Organisaatio, päätili ja käyttäjät
PaperOffice AI kuuluu yhteen organisaatioon. Credits, asiakirjat, työtilat ja laskutus liittyvät kyseiseen organisaatioon, eivät yksittäiseen henkilöön tai laitteeseen.
Päätili on organisaation omistaja. Se luodaan organisaation rekisteröinnin yhteydessä. Vain päätili nähdään Poistakaa tili -asetuksissa ja se voi poistaa organisaation pysyvästi. Se vastaa myös tilasta, lompakosta ja laskuista.
Muut henkilöt työskentelevät käyttäjinä (jäsentilit) samassa organisaatiossa. He eivät näe tilin poistoa. Istunto, joka toimii toisen tilin puolesta (impersonointi), ei peri pääoikeuksia tilin poistoon.
Käyttäjien hallinta ja organisaation asetukset ovat saatavilla verkkosovelluksessa ja työpöytäsovelluksessa, eivät mobiilisovelluksessa.
Kutsu käyttäjä
- Avaa Käyttäjien hallinta verkkosovelluksessa tai työpöytäsovelluksessa.
- Luo uusi käyttäjä.
- Kutsu käyttäjä. Kutsulähetys lähetetään tai kopioidaan.
Kutsuttu henkilö avaa linkin ja suorittaa kirjautumisen. Tämä ei ole julkinen rekisteröityminen, joka luomaisi uuden organisaation.
Poista käyttäjä
Käyttäjän poistaminen koskee yhtä jäsentiliä. Organisaatio, asiakirjat ja muut käyttäjät säilyvät. Avaa Käyttäjien hallinta, valitse käyttäjä ja poista. Vahvistus koskee tätä käyttäjää, ei organisaatiota.
Tilin poistaminen on eri toiminto: se poistaa päätilin ja koko organisaation. Apua: Miten poistan PaperOffice-tilin?
Anna veroneuvojällesi tai muille ulkoisille tahoille pääsy
Ulkoiset henkilöt, kuten veroneuvojäsi, saavat pääsyn sähköpostikutsulla työtilaan ja kirjautumalla omalla PaperOffice -tilillään. Tämä toimii vain työtiloilla, joiden tyyppi on Business, ja vain päätilin haltija tai järjestelmänvalvojat voivat jakaa.
- Avaa Document AI → Workspaces ja työtila asiakirjoinesi. Varmista, että työtilan tyyppi on Business.
- Siirry Jakaminen-välilehdelle ja napsauta Uusi ulkoinen jako.
- Valitse sähköpostikanava ja syötä sähköpostiosoite.
- Valitse asiakirjojen käyttöoikeudet: katselu ja lataus, tai katselu, lataus ja tiedostojen lähettäminen. Aseta, kuinka kauan jako on voimassa.
- Napsauta Tallenna ja aktivoi jakaminen.
- Vastaanottaja avaa linkin sähköpostissa ja kirjautuu sisään tai rekisteröityy. Siihen asti jako näkyy odottavana.
- Ulkoiset henkilöt eivät koskaan saa muokkaus- tai järjestelmänvalvojan oikeuksia.
- Tilin haltija maksaa ulkoisen henkilön lataukset ja niiden käsittely. Tätä rajoittaa kuukausittainen budjetti.
- Aktiiviset jaot-kohdassa oikeuksia muutetaan tai jako peruutetaan. Pääsy päättyy välittömästi.
- Ulkoiset henkilöt näkyvät Käyttäjien hallinta roolilla "Ulkoinen". Organisaation työntekijät kutsutaan sinne käyttäjinä, ei jaon kautta.
Jaon puhelinkanava, jossa on matkapuhelinnumero ja PIN-koodi, on eri asia: soittaja esittää kysymyksiä työtilasta puhelinagentille. Se ei ole oikea tapa veroneuvojän työskennellä asiakirjojen kanssa.
Sovelluksen kirjautuminen ja API-avaimet
Sovelluksen kirjautuminen selaimessa, työpöytäsovelluksessa tai mobiilisovelluksessa on henkilön istunto. API-avaimet on tarkoitettu skripteille, MCP:lle ja integraatioille; ne eivät korvaa henkilön kirjautumista käyttöliittymään. Molemmat kuluttavat Credits:a samasta organisaation resurssipoolista.
API-avaimia hallinnoidaan verkkosovelluksessa ja työpöytäsovelluksessa tilin API-sivulla. Avustajat, kuten Claude tai ChatGPT, yhdistyvät yleensä kirjautumalla PaperOffice -tilille avaimen sijaan.
Usein kysytyt kysymykset
- Voiko käyttäjä poistaa organisaation? Ei. Vain päätili voi.
- Poistetaanko asiakirjat käyttäjää poistettaessa? Ei. Organisaatio ja sen asiakirjat säilyvät.
- Kuinka annan veroneuvojälleni pääsyn? Ulkoisella jaolla Business -työtilaan sähköpostikutsun kautta.
- Voivatko ulkoiset henkilöt muokata asiakirjoja? Ei. He voivat enintään katsella, ladata ja lähettää tiedostoja.
- Voiko käyttäjiä hallinnoida puhelimella? Ei. Käyttäjien hallinta on verkkosovelluksessa ja työpöytäsovelluksessa.