Ce que c'est et à quoi cela sert
Vous envoyez des fichiers originaux par e-mail avec accusé de réception. Le destinataire reçoit un lien sécurisé. Les PDF sont protégés par un mot de passe. Chaque ouverture du lien et chaque téléchargement est enregistré. Important : le lien est valide pendant 7 jours, chaque fichier ne peut être récupéré qu'un nombre limité de fois, et l'envoi est une fonctionnalité payante.
Comment cela fonctionne
- Ouvrez Documents et sélectionnez jusqu'à 10 documents.
- Choisissez Actions → Partager et exporter → Envoyer par e-mail.
- Saisissez l'E-mail du destinataire, l'Objet et un Message personnel.
- Sous Accès sécurisé, choisissez Mot de passe PDF par e-mail (par défaut) ou Mot de passe PDF par SMS. Pour le SMS, saisissez le numéro de mobile au format +49…
- Cliquez sur Envoyer maintenant.
- Vérifiez le statut sous Actions → Partager et exporter → Statut de livraison. Là, vous ouvrez le Protocole, et vous pouvez Révoquer ou Renvoyer l'email.
Bon à savoir
- Statuts : E-mail envoyé, Lien ouvert, Document récupéré, Révoqué, Lien expiré.
- Après révocation, le lien ne fonctionne plus.
- Le protocole affiche également la localisation et le réseau de chaque récupération. Aucune adresse IP n'est enregistrée lors de l'arrivée de l'e-mail, seulement lors de l'ouverture du lien.
- Les images sont livrées sous forme de PDF protégés par mot de passe. Les fichiers Office conservent leur format et reçoivent le même mot de passe.
- Le SMS et un Preuve PDF de la livraison sont également facturés.
- Les documents en quarantaine de sécurité ne peuvent pas être envoyés.
- Toutes les livraisons: PaperOffice Compte → Historique des livraisons.