalla.
Virustarkistus ei ole AI-DMS Ultra:n tietoturvakaranteeni, joka koskee tallennettuja asiakirjoja, joissa on suuri huijausriski.
Onko saapuva sähköposti aito?
PaperOffice AI ei tarkista saapuvia sähköposteja automaattisesti aitouden varalta (esim. SPF, DKIM tai DMARC) eikä anna tuomiota "aito" tai "väärennetty". Tarkistustyökaluja on kuitenkin saatavilla:
- Valitse asiakirja sähköpostin saapumisesta ja valitse Toiminnot → Sähköposti → Näytä sähköpostin tiedot nähdäksesi otsikot, lähettäjän ja vastaanottajat.
- Käytä Toiminnot → Sähköposti → Avaa alkuperäinen sähköposti nähdäksesi alkuperäisen viestin.
- Jos sähköposti on olemassa PDF-muodossa, se tulee tarkistaa Trust Agent -työkalulla, joka käyttää sähköpostivientiä varten tarkoitettua vahvistusprofiilia. Työkalu etsii piilotettua sisältöä, otsikoiden manipulaatiota ja muokattuja pelkkiä kuvia sisältäviä PDF-tiedostoja. Trust Agent on maksullinen.
Epäselvissä tilanteissa tulee ottaa yhteyttä lähettäjään puhelimitse tunnetulla numerolla, erityisesti pankkitietojen muuttuessa.
Tarkastuskestävä arkistointi: WORM ja Legal Hold
WORM tekee asiakirjasta tarkastuskestävän. Sen asiakirjatyyppi ja säilytysajat lukitaan, ja muutokset tapahtuvat vain uuden versiona vaaditulla kommentilla. WORM koskee yksittäistä asiakirjaa eikä sitä voi peruuttaa.
- Avaa asiakirja. Yleiskatsaus-välilehdellä näkyy, onko se muutosvarma.
- Napsauta Aktivoi WORM-säilytys. Versiot-välilehti avautuu.
- Valitse, milloin aika alkaa: välittömästi vai vuoden lopussa.
- Vahvista peruuttamaton aktivointi.
Legal Hold on poistolukko, esimerkiksi oikeudenkäynnin aikana. Napsauta Aseta oikeudellinen säilytys asiakirjassa, anna syy ja vahvista; Vapauta-toiminnolla vaatimus voidaan poistaa. Legal Hold estää poistamisen, siirtämisen ja nimeämisen, mukaan lukien kaikki versiot, riippumatta säilytysajasta, ja se toimii myös ilman WORMia. Vain organisaation omistajat ja järjestelmänvalvojat voivat asettaa tai poistaa Legal Holdin.
- WORM on saatavilla Business -työtilatyypistä lähtien eikä omalla tallennustilalla (BYOS).
- WORMin aktivointi on maksullista.
- Tallenteet löytyvät kohdasta Analytics AI → Tarkastuskeskus.
- PaperOffice tarjoaa versiot, tarkistussummat, pääsyluettelon ja säilytysajat säännöille kuten saksalaiselle GoBD:lle. On veroneuvojan arvioitavissa, onko prosessi kokonaisuudessaan riittävä, perustuen prosessidokumentointiin.
Lähetä asiakirjat turvallisesti sähköpostitse
Alkuperäiset tiedostot lähetetään sähköpostitse toimituksen todisteella. Vastaanottaja saa turvallisen linkin, PDF-tiedostot on suojattu salasanalla ja jokainen avaaminen sekä lataus kirjataan.
- Avaa Asiakirjat, valitse enintään 10 asiakirjaa ja valitse Toiminnot → Jaa ja vie → Lähetä sähköpostitse.
- Syötä vastaanottaja, aihe ja henkilökohtainen viesti.
- Valitse kohdasta Suojattu pääsy, lähetetäänkö PDF-salasana sähköpostitse vai tekstiviestillä, ja napsauta Lähetä nyt.
- Tarkista tila kohdasta Toiminnot → Jaa ja vie → Toimituksen tila. Sieltä avataan pöytäkirja, linkki peruutetaan tai sähköposti lähetetään uudelleen.
Linkki on voimassa 7 päivää, ja jokainen tiedosto voidaan noutaa vain rajoitetun määrän kertoja. Peruutuksen jälkeen linkki ei enää toimi. Lähetys, tekstiviesti ja toimituksen PDF-todistus ovat maksullisia. Tietoturvakaranteenissa olevia asiakirjoja ei voi lähettää.
Laitteet, avaimet ja kaksivaiheinen kirjautuminen
Turvakeskus näyttää tilin laitteet ja istunnot. Avaa se sivupalkista kohdasta Tiimi & Turvallisuus → Turvallisuuskeskus.
- Yhdistä älypuhelin kohdasta Lisää älypuhelin.
- Lukitse kadonnut tai myyty älypuhelin heti: löydä se rekisteröidyistä laitteista, avaa sen valikko ja valitse Laitteen lukitus kaikille tileille. Kaikki laitteen istunnot päättyvät. Tämä lukitus on vain älypuhelimille ja tableteille, ja vain laitteen omistava tili voi aktivoida sen.
- Tyhjennä irrottaa laitteen vain tilistäsi; Poista poistaa laitteen tietueen pysyvästi.
- Laitteilla, joissa on sisäänrakennettu todentaja, kuten Windows Hello, avain määritetään samalla sivulla kohdassa Windows Hello / Passkey. Kortti näkyy vain, jos laite tukee sitä.
- Kun kirjaudut sisään, PaperOffice voi pyytää vahvistuskoodia, esimerkiksi uudella laitteella tai epätavallisesta verkosta. Koodi lähetetään sähköpostitse tai, jos käyttäjälle on määritetty puhelinnumero kaksivaiheista kirjautumista varten, tekstiviestillä. Kaksivaiheinen kirjautuminen otetaan käyttöön käyttäjäkohtaisesti kohdassa Käyttäjien hallinta; tämä edellyttää aktiivista automaattista täyttöä, koska koodien lähettäminen on maksullista. Vahvistussovellusta ei ole vielä saatavilla.
- IP-whitelist on olemassa API-avaimille. Käyttäjille tai ryhmille tarkoitettu IP-rajoitus ei tällä hetkellä vaikuta.
Usein kysytyt kysymykset
- Voiko valita, missä dataa säilytetään? Ei. Asiakirjat tallennetaan PaperOffice:n omiin datakeskuksiin Navarrassa, Espanjassa. Omalla tallennuspaikalla tiedostot pysyvät käyttäjän hallussa.
- Voiko palauttaa tiedoston, jonka virustarkastus hylkäsi? Ei. Tartunnat havaitut tiedostot eivät tallennu.
- Ilmoittaako PaperOffice, onko sähköposti väärennetty? Ei. Se tarjoaa työkaluja otsikon, lähettäjän ja sähköpostin PDF-tarkastukseen.
- Voiko WORM-käytön kumota? Ei. Käytä Legal Holdia, jos tarvitaan vain väliaikaista lukitusta.
- Kuinka kauan turvallisen sähköpostin linkki toimii? 7 päivää, ellei sitä peruuteta aiemmin.