Ce que c'est et à quoi cela sert
Votre conseiller fiscal obtient un accès lorsque vous partagez un espace de travail avec des personnes externes. Il reçoit une invitation par e-mail et se connecte avec son propre compte PaperOffice. Cela ne fonctionne que pour les espaces de travail de type Business. Seuls le root ou les administrateurs peuvent partager.
Comment cela fonctionne
- Ouvrez Document AI → Workspaces, puis l'espace de travail contenant vos documents.
- Sur l'onglet Type de Workspace, vérifiez que Business est sélectionné.
- Accédez à l'onglet Partage et cliquez sur Nouveau partage externe.
- Choisissez le canal e-mail et saisissez l'Adresse e-mail.
- Choisissez l'Niveau d'accès au document : Afficher + Télécharger ou Afficher + Télécharger + Téléverser. Définissez la durée de validité du partage.
- Cliquez sur Enregistrer et activer le partage.
Bon à savoir
- Le destinataire ouvre le lien dans l'e-mail et se connecte ou s'inscrit. Jusqu'à ce moment, le partage affiche « En attente ».
- Les personnes externes n'obtiennent jamais de droits d'édition ou d'administration.
- Votre compte paie pour les envois effectués par la personne externe et leur traitement. Un budget mensuel limite cela.
- Sous Partages actifs, vous modifiez les droits ou cliquez sur Révoquer. L'accès prend fin immédiatement.
- Les personnes externes apparaissent dans la Gestion des utilisateurs avec le rôle « Externe ». Vous invitez les employés de votre organisation en tant qu'utilisateurs à cet endroit, et non via un partage.
- Le canal Téléphone avec numéro mobile et code PIN est autre chose: un appelant pose des questions à un agent téléphonique concernant l'espace de travail. Cela nécessite une passerelle de partage dans Conversation AI. Ce n'est pas la bonne méthode pour que votre conseiller fiscal travaille avec vos documents.